Administratief medewerker aanleg werfreserve (C1-C3)

Transcriptie

1 Administratief medewerker aanleg werfreserve (C1-C3) Vanaf 2016 maken stad Roeselare en OCMW Roeselare verder werk van één organisatiestructuur. Binnen de brede samenwerking is er de nood aan de aanleg van een werfreserve van administratief medewerker. Dit kan zowel frontoffice als backoffice georiënteerd zijn. Doel van de functie: Als administratief medewerker sta je in voor een nauwgezette en efficiënte dienstverlening aan interne en/of externe klanten (burgers) door het uitvoeren van heel diverse administratieve opdrachten, het verlenen van specifieke informatie en/of het beantwoorden van allerhande vragen zodat de gewenste dienstverlening kan worden gerealiseerd. Dit kan zowel frontoffice als backoffice georiënteerd zijn. Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare (stad en ocmw) is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt ervoor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als administratief medewerker word je ingezet binnen een bepaalde dienst / departement.

2 Resultaatsgebieden: 1. Instaan voor een correcte uitvoering van heel diverse administratieve opdrachten binnen een afgebakend kennis- of expertisedomein in functie van de taken en opdrachten van de dienst of het departement. 2. Zorgen voor een klantgerichte en efficiënte dienstverlening aan zowel interne als externe klanten. Onthalen van de interne en/of externe klant op een klantgerichte en gepaste manier; Algemene informatie (kunnen) geven en afleveren van de nodige documenten; Actief meedenken aan klantgerichte oplossingen; Opvolgen van de gevraagde informatie en deze op een gepaste manier beantwoorden en/of doorgeven. 3. Verzorgen van dienst- en teamondersteunende taken om bij te dragen tot een efficiënte werking van de dienst. Initiatief nemen en bijdragen tot een positieve en collegiale werksfeer (samenwerken, elkaar ondersteunen,...); Actief meewerken aan een goede werkorganisatie van de dienst door actief en constructief deelnemen aan werkoverleg, het naleven van een taakverdeling en afspraken; Initiatief nemen en samenwerken aan gemeenschappelijke taken binnen de dienst of departement; Actief meewerken aan een 'zichzelf verbeterende dienst", uitwisselen, ontwikkelen en benutten van nieuwe informatie en kennis met collega's (binnen de dienst en met andere diensten)

3 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Gangbare informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook, enz.); Procedures en werking eigen aan de dienst; Basistoepassing van: Kennis van en inzicht in de werking van de gemeentelijke dienstverlening. Kennis van de organisatie en de huisstijl.

4 Voortdurend Verbeteren Competenties Administratieve Functies C1-C3 U denkt/werkt actief mee aan het verbeteren van de manier waarop wordt gewerkt (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie). (actief) - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor een goede werking (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ). - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ). - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk. - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. Klantgericht handelen U onderneemt zelf acties om de meest geschikte oplossing te bieden, ook bij minder evidente vragen en problemen van klanten. (reactief - flexibliteit) - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant. - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp. - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. Samenwerken U werkt op een constructieve manier samen met collega s aan gezamenlijke opdrachten en pleegt overleg op gepaste momenten. (actief/constructief) - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. Resultaatsgericht handelen U bewaakt de voortgang van het eigen werk door actief en gericht te werken aan het bereiken van het beoogde doel/resultaat. (proactief procesniveau) - Bewaakt voorgang van processen in de tijd. - Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid. - Evalueert regelmatig de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling. - Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast. Problemen Analyseren U legt verbanden en ziet oorzaken. - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten. - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen. - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie. - Detecteert onderliggende problemen. - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie.

5 Nauwkeurig werken U gaat zorgvuldig en correct te werk bij taken die minder eenduidig omschreven zijn. - Kan bij onbekende taken of opdrachten toch nauwkeurig werk afleveren. - Brengt tijdens het werk orde en structuur in materie waarmee hij in eerste instantie niet vertrouwd is. - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties. Betrouwbaar handelen U handelt correct en respectvol en volgens de organisatorische regels/afspraken en de bredere sociale en ethische normen. - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe). - Respecteert de formele regels en afspraken van de organisatie. - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers, ). - Geeft volledige en juiste informatie door. - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie en kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. - Komt uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden. - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan.

6 Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement.

7