1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Toerisme Vlaanderen zoekt een Projectcoördinator internationale markten contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij iemand die graag zijn schouders zet onder uitdagende opdrachten? Kan jij in samenwerking met verscheidene partners een project van A tot Z coördineren en uitwerken? Beschik je over de nodige overtuigingskracht en doorzettingsvermogen om onder hoge druk de toeristische troeven van Vlaanderen internationaal op de kaart te zetten? Als projectcoördinator ben jij verantwoordelijk voor de coördinatie en uitwerking van internationale promotieactiviteiten van Toerisme Vlaanderen, bijvoorbeeld tijdens een buitenlandse staatsbezoek of prinselijke missie. Jij zorgt ervoor dat toerisme een volwaardig onderdeel wordt van de missie, bepaalt in samenwerking met toeristische partners een relevante invulling van het toerismeluik, en zorgt voor de uitwerking en begeleiding van alle geplande activiteiten. Je werkt in het hoofdkantoor van Toerisme Vlaanderen te Brussel. 2 FUNCTIECONTEXT Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen en Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken.

2 De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. Toerisme Vlaanderen heeft vier waarden die het DNA van de organisatie bepalen: Sterke Partner: vertrekken vanuit je eigen sterkte, menselijke interactie, creëren van toegevoegde waarde, samenwerken, denken en handelen vanuit partnerschappen en belanghebbenden. Open: we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen, brede horizont, internationale dimensie, we stellen onze expertise ten dienste van de maatschappij. Betrokken: maatschappij iets teruggeven, identificeren met de organisatie, passie, goesting en fierheid. Durf: verantwoordelijkheid opnemen, creativiteit, ondernemerschap, schwung, ruimte voor initiatief, dynamiek, daadkracht en doortastend. De dienst Internationale Markten zorgt voor een maximale ondersteuning van ons netwerk in het buitenland. We vormen de liaison tussen hoofdkantoor en buitenlandkantoor/rep office, zijn verantwoordelijk voor de organisatie van pers- en trade reizen, en de realisatie van internationale promotieprojecten. We helpen met de uitwisseling van marktexpertise en richten ons op samenwerking tussen onze collega s en externe partners. We richten ons op alle buitenlandse doelmarkten waar Toerisme Vlaanderen actief is. Ons team bestaat uit 14 mensen. Jij wordt verantwoordelijk voor de organisatie van promotieactiviteiten in het buitenland, voornamelijk tijdens staatsbezoeken en prinselijke missies. Met deze activiteiten zet Toerisme Vlaanderen onze regio internationaal op de kaart als toeristische bestemming. Je zorgt ervoor dat deze activiteiten van a tot z uitgewerkt worden, in samenwerking met partners in binnen- en buitenland. Je reist ook mee om de voorbereide activiteiten in het buitenland in goede banen te leiden. Dit vraagt van jou heel wat initiatief en overtuigingskracht, maar ook zorgvuldigheid en flexibiliteit om de soms complexe opdrachten tot een goed resultaat te leiden. Ervaring met het werken in een internationale context en een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans en Engels zijn heel grote pluspunten. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van projecten en/of deelprojecten teneinde de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen. Context: volgens de overgekomen normen inzake tijd, kwaliteit en kosten. pagina 2 van 11

3 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Projectdefinitie Definiëren en plannen van het project teneinde een duidelijke leidraad te hebben voor de uitvoering van het project. Voorbeelden van activiteiten: Kennis nemen van actieplannen en/of projectfiches. Projectfiches in- of aanvullen, waar nodig overheidsopdrachten initiëren en opvolgen. Overleg plegen met diverse interne en externe stakeholders om een goede planning van de opdracht op te kunnen stellen. Opmaken van zendingsdossier, programma of draaiboek. Mogelijke partners identificeren en benaderen. Een correcte inschatting maken van benodigde budgetten, materiaal en mankracht om de opdracht tot een goed einde te brengen. Een planning opstellen voor de opdracht, inclusief deeltaken en deadlines, bestemming(en). Projectopvolging Opvolgen en eventueel mee uitvoeren van het project teneinde ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden. Voorbeelden van activiteiten: Alle stappen zetten die voor de realisatie van de opdracht nodig zijn: o Inhoudelijk programma opstellen, o Vastleggen van afspraken en taakverdeling tussen verschillende betrokken partners, o rapporteren aan management/projectleider, o deeltaken organiseren, plannen en uitvoeren, o coördinatievergaderingen en overlegmomenten (intern en extern) bijwonen en leiden, o de belangen van Toerisme Vlaanderen verdedigen ten aanzien van externe partners, De benodigde budgetten, materialen en mankracht beheren zodat de opdracht goed wordt uitgevoerd binnen de vooraf uitgezette krijtlijnen. Rapporteren Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project teneinde de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken. Voorbeelden van activiteiten: - Tussentijdse rapportering aan leidinggevende of projectleider. pagina 3 van 11

4 - Mogelijke knelpunten en problemen rapporteren om het goede verloop van de opdracht te verzekeren. - Evaluatierapport opstellen. Communicatie en contacten Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de projectpartners teneinde een draagvlak te creëren. Voorbeelden van activiteiten: Externe en interne stakeholders informeren over de opdracht van Toerisme Vlaanderen in het algemeen en de opdracht zelf in het bijzonder. Via het informeren van partners een draagvlak creëren voor de opdracht. Corporate communicatie voorbereiden in de vorm van persbericht, foto s of een post op sociale media voorzien. Mogelijke verbeterpunten voor de algemene werking van de dienst delen met de collega s. Project- en kennisoverdracht Overdragen van het project naar de organisatie teneinde de succesvolle implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken. Voorbeelden van activiteiten: Informatie-uitwisseling met collega s, interne klanten en externe partners. Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied, bijvoorbeeld sociale media, bestemmingsmarketing etc. Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied. Realiseren van teamdoelstellingen Engageert zich om de vooropgestelde teamdoelstellingen mee te realiseren. pagina 4 van 11

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een master diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 1 jaar relevante aantoonbare professionele ervaring in het projectmatig werken in een overheids en internationale context. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jurgen Brems, jurgen.brems@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands, een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Engels en het Frans zijn belangrijke pluspunten. - Je hebt een goed zicht op de structuur van de Vlaamse Overheid en op de structuur van Toerisme Vlaanderen pagina 5 van 11

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 2) Overtuigen: Je kan instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11

7 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van adjunct directeur (rang A1, salarisschaal A11). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: pagina 7 van 11

8 1) Je hebt een master diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: 2) Je hebt minimaal 1 jaar relevante aantoonbare professionele ervaring in het projectmatig werken in een overheids en internationale context. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10 april (datum onder voorbehoud) FASE 2 voorselectie op basis van vragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie en verwachtingen - Inzicht in de functie - Relevantie van je werkervaring - Eerste beoordeling technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET EEN CASE EN EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie pagina 8 van 11

9 Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel eind april (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 9 april Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt pagina 9 van 11

10 - je je kandidatuur uiterlijk op 9 april 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Gorik Kayaert Diensthoofd Internationale Markten gorik.kayaert@toerismevlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Jurgen Brems selectieverantwoordelijke jurgen.brems@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar jurgen.brems@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 11

11 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van projectcoördinator internationale markten bij entiteit Toerisme Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als projectcoördinator internationale markten. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van projectcoördinator bij toerisme Vlaanderen. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11