1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een gemotiveerd teamhoofd klantenbeheer contractueel Niveau: A Rang: A2 Graad: Adviseur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb jij ervaring als leidinggevende en spreekt accountmanagement je aan? Is de combinatie van inhoudelijk (adviserend, beleidsmatig en strategisch) werk en het aansturen van een groep collega s echt iets voor jou? Wil jij graag iets betekenen voor alle klanten van Het Facilitair Bedrijf? Dan is onderstaande vacature vast en zeker iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Je zal aan de slag gaan binnen de afdeling Klantenbeheer en Beleid. Deze afdeling bewaakt de afstemming tussen de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf en de noden van de klant. Hiervoor bestaan er drie teams: team Facilipunt, team Beleid en team Klantenbeheer.

2 Als teamhoofd Klantenbeheer ben je leidinggevende van een team van zes klantenbeheerders die samen instaan voor alle klanten van Het Facilitair Bedrijf. Jullie zijn het centrale aanspreekpunt voor de klant op het vlak van de facilitaire dienstverlening. Jij coördineert dit team, de activiteiten en projecten maar denkt ook mee op de lange termijn door strategische lijnen uit te zetten in overleg met de directie en andere afdelingen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten (de verschillende beleidsdomeinen van de Vlaamse Overheid met hun agentschappen, het Vlaams Parlement, Toegankelijk Vlaanderen, ) bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Het verwerven van een duidelijk begrip van de business-uitdagingen van de klanten - Anticiperen op knelpunten problemen en knelpunten binnen de organisatie - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement van zowel klant als Het Facilitair Bedrijf - Evalueren van de huidige dienstverlening - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening van het team - Proactief bekend maken en promoten van de diensten van Het Facilitair Bedrijf - Uitwerken en aanbieden van strategische en tactische oplossingen, dit in nauwe samenwerking met andere actoren binnen Het Facilitair Bedrijf - De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren - Definiëren langere termijnplanning pagina 2 van 11

3 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Werkinstrumenten en hulpmiddelen (bv. CRM-tool, Facilitair Managementsysteem, ) mee helpen ontwikkelen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Mee uitwerken van richtlijnen en procedures - Management adviseren over dienstverlening aan klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Pro-actief knelpunten signaleren - Intern binnen Het Facilitair Bedrijf, op high level opvolgen van de status van openstaande klantgerelateerde knelpunten - Input leveren voor managementrapportering - Klantentevredenheid monitoren - Evalueren klantentevredenheidsonderzoek - Voorstellen doen voor verbetering - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Onderhandelingen tussen Het Facilitair Bedrijf en de klant begeleiden en/of ondersteunen, vooral wanneer het gaat om klachten en escalaties - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Projecten plannen, coördineren en leiden - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen pagina 3 van 11

4 Beleidsvoorbereiding Vanuit ervaring in het eigen vakgebied en met zicht op andere vakgebieden mee bepalen van het beleid met als doel het beleid te laten aansluiten op de noden van de organisatie. Optimalisatie van de werking/dienstverlening De functie bouwt de dienstverlening (verder) uit of optimaliseert deze en neemt een trekkende rol op in deze projecten/opdrachten met als doel de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de entiteit. Organisatie- en samenwerkingsvorm Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - Voorbereiden en aanreiken van suggesties voor Facilitair Beleid - Schrijven van nota s (m.b.t. projecten) - Deelnemen aan en organiseren van beleidsvergaderingen - Bespreken van voorstellen met relevante actoren - Binnen Het Facilitair Bedrijf het voortouw nemen bij de verbetering van de dienstverlening en het beleid in functie van de klanten - Uitwerken van richtlijnen voor het team klantenbeheer, deze communiceren en opvolgen - Overleg plegen met medewerkers en lijnmanagement - Opvolgen van taken uitgevoerd door medewerkers - Probleemoplossend ingrijpen bij de dagelijkse werking van het team - Ploegcyclus opvolgen en uitvoeren 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: pagina 4 van 11

5 Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 5 jaar functierelevante beroepservaring 1 in leidinggeven; bij voorkeur gecombineerd met 5 jaar beroepservaring in klantenbeheer. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring (enkel opnemen indien specifieke diploma of werkervaring worden vereist voor de vacature). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Michiel Witkowski, michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be en 0491/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van projectmanagement Professionele kennis van accountmanagement wordt als een troef beschouwd Je hebt kennis van de organisatie (de Vlaamse overheid, Het Facilitair Bedrijf en zijn klanten) of bent bereid deze op korte termijn te verwerven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 3) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 2) 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. pagina 5 van 11

6 Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. De functie is aantrekkelijk wegens het grote klantenbestand waar je medeverantwoordelijk voor bent. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.. pagina 6 van 11

7 Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Adviseur (rang A2, salarisschaal A211). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 4062,18 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 11 december (Datum onder voorbehoud) 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN DE STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je inzicht en inzetbaarheid in de functie Je relevante beroepservaring Je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 7 van 11

8 Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 11 december 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie Je relevante beroepservaring Je technische competenties Het verkennende gesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Dit gesprek zal enkel doorgaan indien er minstens 6 kandidaten geslaagd zijn voor de voorselectie op basis van de standaardvragenlijst. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel degene die behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 18 december 2017 (datum onder voorbehoud). 6.4 ASSESSMENT CENTER MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je leidinggevende capaciteiten Deze selectiefase wordt gevoerd door consultants van een extern selectiekantoor. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen degenen die geslaagd zijn voor deze selectiefase, kunnen deelnemen aan de eindselectie. pagina 8 van 11

9 De selectiefase vindt plaats in de kantoren van een extern selectiekantoor tussen 26 december 2017 en 10 januari 2018 (data onder voorbehoud). 6.5 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je leidinggevende capaciteiten Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 17 januari 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.6 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 december Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 8 december 2017 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Gert Potoms Afdelingshoofd klantenbeheer en beleid Gert.potoms@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Michiel Witkowski selectieverantwoordelijke michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van teamhoofd klantenbeheer bij entiteit Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als teamhoofd klantenbeheer. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid voor het invullen van de functie van teamhoofd klantenbeheer met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van adviseur. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11