1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Zorg en Gezondheid zoekt een Dossier- en gegevensbeheerder zorgberoepen Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossierbeheerder zorgberoepen sta jij in voor de registratie en behandeling van dossiers binnen de afdeling informatie en zorgberoepen. Je bekijkt de volledigheid van het dossier na en controleert de naleving van de regelgeving. Je bent het aanspreekpunt van de klanten en zorgt voor een goede opvolging van hun dossier. Je werkt hierbij gestructureerd en zorgvuldig met aandacht voor hun noden en wensen. Verder werk je graag in team en sta je open voor informatiedeling tussen collega s. Wekt deze vacature interesse bij jou op? Solliciteer dan nu! 2 FUNCTIECONTEXT Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Agentschap Zorg en Gezondheid Het Agentschap heeft als missie om samen te werken met alle belanghebbenden aan een betere zorg en meer gezondheid. We willen dit bereiken door mensen uit te nodigen om gezond te leven en hen hierbij te ondersteunen. We beschermen hen tegen besmettelijke ziektes en een ongezond milieu en maken de tijdige opsporing van een aantal ziektes mogelijk. We dragen bij tot een netwerk van kwaliteitsvolle zorg

2 voor en rond mensen die het nodig hebben. Met de Vlaamse sociale bescherming brengen we de betaalbaarheid van de zorg in het bereik van onze medeburgers. Om dit alles te realiseren erkennen en financieren we organisaties, zorgverleners en voorzieningen. We doen alles in partnerschap en in gedeelde verantwoordelijkheid met hen, met andere overheden én met de mensen zelf. Extra aandacht gaat daarbij naar de meest kwetsbaren. Onze waarden Het Agentschap is een open en wendbare organisatie. We streven er naar daadkrachtig te anticiperen op de evoluties en behoeften in de samenleving, Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Onze aanpak is menselijk, gidsend en toekomstgericht. Deze vacature situeert zich binnen de afdeling informatie en zorgberoepen van het Agentschap Zorg en Gezondheid. Deze afdeling staat in voor: juridische ondersteuning; verzamelen en verwerken van beleidsinformatie (informatiesteunpunt); de ondersteuning van de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België; het erkennen van zorgberoepen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Het Agentschap Zorg en Gezondheid werkt elke dag aan de gezondheid en het welzijn van alle Vlamingen, van jong tot oud. Zo erkent en registreert het Team Zorgberoepen van de afdeling Informatie en Zorgberoepen de beoefenaars van de gezondheidszorgberoepen ter garantie van de kwaliteit van de zorg. Bij het behandelen van de aanvragen tot erkenning of registratie wordt er beroep gedaan op de expertise van de desbetreffende erkenningscommissies. Het doel van deze functie is het beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. De dossier- en gegevensbeheerder is in dit proces verantwoordelijk voor de registratie van de ontvangen documenten in de centrale databank, het controleren op volledigheid van de ontvangen aanvragen, het stellen van vragen naar ontbrekende gegevens en de praktische planning van de vergaderingen van de erkenningscommissies. pagina 2 van 11

3 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Gegevensverzameling Resultaatsgebieden Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. 2. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. 3. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. 4. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Voorbeelden van activiteiten - Instaan voor registratie, verspreiding en verzending van post; - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende aanvragen; - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten; - Gegevens verwerken, omzetten en invoeren in ECAD; - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen; - Controleren van formele volledigheid van ontvangen dossiers; - Nagaan of gegevens correct en volledig zijn; - Via ECAD nagaan of aan de primaire wettelijke vereisten voldaan is; - Versturen van bevestigingen van ontvangst van dossierstukken; - Registreren van ontvangen dossierstukken in de centrale applicatie; - Opvragen van ontbrekende documenten; - Kennis verwerven van de specifieke, centrale applicatie; - Ordenen van informatie (papieren dossiers) in een voor ieder duidelijk klassement; - Beantwoorden van eenvoudige, praktische vragen van de aanvragers; - Kennis hebben van documentatie die de werkprocedures beschrijven; - Opmaken van documentatie die courante procedurestappen beschrijven; - Kennis delen van de praktische procedurestappen met de collega s; pagina 3 van 11

4 5. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Collega s informeren over waar (elektronische en papieren) gegevens te vinden zijn;) - Documenten en informatie bewaren in een geordend systeem zodat deze makkelijk te consulteren zijn door collega s; - Aanbieden van hulp aan collega s wanneer dat nodig is, ook al valt dit niet strikt binnen de eigen taken. - Opmaak en actueel houden van contactgegevens; - Samenwerken aan verbeterprojecten; 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarden : 1) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. 2) Je hebt minimaal 6 jaar beroepservaring 1 in dossierbehandeling binnen het gezondheidsdomein. 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. pagina 4 van 11

5 Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sidji Serryn, sidji.serryn@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van de courante informatica-toepassingen (MS WORD, MS EXCEL, OUTLOOK, IE, ). Je hebt, binnen de context van de gezondheidszorg, kennis van verschillende procedures, regelgeving en systemen en je kan deze toepassen, interpreteren en integreren of je bent bereid je hierin in te werken. 2 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 11

6 Je hebt een goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling. Ervaring met SharePoint is een pluspunt; Ervaring met elektronische dossieropvolgingsystemen is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 4. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11

7 5 AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.949,51 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maand. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1 voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 15 januari VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Een eerste toetsing van je motivatie Een eerste toetsing van je technische competenties De relevantie van je werkervaring Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de vier hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de vier hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 15 januari EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, INHOUDELIJK- EN COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW MET CASE De persoonlijkheidsvragenlijst zal vooraf via aan de kandidaten worden toegestuurd. Deze wordt online afgenomen. De case wordt op de dag van het jurygesprek gemaakt. pagina 8 van 11

9 Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 23 januari 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 22 december pagina 9 van 11

10 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 22 december 2017 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Danny, Vandewalle Teamverantwoordelijke Zorgberoepen danny.vandewalle@zorg-en-gezondheid.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sidji, Serryn Selectieverantwoordelijke sidji.serryn@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbeheerder zorgberoepen bij het Agentschap Zorg en Gezondheid, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbeheerder zorgberoepen. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van dossierbeheerder zorgberoepen bij het Agentschap Zorg en Gezondheid. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11