Operationeel coördinator administratie

Transcriptie

1 Operationeel coördinator administratie Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen ANB teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van ANB. Resultaatgebieden 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Informatie verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de Reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten, Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer: verantwoordelijkheid voor het papieren en elektronisch archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving 1

2 Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Voorbereiding van boekhouding Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, aanwezigheidslijsten, Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van kwaliteitscontrole van documenten en eenvoudige lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes 6. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Registreren van post op de computer 2

3 Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Circulatiemappen verspreiden 7. COÖRDINEREN / KENNISDELEN Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Voorbeelden van activiteiten : Opmaken van planning in functie van de prioriteiten Rapporteren over de voortgang en resultaten Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers Gesprekken Ploeg cyclus voeren Begeleiden en coachen van medewerkers Actief participeren aan het overleg tussen leidinggevenden Opvolging van de budgetten Selectievoorwaarden Vereist opleidingsniveau en diploma worden definitief beslist bij uitschrijven van de vacature Vaktechnische competenties Gespecialiseerd in de courante bureautica applicaties, inclusief gebruik van databanken Bij voorkeur ervaring met leidinggeven in een administratieve omgeving. Goed ontwikkelde administratief-organisatorische vaardigheden Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze 3

4 - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 4

5 Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Richting geven = Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers of derden zodat ze hun afspraken op een correcte manier kunnen nakomen I. Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan - Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken - Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen - Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht - Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken 5

6 - Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken - Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen - Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team - Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld 6