1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een Interne coach schoonmaak contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je geboeid door alles wat met schoonmaak te maken heeft? Vind je het fijn dat elke werkdag er anders uitziet? Zoek je een afwisselende, dienstverlenende job met veelvuldige contacten en een didactische component? Dat is deze vacature misschien wel iets voor jou! Als expert in de diverse aspecten van de dienstverlening schoonmaak ondersteun en adviseer je het lijnmanagement en de schoonmaakverantwoordelijken in hun dagelijkse werking. Zo denk je onder meer mee na over een optimale werkplanning- en organisatie, geef je input bij de opmaak van calculaties en kwaliteitsbeoordelingen en formuleer je voorstellen voor een gestroomlijnde dienstverlening. Als coach streef je naar een optimaal en efficiënt functioneren van de medewerkers schoonmaak en motiveer je hen in hun functie. Je bent veelvuldig aanwezig en zichtbaar op de werkvloer zodat medewerkers met eventuele vragen en problemen snel verder geholpen kunnen worden. Daarnaast verzorg je opleidingen zodat de medewerkers mee zijn met de nieuwste schoonmaaktechnieken, - materialen en producten. Tot slot kunnen de medewerkers ook bij jou terecht wanneer ze vragen hebben over het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,..

2 2 FUNCTIECONTEXT Het Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de VO maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de VO als geheel en de lokale besturen en provincies. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Het lijnmanagement, schoonmaakverantwoordelijken en hun medewerkers bijstaan via het ontwikkelen en uitbouwen van een dienstverlening betreffende schoonmaak teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Omgevingsfactoren : Initiatief nemen om op basis van een structurele analyse veranderingen te implementeren en een continue dienstverlening te garanderen. Mogelijkheid tot het toepassen van opgebouwde kennis en ervaring bij de opstart van een nieuw VAC (onder andere werkorganisatie en materiaalaankoop). Kennis verruimen door het geven van opleidingen aan medewerkers. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie: optimalisatie van de werkplanning, zodat de medewerkers efficiënt worden ingezet - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen: nieuwe technieken en trends in schoonmaak - Uitvoeren van (probleem) analysen: optimalisering takenpakket werf- en sectorverantwoordelijken pagina 2 van 11

3 Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening: opmaken nieuwe calculaties, worden medewerkers efficiënt ingezet, hoe kunnen we meer concurrentieel worden, zijn de interne afspraken duidelijk,... - Ondersteunen van de productmanager bij het opmaken van nieuwe raamcontracten rond de dienstverlening schoonmaak - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren: het uitwerken van best practices en deze vertalen naar alle schoonmaakteams - Mee helpen uitbouwen van de dienstverlening - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Schoonmaakverantwoordelijken en medewerkers ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,... - Ondersteuning nieuwe of jong leidinggevenden - Ondersteuning operationele opstart schoonmaak nieuwe gebouwen - Vanuit de praktijkervaring en inzichten suggesties en voorstellen formuleren voor een betere dienstverlening, efficiëntere werkorganisatie, hogere klanten- en/of personeelstevredenheid, - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten van productontwikkeling - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Vertalen van praktijkervaring naar benodigde middelen in de schoonmaak (materiaal en werkinstrumenten die een efficiëntere werking garanderen) - Zowel proactief als op vraag (van AH, van FM s, van teamhoofd kleine gebouwen, van schoonmaakverantwoordelijken, ) advies verlenen over alle aspecten van de dienstverlening schoonmaak - Adviseren en ondersteunen van FM s, teamhoofd kleine gebouwen en schoonmaakverantwoordelijken bij opmaak van meetstaten, urencalculaties, planningen, werkorganisatie, kwaliteitsbeoordelingen, - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Gebruikers adviseren over interpretatie van regels, afspraken en processen pagina 3 van 11

4 Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Inspelen op specifieke vragen van het management, bijv. opleidingen geven - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen,... - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Opvolgen en bewaken van alle risicoanalyses schoonmaak - Opvolgen en bewaken van alle teamoverleg schoonmaak - Evalueren van klanttevredenheid - Voorstellen doen voor verbetering, zowel op vlak van infrastructuur als op vlak van werkorganisatie - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten - Als projectteamlid actief bijdragen aan (verbeter- )projecten met betrekking tot schoonmaak - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross-functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden - Kennis en expertise over alle aspecten van de dienstverlening schoonmaak opbouwen én (pro)actief delen doorheen de organisatie - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied pagina 4 van 11

5 Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - Geven van opleidingen zodat aan kennisdeling wordt gedaan - De hulpmiddelen (technische fiches,...) optimaal implementeren om overal een constante kwaliteit te kunnen garanderen. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een diploma hoger middelbaar onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je beschikt over minstens 3 jaar ervaring in schoonmaak (ofwel leidinggeven ofwel coachen ofwel sturen ofwel coördineren ofwel opleiding geven) Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste relevante werkervaring Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@vlaanderen.be, ). pagina 5 van 11

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een uitstekende kennis van schoonmaaktechnieken, -materialen en producten Je hebt ervaring met calculaties in verband met schoonmaak Je hebt een goede PC-kennis Je beschikt over didactische en coachende vaardigheden Pluspunten ervaring als leidinggevende/coach in schoonmaak ervaring in het geven van opleidingen rond schoonmaaktechnieken, -producten, -materialen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op pagina 6 van 11

7 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste vier maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. pagina 7 van 11

8 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 14 januari (datum onder voorbehoud). 6.2 voorselectie op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: een eerste toetsing van je motivatie een eerste toetsing van je visie/inzicht in de functie relevantie van de gevraagde ervaring Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 14 januari (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3 PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De case vindt plaats op de dag van het jurygesprek. De persoonlijkheidsvragenlijst wordt op voorhand toegestuurd via , deze wordt online afgenomen. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 4 of 5 februari (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 4 januari. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 4 januari naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Joffrey De Rouck Wnd. junior productmanager schoonmaak Joffrey.derouck@vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke els.vandekerckhove@vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen half februari. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van interne coach schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als interne coach schoonmaak. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van interne coach schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11