1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt Personeelsmedewerker Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je volgt de lopende personeelsdossiers op. Je zal worden ingezet ter ondersteuning van het verwerken en controleren van gegevens die betrekking hebben op personeel. Hierbij dienen de interne en externe processen efficiënt, correct en klantvriendelijk te verlopen en moeten procedures en regelgeving worden gerespecteerd. Ben jij goed in administratie, heb je een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, kan je vlot communiceren en heb je een service- en teamgerichte houding dan ben jij de persoon die we zoeken. 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit vijf clusters: - Kennis en Beleid - Subsidiëren en erkennen - Waarborgen en beheren - Communicatie - Interne organisatie

2 Als Personeelsmedewerker werk je binnen de cluster Interne organisatie, team Personeel en Financiën dat onder meer instaat voor personeelsbeleid, personeelsbeheer, financieel management en afhandeling van declaraties. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van personeelsdossiers en -gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Je takenpakket bestaat uit onderstaande resultaatsgebieden: 1: Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Aanmaken en beheren van databestanden voor opvolging van personeelsdossiers - Gegevens verwerken, aanvullen en invoeren - Samenstellen van een personeelsdossier - Administratieve controle uitvoeren op binnenkomende dossiers - Gegevens importeren in een registratiesysteem 2: Controle van gegevens Verifiëren en controleren van personeelsdocumenten en -gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Controleren van cijfergegevens - Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie - Controleren of aanvragen in lijn zijn met afspraken - Controleren en opvolgen van personeelsgegevens in Vlimpers 3: Verwerken van gegevens en behandeling van personeelsdossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het personeelsdossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. pagina 2 van 8

3 - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van personeelsdossiers, -bestanden, -documenten, - Opmaken van overzichten en rapporten - Databanken uitbouwen en beheren - Aanvragen administratief verwerken - Opmaken van contracten 4: Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Rapporteren over de stand van zaken van lopende dossiers - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en het sociaal secretariaat - Verzorgen van interne contacten met de betrokken afdelingen - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega s 5: Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Of Vacaturebericht personeelsmedewerker pagina 3 van 8

4 Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie. Bovendien ben je geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt minimaal twee jaar beroepservaring 3 in het beheren en verwerken van personeelsdossiers van A tot Z binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Charlotte Vanfleteren, charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be en ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt goede administratief-organisatorische vaardigheden - Je kan vlot courante informaticatoepassingen binnen het MS Office pakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) gebruiken - Je hebt ervaring met het beheren van personeelsdossiers van A tot Z - Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 3 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de beroepservaring. Onbetaalde stages beantwoorden hier niet aan. pagina 4 van 8

5 Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen en organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.133,63 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index, met twee jaar beroepsrelevante ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Het eerste jaar vormt een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. - De functie wordt opgenomen ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? Vacaturebericht personeelsmedewerker pagina 5 van 8

6 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 mei Indien er na de cv-screening slechts het aantal kandidaten gelijk aan de vacante plaatsen voor de functie overblijft, dan kan de selectie worden afgehandeld op basis van het dossier. Hierbij wordt de selectiebeslissing genomen op basis van een samenvatting van het functioneren van de betrokkene(n). Dit wordt opgevraagd bij de leidinggevende. 6.2 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Indien er meerdere kandidaten dan vacante plaatsen zijn, kan afgesproken worden dat er selectiegesprekken zullen georganiseerd worden. Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: - Je visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen - Je technische competenties - Je persoonsgebonden competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt eventueel plaats in Brussel in de week van 13 mei 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, pagina 6 van 8

7 afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op dinsdag 7 mei Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier - bij voorkeur via mail naar sollicitaties.cjm@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op dinsdag 7 mei 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Justine Sys Teamverantwoordelijke Vacaturebericht personeelsmedewerker pagina 7 van 8

8 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Charlotte Vanfleteren Selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen de week van 20 mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Personeelsmedewerker bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Personeelsmedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 8 van 8