Departement Werk en Sociale Economie zoekt een Communicatiespecialist externe communicatie

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Werk en Sociale Economie zoekt een Communicatiespecialist externe communicatie contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VDAB /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor de beleidscoördinatie en ontwikkeling, de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaamse werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en de versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. De functiehouder komt terecht in de Dienst Communicatie, binnen de afdeling Algemene Diensten van het Departement Werk en Sociale Economie en wordt de nieuwe collega van 3 communicatiespecialisten. Binnen de dienst wordt de interne en externe van het DWSE strategisch vormgegeven en vertaald naar de praktijk. De webmaster coördineert de centrale website (werk.be) en het lopende project om die dit jaar te vernieuwen. Een andere collega volgt deels de communicatieprojecten van ESF op en deeltijds een deel van de interne communicatie. De coördinator van de dienst volgt externe communicatie en een deel van de interne communicatie op. De dienst staat in voor de organisatie van tal van events - intern en extern en werkt nauw samen met de betrokken afdelingen en diensten voor de uitwerking van hun communicatieacties en - projecten. Meer info :

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met externe communicatie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatie -en programmadoelstellingen kunnen bereikt worden. De focus van de functiehouder ligt op externe communicatie, maar de nieuwe communicatie-collega kan eveneens (mee) ingezet worden voor opdrachten en projecten m.b.t. interne communicatie. Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten Analyse van communicatievragen en - doelstellingen Analyse van maatregelen, dienstverlening en beleid Anticiperen op problemen en knelpunten binnen en buiten de organisatie Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening uitbouwen en/ of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Inhoudelijke verzorging van de externe nieuwsbrief Zorgen dat de nodige artikels worden aangeleverd Publicaties opvolgen van A tot Z Verzorgen en up-to-date houden van de website(s) Verzorgen en begeleiding voorzien bij events en/of externe leveranciers ondersteunen Beheer social media Bewaken van de kwaliteit van de organisaties pagina 2 van 11

3 Inhoudelijke opvolging van de interne nieuwsbrief (occasioneel) Verzorgen en up-to-date houden van intranet (occasioneel) Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en Uitwerken van procedures en richtlijnen Sjablonen bijwerken en vernieuwen Ontwikkelen en verbeteren van verschillende communicatiekanalen (website, nieuwsbrief, ) Analyse en verslag aangaande de resultaten van de verschillende communicatie-initiatieven Opvragen en verwerken van de voorop vastgestelde indicatoren rond de externe en interne communicatie Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Management adviseren over thema s die te maken hebben met communicatie Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Voorstellen van actieplannen concretiseren het jaarlijks communicatieplan mee opstellen en evalueren Input leveren voor managementrapportering Voorstellen doen voor verbetering Communicatieprocessen afstemmen met andere processen binnen de organisatie aanspreekpunt zijn Antwoorden op vragen van stakeholders, inclusief pers pagina 3 van 11

4 hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen Interne netwerk van communicatie-antennes begeleiden, coachen en concreet bijstaan in hun communicatietaken en -vragen. Opbouwen kennis met betrekking tot de WSEthema s Opbouwen kennis met betrekking tot de communicatiedomeinen Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross-functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je beschikt over een masterdiploma, bij voorkeur behaald in een communicatierichting Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( pagina 4 van 11

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, 3.2 COMPETENTIES Technische competenties DIPLOMA EN ERVARING Je beschikt over een masterdiploma, bij voorkeur behaald in een communicatierichting Enige ervaring in een communicatiefunctie (werkervaring, stage, vakantiejob, projecten, ) is een pluspunt, maar geen vereiste. ALGEMENE VAARDIGHEDEN Je bent sterk in communicatie, meer bepaald in het opzetten en onderhouden van klantrelaties Zeer goede kennis van Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (heerlijk heldermentaliteit) Je bent een flexibel organisatietalent Je beschikt over een hands on mentaliteit voor het begeleiden van communicatieacties (extern en/ of intern) Je bent een teamspeler die tegelijkertijd ook zelfstandig kan werken TECHNISCHE VAARDIGHEDEN Vereist : Je hebt kennis van gangbare communicatietheorieën- en praktijken Je hebt bij voorkeur al een eerste ervaring met het opmaken, uitvoeren en bewaken van een communicatieplan en -strategie Je hebt bij voorkeur ervaring in het organiseren van evenementen Je hebt kennis van CMS-systemen zoals Drupal en Google Analytics of bent bereid die op korte termijn te verwerven Je hebt kennis van het beheer van sociale media en courante CMS-systemen of je bent bereid dit op korte termijn te verwerven. pagina 5 van 11

6 ORGANISATIE- EN BELEIDSMATIGE KENNIS Je hebt enig inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en zicht op de werking van het Departement WSE Je bent bij voorkeur op de hoogte van de werking van gelijkaardige diensten binnen of buiten de overheidscontext Je hebt een idee van de verschillende maatregelen binnen het beleidsdomein Werk en Sociale Economie Je hebt affiniteit met de thema s binnen het Vlaamse en het Europese arbeidsmarktbeleid Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen De functiehouder zal naast de jaarlijkse communicatiedoelstelling(en) ook ad-hoc taken moeten opnemen en zal vlot moeten kunnen schakelen tussen interne en externe communicatie. pagina 6 van 11

7 Als intern aanspreekpunt voor het management en een uitgebreide waaier aan thema s, maatregelen en vragen, is dit een job voor iemand met een ruime interessesfeer die zich kan uitleven in een gevarieerd takenpakket. Daarnaast is het belangrijk dat je begrip kan opbrengen voor noden en vragen van anderen en op korte termijn een zekere organisatiesensibiliteit ontwikkelt. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3 141,81euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet pagina 7 van 11

8 inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de eerste week van mei VOORSELECTIE OP BASIS VAN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden een aantal persoonskenmerken beoordeeld. Deze selectiefase wordt uitgevoerd aan de hand van een computervragenlijst. Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats in de week na de cv-screenings (datum onder voorbehoud) 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Dit vindt plaats begin juni pagina 8 van 11

9 Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28 april Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt pagina 9 van 11

10 je je kandidatuur uiterlijk op 28 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Jef Van Der Wee, afdelingshoofd Algemene Diensten tel: Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur hr & vroming / selectieverantwoordelijke eric.min@ewi.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen medio juni Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID pagina 10 van 11

11 Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De eerst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op de concrete vacature die hier wordt aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.. pagina 11 van 11