1. DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Werk & Sociale Economie zoekt een straffe (Staf)Medewerker controlebeheer Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: WSE /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. DE VACATURE IN HET KORT Wij zoeken een (staf)medewerker die goed onderbouwde en kwalitatieve beleidsvoorstellen kan doen teneinde de beleidsbepaler(s) zoals bijvoorbeeld de Vlaamse Regering, de functionele ministers in staat te stellen de juiste beleidsbeslissingen te nemen die ook politiek gedragen kunnen worden. 2. FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de nonprofitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. De functiehouder (staf)medewerker controlebeheer maakt in deze hoedanigheid deel uit van de afdeling Europees Sociaal Fonds en dit in de Beleidsafdeling. Het Europees Sociaal fonds (ESF) stimuleert Vlaamse organisaties om de arbeidsmarkt te versterken en de werkgelegenheid te vergroten. Het fonds helpt mensen omscholen naar een nieuwe job of begeleidt hen bij het zoeken naar een eerste baan. Bedrijven krijgen hulp bij de afstemming werk/privé voor de werknemers en de structuur van de

2 arbeidsorganisatie. Ook maatschappelijk kwetsbare groepen, zoals laaggeschoolden, allochtonen of personen met een arbeidshandicap worden hierin betrokken. Daarnaast stimuleert het ESF organisaties om innoverend en transnationaal te werken. Je maakt als (staf)medewerker controlebeheer deel uit van het team controle binnen het strategisch beleid in de afdeling ESF binnen het Departement Werk en Sociale Economie. In dit team gebeurt de opvolging en de uitvoering van de controle-vereisten die vooropgesteld worden in de Europese verordeningen en de bijhorende richtlijnen. Er wordt ook ondersteuning geboden aan de diensten en het management inzake deze controle-vereisten. Je werkt hiervoor nauw samen met de Programmamanager en de diensthoofden. Meer info : 3. TAKENPAKKET 1. DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne (*) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. (*) Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties. Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen zijn, externe input of externe doelgroepen zijn.. 2. RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 10

3 Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Rapportering Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Meewerken aan de opmaak controle-documenten Administratieve opvolging van de lopende beroepsprocedures Het bijhouden van een klassement Bijhouden en verwerken van vooraf bepaalde financiële indicatoren. Na terugkoppeling van de auditcontroles door IF, IWSE en de andere externe controle instanties rapportages bijhouden en de communicatie verzorgen met de desbetreffende projectbeheerder die het dossier opnieuw ter behandeling neemt Bij uitzondering controles uitvoeren op dossiers ter plaatse met de betreffende projectbeheerder In samenwerking met medewerker controlebeheer nagaan van vormelijke vereisten bij procedurele checklists. Instaan voor volgende activiteiten: Opmaak rapportering aangaande de vooraf bepaalde financiële indicatoren Verwerking van de controle-activiteiten Opmaak rapportering meest voorkomende fouten bij COD, CTP In samenwerking met collega voorbereiden van commissie onregelmatigheden Rapportering van de controlebevindingen op projectniveau aan de Certificeringautoriteit (cf. meldingen aan OLAF door de Certificeringautoriteit) Afstemming met de verschillende audit-instanties Coördineren en kwalitatief opvolgen van de beroepen Opvolgen van de procedures voor de rechtbank Nakijken en bijsturen van de procedures. Logistiek ondersteunen van de betwistingsprocedures (bv. contact promotor) Deelnemen aan en organiseren van intern overleg met betrekking tot externe en interne controles. Audit van de Europese Commissie op projectniveau voorbereiden en opvolgen en de ECauditors zo nodig vergezellen bij de bezoeken ter plaatse. pagina 3 van 10

