1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement ²////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Sport Vlaanderen zoekt een Administratief medewerker subsidiëring Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 2019/19 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je staat hoofdzakelijk in voor de administratieve en financiële voorbereiding en opvolging van de diverse subsidieaanvragen. Je werkt hiervoor nauw samen met de dossierbeheerders, de financiële dienst van Sport Vlaanderen en de centrale boekhouding van de Vlaamse Overheid. 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Subsidiëring volgt de Vlaamse subsidiedecreten sport op en voert deze uit. De afdeling staat hierbij in voor de financiële ondersteuning van de georganiseerde sport in Vlaanderen, alsook voor de administratieve begeleiding en controle in functie van het al dan niet toekennen van subsidies. Concreet is de afdeling verantwoordelijk voor de subsidiëring van: - Vlaamse georganiseerde sport - sport in het Hoger onderwijs - Vlaamse Gemeenschapscommissie Brussel en koepelorganisatie lokaal sportbeheer - de tewerkstelling in de sportsector - ad nominatum in de begroting opgenomen sportieve projecten - Vlaamse intersectorale akkoorden sportactoren (VIA-middelen)

2 Je maakt deel uit van het Administratief team dat instaat voor de administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning van de afdeling Subsidiëring. Je rapporteert rechtstreeks aan het afdelingshoofd. Plaats in de organisatie: Afdeling Subsidiëring Team Dossierbeheer Administratief team 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief, organisatorisch en logistiek ondersteunende diensten aan het team Dossierbeheer teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling Subsidiëring. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - raadplegen van het digitaal platform Subsidiëring - periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers (vb. leden en personeelseden van een bepaalde sportfederatie) pagina 2 van 9

3 - nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid (vb. aanwezigheid van een gediplomeerd Master LO binnen de sportfederatie) - opzoekwerk verrichten (vb. internet, archief) - zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) - info verzamelen met het oog op het voorbereiden van jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Informatiebeheer Up to date houden en ontsluiten van een gedigitaliseerd klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - aanleggen van een overzicht van beschikbare documenten (vb. nota s voor de minister en inspectie van financiën, onderzoeksrapporten van o.a. universiteiten, parlementaire vragen) - klasseren van onder meer facturen, brieven, rapporten - archiefbeheer van subsidiedossiers - verslagen van vergaderingen archiveren - documenten en informatie op de pc bewaren in een geordend systeem (vb. Internet Favorieten, structuur harde schijf) - collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Dossierbehandeling ondersteunen Conform procedures, wetgeving en regelgeving subsidiedossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - opvolgen van de begroting - administratief en financieel opvolgen van subsidiedossiers (vb. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten) - nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen (vb. boekhoudkundige stukken) - doorsturen van gegevens naar de dossierbeheerders - uitbetalen van subsidies via een boekhoudsysteem (OraFin) - beantwoorden van (routine)vragen met betrekking tot een bepaald dossier Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,...) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - opstellen of vervolledigen van onder meer briefwisseling, memo s, attesten, betalingsnota s, ministerieel besluiten, nota inspectie Financiën, facturen - opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - opmaken van lay-out van typedocumenten - publiceren van informatie op de website van Sport Vlaanderen en het digitaal platform Subsidiëring - synthese maken van resultaten van zoekopdrachten pagina 3 van 9

4 Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling. - verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - stockbeheer bureelmateriaal - ordelijk en net houden van het archief - helpen bij het versturen van zendingen (vb. opvolging en verdeling van informatiemateriaal) - postverdeling - verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal van bezoekers (vb. bij bilaterale gesprekken of infovergaderingen) - reserveren van vergaderruimtes - agendabeheer (vb. afspraken vastleggen met sportfederaties, opvolgen agenda afdelingshoofd) - instaan voor de eerstelijns telefonie - informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s en/of het afdelingshoofd - inspringen bij afwezigheid van collega s 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar binnen Sport Vlaanderen in de graad van medewerker ofwel een contractueel personeelslid binnen de diensten van Sport Vlaanderen én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker. 2) Je beschikt op datum van publicatie over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot administratieve en financiële opvolging van subsidiedossiers. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Sylvie Van der Beken 4.2 COMPETENTIES Technische competenties VAKTECHNISCHE COMPETENTIES 1. Vaktechnische competenties - kennis van de afdeling Subsidiëring, Sport Vlaanderen en de Vlaamse overheid 2. Informaticakennis - goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Access) - zeer goede kennis van het boekhoudsysteem (OraFin) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Communiceren: Je verwoordt je boodschap correct en begrijpelijk. Samenwerken: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee. Initiatief: Je neemt het initiatief om binnen je takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Plannen en organiseren: Je plant en organiseert je werk effectief. Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Zorgvuldigheid: Je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: pagina 5 van 9

6 voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 18 juni pagina 6 van 9

7 6.2. JURYGESPREK Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van Sport Vlaanderen. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 21 juni 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 17 juni pagina 7 van 9

8 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 2019/19. of per post naar: Sport Vlaanderen, afdeling HR, facilitair en financieel management, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 17 juni 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Sonia Vanden broeck Afdelingshoofd subsidiëring sonia.vandenbroeck@sport.vlaanderen Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sylvie van der beken selectieverantwoordelijke wervingen@sport.vlaanderen Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 30 juni pagina 8 van 9

9 Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9