Departement werk en sociale economie zoekt een Dossierbeheerder Sociale Werkplaatsen (toekomstig collectief maatwerk)

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement werk en sociale economie zoekt een Dossierbeheerder Sociale Werkplaatsen (toekomstig collectief maatwerk) Statutair Niveau: D Rang: D2 Graad: hoofdassistent Met standplaats:brussel Vacaturenummer: VDAB /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor de beleidscoördinatie en - ontwikkeling, de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaamse werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en de versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non- profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma s, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info: 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van gegevens, dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen en subsidies met als doel omtrent deze gegevens en dossiers een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Context: Conform de regelgeving sociale werkplaatsen en in de toekomst collectief maatwerk

2 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Regelgeving sociale werkplaatsen en in de toekomst collectief maatwerk (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal Voorbeelden van activiteiten - Ontbrekende gegevens opzoeken - Gegevens importeren in een registratiesysteem - Samenstellen van een dossier - Gegevens verwerken, omzetten in codes en invoeren in de computer - Aanvullen en opvolgen van databasebestanden voor dossieropvolging - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Argumenten pro en contra verzamelen - Uitwerken van een voorstel van beslissing - Voorstel van beslissing overleggen met de teamcoordinator - Initiëren van de uitvoering van de beslissing - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure pagina 2 van 9

3 geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Informatie uitwisselen over het dossier - Gegevens aanleveren om parlementaire vragen beantwoorden - Fungeren als aanspreekpunt voor de klanten - Zoeken naar klantgerichte oplossing voor problemen bij dossiers - Signaleren van klachten en problemen aan de leidinggevende - Volgen van interne vorming over de regelgeving - Volgen van interne vorming over de applicaties - Deelname aan intern overleg,werkgroepen en projecten - Bijdragen aan kennisdeling en kennisborging - Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden - Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend - Input leveren voor de behandeling van klachten rond het dossier 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: voorwaarden voor bevordering binnen het niveau: - Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de eigen entiteit in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent of je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de eigen entiteit in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene pagina 3 van 9

4 bekendmaking en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. - Je beschikt op de datum van je bevordering over zes jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie /dossierbehandeling - Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. voorwaarden voor horizontale mobiliteit: - Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de eigen entiteit of je bent contractueel tewerkgesteld binnen de eigen entiteit in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking, of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de eigen entiteit en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). - Je beschikt op de datum van je bevordering over zes jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie/dossierbehandeling - Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van de regelgeving sociale werkplaatsen is vereist Bereidheid tot verwerven van kennis over de collectief maatwerk Goede kennis van de applicatie Easy Pay is vereist Bereidheid tot het verwerven van kennis over de SUMO en OSE Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) pagina 4 van 9

5 Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Minstens 6 jaar ervaring met de regelgeving sociale werkplaatsen en de toepassing Easy Pay 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan volgende voorwaarden: Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd. je bevindt je in dienstactiviteit. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 9

6 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van hoofdassistent (rang D2) met de bijbehorende salarisschaal D211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.305,11 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste vier maanden vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in dit selectiereglement, voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in januari. 5.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden een aantal persoonskenmerken beoordeeld. pagina 6 van 9

7 Deze selectiefase wordt uitgevoerd aan de hand van een computervragenlijst. Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats in de week na de cv-screeninge (datum onder voorbehoud). 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK EN PRAKTISCHE PROEF (OPTIONEEL) Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. De selectiefase vindt plaats in januari/ februari, na de cv-screening. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere pagina 7 van 9

8 testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15 januari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 15 januari naar ons stuurt (de datum van verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Je kan het sollicitatieformulier ook opvragen bij aanwervingens@wse.vlaanderen.be 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Sabine Lievens Diensthoofd Sociale Economie sabine.lievens@wse.vlaanderen.be tel 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur hr en vorming / selectieverantwoordelijke Eric.min@ewi.vlaanderen.be pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De eerst gerangschikte kandidaat krijgt de kans om in te gaan op de concrete vacature die aangeboden wordt. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9