4 Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk; Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Behandelen van, adviseren bij, of beslissingen nemen (in overleg met de Programmamanager) in financieel complexe projecten Identificeren van problemen en opportuniteiten met betrekking tot financiële criteria en in overleg met de Programmamanager, deze melden aan het strategisch team, CVT, de Europese Commissie (cfr; Annual Summary EC) Beantwoorden van specifieke vragen van diensthoofd Financieel adviseren van de projectbeheerders op basis van de interne controles on-desk en bezwaren Antwoorden formuleren op niet routineuze financiële vragen 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Of je bent (statutair) ambtenaar binnen de diensten van het Departement Werk en Sociale Economie en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van deskundige. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Departement Werk en Sociale Economie Of je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen Departement Werk en Sociale Economie in een betrekking met een salarisschaal van rang B1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Departement Werk en Sociale Economie en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van deskundige (VPS art. III 22). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 10

5 2) Je hebt een bachelordiploma. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: 3) Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring in procedures en regelgeving binnnen het domein van het departement WSE. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Eric Min Adviseur HR en Vorming Eric.min@ewi.vlaanderen.be tel COMPETENTIES Technische competenties Organisatiekennis: - Inzicht in de structuur, werking, beleidsvoering en organisatie van de Vlaamse Overheid, en meer bepaald van het beleidsdomein WSE - Kennis van de eigen entiteit binnen het groter geheel van de organisatie - Algemene kennis van het werkdomein van de dienst - Kennis van de Europese instellingen en structuren is een pluspunt Inhoudelijke/beleidsmatige kennis: - Je hebt de nodige kennis van het beleidsdomein Werk en Sociale Economie en andere relevante beleidsdomeinen. Je beschikt over kennis van het werkveld en de relevante actoren. - Je hebt kennis van het Vlaamse en het Europese arbeidsmarktbeleid. - Je hebt basiskennis van diverse arbeidsmarktthema s zoals bv. competentiemanagement, sociale inclusie, loopbaanbeleid enzovoort. Technische vaardigheden: - Je bent vertrouwd met het toepassen van procedures en regelgeving pagina 5 van 10

6 - Je hebt kennis van de wetgeving overheidsopdrachten - Je hebt kennis van financiële modellen inzake subsidieregelingen - Je hebt goede kennis van de courante office toepassingen (word, excel, access, powerpoint, outlook, internet) - Je hebt kennis van de applicaties gebruikt in kader van de opvolging van Europese regelgeving, bv. ESF-applicatie, Olaf, Technische competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; Je voldoet aan de dienstplichtwetten; Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; Je slaagt in de selectieprocedure. pagina 6 van 10

7 Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt overgeplaatst in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 2280,43 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. - De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: 1) Of je bent (statutair) ambtenaar binnen Departement Werk en Sociale Economie en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van deskundige. pagina 7 van 10

8 Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Departemetn Werk en Sociale Economie Of je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen Departement Werk en Scoiale Economie in een betrekking met een salarisschaal van rang B1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 3. Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Departement Werk en Scoiale Economie en hebt een vrijstelling4 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van deskundige (VPS art. III 22). 2) Je hebt een bachelordiploma. 3) Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring in procedures en regelgeving binnnen het domein van het departement WSE. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 maart EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel, Ellipsgebouw rond 26 maart (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. 3 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 4 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 8 van 10

9 Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 6 maart Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer - of per post naar: Eric Min (adviseur HR & Vorming), Koning Albert II-laan 35, bus 11, 1030 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk 6 maart 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eric Min tel pagina 9 van 10

10 Wie als contractueel personeelslid solliciteert via horizontale mobiliteit dient zelf aan te tonen geslaagd te zijn voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking bij de Vlaamse overheid. Bezorg ons in dit geval bij inschrijving ook volgende documenten: - de functiebeschrijving/het selectiereglement van de oorspronkelijke selectie - de motivering/verslaggeving betreffende je geschiktheid in de betreffende procedure. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Tel: 02 Louis Vervloet Directeur Louis.vervloet@wse.vlaanderen.be Tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur HR en Vorming Eric.min@ewi.vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 26 maart Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eric.min@ewi.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10