1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Buitenlandse Zaken legt een werfreserve aan voor servicemedewerker-ict Contractueel bepaalde duur (2 jaar) Niveau: C Rang: C111 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je een brede interesse in ICT? Ben je iemand die graag anderen verder helpt en verantwoordelijkheid durft nemen in een uitdagend en internationaal kader? Dan is onderstaande vacature vast iets voor jou! Als servicemedewerker ICT ga je aan de slag met de vragen van je klanten binnen het Departement Buitenlandse Zaken. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn over laptops, smartphones en printers maar ook vragen over specifieke software. Je lost in eerste instantie zelf problemen op maar kan ook doorverwijzen indien nodig. Hierbij communiceer je op verschillende manieren met de betrokken personen. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Buitenlandse Zaken is een onderdeel van het beleidsdomein Internationaal Vlaanderen en bestaat uit de afdelingen Coördinatie, Diplomatiek Netwerk, Mondiale Uitdagingen en de Stafdienst. Dit departement behartigt de internationale relaties van de Vlaamse Regering. Het staat in voor de coördinatie van het internationale en Europese optreden van Vlaanderen en heeft daarom de leiding over de relaties van Vlaanderen met buitenlandse overheden, de Europese Unie en internationale organisaties. Jij komt terecht binnen de stafdienst van het Departement Buitenlandse Zaken. De stafdienst zorgt onder andere voor interne ondersteuning op het vlak van HR, logistiek en financiën. Jij zal ingezet worden voor de interne ondersteuning op het vlak van ICT.

2 Je komt terecht in een dynamisch team dat je de nodige ondersteuning zal bieden. Je team bestaat uit vier personen waaronder je teamverantwoordelijke, een informatiebeheer en een collega die zorgt voor de administratieve ondersteuning. Jij staat in voor het beheer van de servicedesk. De serviceaanvragen kunnen van diverse aard zijn binnen het Departement Buitenlandse Zaken. Het grootste deel van je klanten bevindt zich in Brussel maar je zal ook werken voor de buitenlandkantoren. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je zorgt voor de correcte oplossing én afhandeling van ICT-servicevragen en -problemen in functie van de afgesproken SLO's (Service Level Objectieven) teneinde een optimaal gebruik van ICT-middelen mogelijk te maken. Je kernopdracht is het ondersteunen van de ICT-servicedesk onder begeleiding van de CIO. Dit door het opvolgen van ICT-bijstandsverzoeken om zo de gebruikers in staat te stellen optimaal gebruik te maken van de beschikbare ICT-middelen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaatsgebieden Ondersteunende taken Resultaat Voorbereiding: De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis mbt het vakgebied: Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Voorbeelden van activiteiten - Registratie van mondelinge en telefonische calls in een servicedesksysteem. - Correcte inschatting van de impact van een probleem. - Correcte toewijzing van de graad van dringendheid van een servicevraag - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen pagina 2 van 10

3 Uitvoering: Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Beheer van materiaal en/of gegevens: Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Rapporteren: Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Informeren: Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - Installatie van hard- en software - Configuratie van hard en software - Inventarisatie en registratie van nieuwe hard- en software - Geef klantgericht instructies en richtlijnen bij het correct gebruik van ICT middelen - Maak nieuwe gebruikers wegwijs in de BuZa informaticaomgeving - Installatie van hard- en software - Configuratie van hard en software - Inventarisatie en registratie van nieuwe hard- en software - Geef klantgericht instructies en richtlijnen bij het correct gebruik van ICT middelen - Maak nieuwe gebruikers wegwijs in de BuZa informaticaomgeving - Op regelmatige basis rapporten maken over de werkzaamheden mbt. de servicedesk. - Het snel rapporteren van belangrijke problemen of storingen. - Onderhoud de lijst van veelgestelde vragen (FAQ) - Actualiseer een kennisboom voor het snel analyseren en oplossen van problemen - Werk aan (systeem)documentatie 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: pagina 3 van 10

4 Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 3 jaar functierelevante beroepservaring 1 in een IT-omgeving. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Michiel Witkowski, michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be en 0491/929336) 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een grondig technisch inzicht in de werking, de hardware en de software gebruikt door onze eindgebruikers: laptops (windows, Office365, ), smartphones (IOS en Android) en andere courante kantoorapparatuur of bent bereid dit te leren. Je hebt een brede ICT-interesse Je houdt je technische kennis op peil in een snel evoluerend vakgebied. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) 1 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. pagina 4 van 10

5 Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: Bijkomende verwachtingen Je hebt een sterke motivatie om deze functie op te nemen Je hebt een hands on mentaliteit Je bent communicatief ingesteld 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je komt terecht in een werfreserve zonder rangschikking. Indien je bij ons wordt tewerkgesteld, bieden wij het volgende aan: o Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. o Deze functie is aantrekkelijk omdat je de kans krijgt je talenten te ontwikkelen in het internationale kader dat het Departement Buitenlandse Zaken je biedt. o Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. o Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. pagina 5 van 10

6 o Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. o Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. o Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1949,51 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. o Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. o Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen o Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 30 oktober VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Indien er meer dan 6 kandidaten deelnemen aan de selectieprocedure en deze voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden, zal er een voorselectie op basis van de standaardvragenlijst plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen pagina 6 van 10

7 Inzicht en inzetbaarheid in de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel op 30 oktober 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 JURYGESPREK MET: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 9 en 10 november 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 10

8 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 25 oktober Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 25/10/2017 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 025/ pagina 8 van 10

9 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Van den Brande Ben Chief Information Officer Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Michiel, Witkowski selectieverantwoordelijke 0491/ Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 december Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve zonder rangschikking aangelegd voor de functie van servicemedewerker-ict bij entiteit het Departement Buitenlandse Zaken, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Servicemedewerker-ICT. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 9 van 10

10 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid voor het invullen van de functie van servicemedewerker-ict met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Eenmaal in dienst behoor je niet langer tot de reserve. pagina 10 van 10