Hoofdmedewerker Buitenlandse zendingen (M/V)

Transcriptie

1 De Managementondersteunende Diensten van het departement Economie, Wetenschap en Innovatie gaan via de interne arbeidsmarkt over tot een bevordering in de graad van: Hoofdmedewerker Buitenlandse zendingen (M/V) Afdeling, Team: Beleidsdomein: Niveau Graad: Standplaats: MOD, Team Facility management Economie, Wetenschap en Innovatie C2 Hoofdmedewerker Ellipsgebouw DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) werkt aan de bevordering van het ondernemerschap, de ontwikkeling van een aantrekkelijk en duurzaam bedrijfsklimaat en de stimulering van innovatie en van wetenschappelijk en technologisch onderzoek in Vlaanderen. Meer informatie over het departement vindt u op de website: De Managementondersteunende Diensten (MOD) van het departement staan in voor een efficiënte, snelle, zorgvuldige en correcte dienstverlening inzake: - personeel; - human resources & vorming; - financiële dienstverlening; - facilitair management; - ICT; - juridische dienstverlening. Zij verlenen op dit moment ook diensten aan o.m. het agentschap Ondernemen, de VRWI, het departement Werk en Sociale Economie (WSE) en het Agentschap Plantentuin Meise. De hoofdmedewerker buitenlandse zendingen staat in voor een vlotte administratieve afwerking van de dossiers buitenlandse zendingen en zodoende voor ondersteuning van het team Facility 1

2 Management. Hij/zij werkt nauw samen met de leden van het team en rapporteert aan het teamhoofd. DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten in het team Facility Management teneinde bij te dragen tot een vlotte en efficiënte administratieve verwerking van de dossiers buitenlandse zendingen. JE TAKENPAKKET Je bent verantwoordelijk voor de behandeling van de dossiers buitenlandse zendingen. Dit betekent o.m.: verdelen van de aanvragen binnen het team informatie geven aan klanten over de bestaande regelgeving buitenlandse zendingen helpen van klanten in het zoeken naar een aangepast vervoermiddel en verblijf nauwgezet controleren of de aanvragen en de ingediende documenten conform de regelgeving zijn reserveren/boeken/betalen van vluchten en hotels met een creditkaart reserveren/boeken/betalen van vervoermiddelen en hotels via een reisbureau opstellen en verwerken van declaraties en inkooporders in OraFin; rapporteren aan het management over de besteding van het budget buitenlandse zendingen In bepaalde periodes van het jaar word je geconfronteerd met een overvloed aan aanvragen voor buitenlandse zendingen die tijdig moeten verwerkt worden opdat de zendingen optimaal zouden kunnen verlopen. In die optiek dien je te beschikken over de nodige stressbestendigheid. Overuren zijn niet uitgesloten. Je neemt actief deel aan de werkgroep buitenlandse zendingen binnen de Vlaamse overheid. JE PROFIEL WERKERVARING - minstens zes jaar relevante ervaring met de verwerking van dossiers buitenlandse zendingen in opdracht van de Vlaamse overheid TECHNISCHE COMPETENTIES 2

3 basiskennis van de Vlaamse overheid; kennis van de meest gangbare informaticatoepassingen (Windows en MS-Office: Word, Excel, Outlook, SharePoint); een grondige kennis van de reglementering betreffende buitenlandse zendingen in opdracht van de Vlaamse overheid een goede kennis hebben van OraFin noties van de wet op de overheidsopdrachten of het vermogen deze op korte termijn te verwerven. FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES Betrouwbaarheid (niv. 2) Samenwerken (niv. 1) Klantgerichtheid (niv. 2) Nauwgezetheid (niveau 3) Probleemanalyse (niveau 2) Flexibel gedrag (niveau 2) Deze functiespecifieke competenties worden bevraagd via de interne potentieelinschatting en tijdens het selectiegesprek (zie verder). DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent statutair ambtenaar van rang C1 bij het departement EWI (of contractueel personeelslid van de rang C1 en geslaagd via een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking) en beschikt over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met de verwerking van dossiers buitenlandse zendingen in de Vlaamse overheid; Je bevindt je in de administratieve toestand waarin je je aanspraken op een bevordering kunt doen gelden; Je hebt geen functioneringsevaluatie die besloten werd met "onvoldoende". De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, handicap of leeftijd. 3

4 ONS AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens het afwisselende karakter van de opdrachten, het brede werkveld en de sociale relevantie van het werk. Ook biedt de job ruimte tot initiatief, verantwoordelijkheid en zelfstandig werken. Je wordt bevorderd naar de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal. SELECTIEPROCEDURE De procedure verloopt als volgt: - Screening van cv's / ontvankelijkheidstoets; De toetsing gebeurt op basis van volgende criteria: o deelnemingsvoorwaarden; o gevraagde ervaring (zie hoger). Voor contractuele personeelsleden bepaalt Jobpunt Vlaanderen of de selectie waarop het contractuele personeelslid zich beroept voldoet aan de voorwaarden om als een objectief wervingssysteem beschouwd te worden. Bij een negatief besluit van Jobpunt Vlaanderen kan de kandidaat niet deelnemen aan de procedure. - Interne potentieelinschatting; De functiespecifieke competenties worden een eerste keer beoordeeld op basis van een interne potentieelinschatting door de directe leidinggevende. Deze IP spreekt een oordeel uit over de competenties van de kandidaat ( de kandidaat is in staat om dit niveau te functioneren/de kandidaat is nog niet in staat om op dit niveau te functioneren ). - Selectie-interview. Een beoordeling door een jury, bestaande uit minimum 2 juryleden en een selectiedeskundige. Zo wordt een tweede keer nagegaan in welke mate de kandidaat over de functiespecifieke competenties beschikt. Dit gebeurt tijdens een interview (mogelijk met inbegrip van een praktijkgerichte case), waarin ook de vaktechnische competenties worden bevraagd. In deze jury kan een externe expert zetelen. 4

5 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot 9 januari Je mailt je motivatiebrief en cv naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be of je stuurt ze naar Eric Min, Adviseur HR & Vorming MEER WETEN? Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Tom Rieder Teamhoofd Facility Management Ellipsgebouw Tel tom.rieder@ewi.vlaanderen.be 5