DESKUNDIGE PLANNING EN ORGANISATIE (CONTRACT VAN 1 JAAR, MET MOGELIJKHEID TOT VERLENGING)

Transcriptie

1 De afdeling Naric & Examencommissie van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen zoekt voor het team Examencommissie secundair onderwijs een contractuele DESKUNDIGE PLANNING EN ORGANISATIE (CONTRACT VAN 1 JAAR, MET MOGELIJKHEID TOT VERLENGING) Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Entiteit Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen Afdeling Naric & Examencommissie Niveau B Graad Deskundige Aantal 1 Standplaats Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan Brussel Vacaturenummer: AHOVOKS/2017/N&E/CON.B1/DPO Ben je een krak in het plannen en zelfstandig organiseren van activiteiten? Onderhoud je graag contacten met klanten? Help je klanten graag verder? Werk je graag digitaal? Dan is de Examencommissie naar jou op zoek!!! Als deskundige planning en organisatie bij de Examencommissie secundair onderwijs zorg je samen met de collega s voor een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening aan kandidaten en medewerkers bij de Examencommissie. Het planningsteam staat in voor het beheer van de algemene planning van de examens in het digitale platform van de Examencommissie. Je hebt een uiteenlopend takenpakket en bent breed inzetbaar in het team. Je zorgt niet alleen voor het inplannen van examens, maar je krijgt ook andere organisatorische en administratieve taken toevertrouwd. Bij de Examencommissie secundair onderwijs kan iedereen examens afleggen om een getuigschrift of diploma van secundair onderwijs te behalen. Meer dan 6000 kandidaten nemen het hele jaar door deel aan examens. Ze bereiden zich voor via zelfstudie en dat volgens hun eigen tempo. JE TAKENPAKKET JE TAKENPAKKET Ondersteuning van de kernopdracht van het team planning & organisatie o Je neemt de verantwoordelijkheid voor de planning van de verschillende soorten examens die de Examencommissie organiseert o Je legt hiervoor de nodige contacten met scholen, examinatoren en medewerkers o Je zet de examens online in het EC-platform o Je neemt de verantwoordelijkheid voor het koppelen van examinatoren, toezichters en correctoren aan de examens in het digitaal platform o Je bent daarom punctueel, werkt nauwkeurig en kan goed samenwerken met collega s en externe partners Administratieve ondersteuning o Je beheert de kalender van infosessies voor kandidaten, teamvergaderingen en andere events van de Examencommissie o Je maakt de verslagen van de teamvergaderingen

2 o Je behandelt mee de mailbox van de Examencommissie: je zorgt voor de dispatch van de meldingen maar beantwoordt ze zelf ook Organisatorische ondersteuning o Je neemt de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van de verschillende computerlokalen van de Examencommissie o Je laat het materiaal dat nodig is in de computerlokalen klaarleggen en volgt op of de infrastructuur technisch in orde blijft o Je bent in staat om kleine IT-problemen zelf op te lossen o Je overlegt met de IT-verantwoordelijken Contact met kandidaten en medewerkers o Je geeft op een aangename, correcte en vriendelijke manier informatie aan medewerkers en kandidaten: aan de infobalie, aan de telefoon en via mail JE PROFIEL Diploma Je beschikt over een Bachelor diploma Ervaring Je bent vertrouwd met het MS Office pakket Je hebt technische en IT-vaardigheden en wil die graag nog verder ontwikkelen Kennis van het onderwijs is een plus Kandidaten met een startbaan profiel komen ook in aanmerking Persoonsgebonden competenties Je bent bereid om te leren werken met de databank van de examencommissie Je legt gemakkelijk contact met anderen en communiceert op een aangename en correcte manier Je houdt van samenwerken Je werkt nauwkeurig Je plant efficiënt en bent sterk in organiseren Je bent zelfstandig en hebt zin voor initiatief Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. Flexibiliteit: Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1: Levert met oog voor detail correct werk af. Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 2: blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1: Informeert, pleegt overleg en werkt mee. Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau 2: Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel). Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Plannen & organiseren: Plant en organiseert zijn werk effectief. Niveau 2: Coördineert het eigen werk en dat van anderen.

3 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je wordt contractueel aangeworven in de graad van Deskundige (rang B1). Je wordt aangesteld op salarisschaal B111. Je kan zelf via een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Deze relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 9 jaar erkend worden. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 EUR per gewerkte dag). In het kader van een flexibele organisatie van de arbeidstijd, bieden we de mogelijkheid om 1 dag per week van thuis uit te werken als de organisatie van het werk het toelaat Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen van 3 tot en met 13 jaar, voor meer informatie zie website Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas. Voor meer informatie zie website Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 14 januari Stuur het ingevuld sollicitatieformulier (terug te vinden via en een kopie van je diploma door naar personeel.ahovoks@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer AHOVOKS/2017/N&E/CON.B1/DPO en de vacature waarvoor je solliciteert. Je kandidatuur wordt enkel in overweging genomen als je ons alle vereiste documenten tijdig bezorgt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

4 SELECTIEREGLEMENT De selectieprocedure bestaat uit 4 fasen (indicatieve timing): Fase 1: De eerste selectie gebeurt op basis van CV - timing: van 15 tot 16 januari 2018 Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. Fase 2: Kandidaten die na de eerste fase zijn geselecteerd, worden uitgenodigd voor een of meerdere testen van je competenties - timing: van 17 januari 2018 tot 28 januari Fase 3: Kandidaten die na de tweede fase zijn geselecteerd worden uitgenodigd voor een case. - timing: vanaf 29 januari 2018 Fase 4: De kandidaten die na de derde fase zijn geselecteerd, worden uitgenodigd voor een jurygesprek - timing: vanaf 29 januari 2018 Tijdens het interview zullen o.m. volgende elementen aan bod komen: Jouw visie op en inzicht in de functie Je motivatie voor deze functie Je verwachtingen De resultaten van de testen en de case RESERVE EN GELDIGHEID De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve (lijst van geslaagden), die drie jaar geldig blijft. De geldigheidsduur gaat in vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Als je twee keer de functie weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. NOG VRAGEN? Indien je bijkomende uitleg wenst over de functie-inhoud, kun je contact opnemen met: Marleen Roggeman, afdelingshoofd Naric & Examencommissie marleen.roggeman@ond.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg wenst over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden, kun je contact opnemen met: Ward Dejaegher, coördinator Ondersteunende Dienst, personeel.ahovoks@vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg wenst over de arbeidsvoorwaarden, kan je terecht op

5 De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog!