1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een gedreven coördinator boekhouding Contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij een sterke coördinator met interesse in boekhouding? Ben je in staat om procesoptimalisaties te identificeren en te begeleiden? Schrikt een veelzijdige job je niet af? Dan is onderstaande vacature iets voor jou! Je zal binnen Het Facilitair Bedrijf een coördinerende rol opnemen en de verschillende afdelingen ondersteunen. Zo draag je bij aan de realisatie van het kwaliteitsvol financieel beleid dat Het Facilitair Bedrijf beoogt. 2 FUNCTIECONTEXT Je zal terechtkomen in het team Financiën en Begroting, dat deel uitmaakt van de afdeling Stafdiensten. Dit team bestaat uit vier collega s en werkt zowel intern voor Het Facilitair Bedrijf als coördinerend voor een deel van het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Wat betreft de taken die betrekking hebben op Het Facilitair Bedrijf zelf, staat het team in voor de opmaak en opvolging van de begroting, financiële managementrapportering, coördinatie van de financiële administratie, verbeterprojecten, enz. De coördinerende taken voor het beleidsdomein betreffen voornamelijk de coördinatie van de begrotingscyclus, het vertegenwoordigen van het beleidsdomein op overlegfora m.b.t. financiën en begroting, het organiseren van financieel overleg binnen het beleidsdomein, enz.

2 De toekomstige functiehouder zal instaan voor de coördinatie van de financieel-administratieve processen binnen het agentschap. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als coördinator boekhouding sta je interne klanten bij via het ontwikkelen en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met het inrichten en het opvolgen van de boekhoudkundige processen binnen Het Facilitair Bedrijf. Dit betekent bijvoorbeeld: identificeren van noden voor procesoptimalisatie en begeleiden van de implementatie van verbeterprojecten, controles uitvoeren, rapporteren over jouw bevindingen en adviezen formuleren, fungeren als aanspreekpunt voor klanten en de centrale dienstverlener boekhoudkantoor, ondersteunen van het management met passende rapportering, mee zorgen voor interne communicatie en opleidingen, mee instaan voor de kwaliteitsbewaking van de data in het financieel systeem, mee toezicht houden op de naleving van de financiële regels en procedures, enzovoort. Zo draag je ertoe bij dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Behoeften en opportuniteiten opmerken, onderzoeken en bespreken - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analyses - Rapporteringsvragen analyseren - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening pagina 2 van 11

3 Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Vertalen van behoefteanalyses in concrete initiatieven en projecten - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Actieplannen opstellen, werkmethodes definiëren - Uittekenen van financieel-administratieve processen en uitwerken van optimalisatievoorstellen - Monitoren en indien nodig bijsturen van de uitvoering van de processen - Verbeteren van systemen, werkwijzen, procedures - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Ontwikkelen van managementrapporten m.b.t. financiële administratie bijv. m.b.t. tijdig betalen - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van interne opleidingen, handleidingen, Coördineren Coördineert en stuurt een geheel van activiteiten aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Organiseren van en voorzitten van overleg met interne klanten (bijv. ingeversoverleg) en met externe klanten - Opnemen van een brugfunctie tussen de eigen organisatie en de centrale dienstverlener boekhoudkantoor - De eigen organisatie en (een deel van) het beleidsdomein vertegenwoordigen op de projectleidersvergaderingen Orafin Boekhoudkantoor en hierover terugkoppelen - Coördineren van bijv. de eindejaarsverrichtingen, uitzuivering encours, afstemming boekhoudkundige inventaris, enz. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Antwoorden op vragen van klanten pagina 3 van 11

4 - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Management adviseren over thema s die te maken hebben met financiële administratie - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten en/of uitzonderlijke gebeurtenissen signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Monitoren van de voortang van initiatieven en projecten - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, - Erop toezien dat regelgeving gerespecteerd wordt - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Financieel-administratieve processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt (voor zowel interne klanten als externe klanten als de centrale dienstverlener boekhoudkantoor) - Feedback vragen aan klanten - Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden pagina 4 van 11

5 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Ontwikkelen van een helikopterview over het geheel van financieel-administratieve processen binnen de organisatie - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijwonen van relevante opleidingen (bijv. informatiemomenten Orafin) - Opvolgen van technische ontwikkelingen in Orafin Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - Uitwerken van richtlijnen - Kennis en ervaring delen met het team - Als een sterk duo samenwerken met de dossierbeheerder boekhouding en in verlofperiodes elkaars taken gedeeltelijk overnemen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( pagina 5 van 11

6 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Alexander Hameeuw, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Het bezitten van een diploma binnen een bedrijfseconomische richting is een plus Het hebben van relevante ervaring is een plus Goede kennis van de boekhoudregels Goede kennis van MS Excel Basiskennis van de wetgeving op overheidsopdrachten of je bent bereid deze op korte termijn te bekomen Basiskennis fiscaliteit of je bent bereid deze op korte termijn te bekomen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) pagina 6 van 11

7 Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een gevarieerde, uitdagende job en maakt deel uit van een gemotiveerd team. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van Adjunct van Directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire pagina 7 van 11

8 toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste vier maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 25/04/ VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden onder andere volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Visie en inzicht in de functie Relevante ervaring Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van Het Facilitair Bedrijf en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend: enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel én wie behoort tot de 7 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er pagina 8 van 11

9 meer zijn. Wanneer een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 04/05/2017 (datum onder voorbehoud) JURYGESPREK: MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van Het Facilitair Bedrijf en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 19/05/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 25/04/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 25/04/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas op het nummer VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Saartje Mens Teamhoofd financiën en begroting Tel.: Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke Tel: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van coördinator boekhouding bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als coördinator boekhouding. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11