1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Communicatiecoördinator Contractueel onbepaalde duur Niveau: A Rang: A111 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Arenbergstraat 9, Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als communicatiecoördinator kom je terecht in het team communicatie. Jouw taak is om samen met jouw collega s communicatieprojecten binnen een bepaalde afdeling te coördineren. Je maakt communicatieplannen op en volgt alle communicatieprojecten op van A tot Z. Hiervoor werk je samen met interne en externe partners. Ben je een vlotte schrijver en hou je van organisatie en coördinatie? Heb je affiniteit met communicatie en de sector cultuur, jeugd en media? Waag dan je kans om deel te worden van het departement Cultuur, Jeugd en Media! 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit vijf clusters: - Kennis en Beleid - Subsidiëren en erkennen - Waarborgen en beheren - Communicatie

2 - Interne organisatie Als communicatie-coördinator werk je binnen de cluster communicatie. Het team staat in voor: - interne en externe communicatie - corporate branding - pers- en mediarelaties - klantgerichte dienstverlening - faciliteren, organiseren en ondersteuning bieden bij het opzetten van evenementen, studiedagen en buitenlandse delegaties - verzorgen van de service- en informatiepunten Creatief Europa Desk en Contactpunt Europa voor de burger Je werkt nauw samen met andere teams waarvoor je bepaalde communicatieprojecten coördineert en met het communicatieteam. 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van communicatieprojecten om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Als communicatiecoördinator ben je een allround communicatiemedewerker met gevoel voor social media die zelf instaat voor communicatieprojecten. Voor meer specifieke expertise (grafisch, evenementen, etc.) kan je beroep doen op collega s binnen het team. Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Behoefteanalyse (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Prospectie en detectie van klantenbehoeften - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening pagina 2 van 11

3 2. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het communicatiebeleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen communicatie proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen om de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Visieontwikkeling en voorstellen van acties ter versterking van interne en externe communicatie - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de communicatiedienstverlening te kunnen uitvoeren. - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Ontwikkeling & coördinatie van communicatieplannen voor externe communicatie i.s.m. inhoudelijk verantwoordelijken uit de andere teams en afdelingen - Keuze van meest optimale communicatiekanalen, opmaken van nieuwsbrieven, communicatie rond evenementen, etc. - Je bent backup voor de social media manager - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van opleidingen - Processen 4. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit team communicatie om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Antwoorden op vragen van klanten - Vast aanspreekpunt voor bepaalde teams en afdelingen i.v.m. communicatie - Interne klanten adviseren over toepassing en gebruik van communicatiediensten, -producten, - systemen - Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving pagina 3 van 11

4 - Management adviseren over thema s die te maken hebben met communicatie - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Delegeren van taken naar betrokken experts (redactie, grafisch ) binnen communicatie en de andere afdelingen - Bewaken stakeholdermanagement - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening om de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten 7. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. communicatie om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur pagina 4 van 11

5 - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 8. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een masterdiploma in de context van communicatie of letterkunde. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal één jaar functierelevante ervaring in een communicatiecontext en/of in het werken met social media. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Charlotte Vanfleteren, charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be en ). pagina 5 van 11

6 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt ervaring in/kennis van projectmatig werken (planning, deadlines, budgetten ) Je bezit digitale communicatieskills (social media) Je hebt een heerlijk helder taalgebruik en een goede pen Je bent in staat om communicatieopdrachten te ontwikkelen in lijn met de communicatiestrategie van het departement Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands Je kan vlot overweg met de Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint ) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2: handelt in het belang van de organisatie) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2: verzorgt de interactie) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2: stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1: trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2: neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1: reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 6 van 11

7 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3.311,39 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en tewerkstellingspercentage 100%, met één jaar werkervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 19 november 2018 (datum onder voorbehoud). 5.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing relevantie van de werkervaring - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de zes hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De voorselectie vindt plaats in de week van 19 november 2018 (datum onder voobehoud). 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek wordt gevraagd om een zelfbeschrijving op te maken. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld aan de hand van het gesprek en de zelfbeschrijving: - Je relevante werkervaring - Je visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen - Je technische competenties - Je persoonsgebonden competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op woensdag 28 november 2018 (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op dinsdag 13 november Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op dinsdag 13 november 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op. pagina 9 van 11

10 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Ilse De Schutter Teamverantwoordelijke Communicatie Arenbergstraat 9, 1000 Brussel tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Charlotte, Vanfleteren selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen de week van 3 december Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Communicatiecoördinator bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Communicatiecoördinator. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 10 van 11

11 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11