2 ADMINISTRATIEVE MEDEWERKERS NAUTISCH SECRETARIAAT (1 IN GENT, 1 IN ZEEBRUGGE)

Transcriptie

1 Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust werft aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit voor interne personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid): 2 ADMINISTRATIEVE MEDEWERKERS NAUTISCH SECRETARIAAT (1 IN GENT, 1 IN ZEEBRUGGE) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: DAB Loodswezen Mobiliteit en Openbare Werken C Medewerker Motorstraat, Gent of Doverlaan, Zeebrugge Vacaturenummer: MDK Functiecontext Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het agentschap Maritieme Dienstverlening terecht voor een unieke job. De functie van administratief medewerker nautisch secretariaat situeert zich binnen de DAB Loodswezen binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. De DAB loodswezen zorgt voor het vlot en veilig loodsen van zeeschepen van en naar de Vlaamse havens tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. De DAB loodswezen omvat 463 personeelsleden, waarvan ongeveer 355 varende loodsen die zijn ingedeeld in vier trajecten: riviertraject, kanaaltraject, zeetraject en kusttraject. De overige personeelsleden zijn operationele chefloodsen, loodsdienstcoördinatoren, rededienstcoördinatoren en administratief personeel. Je komt terecht in het team van het nautisch secretariaat te Gent of Zeebrugge, telkens bestaande uit 2 collega s die instaan voor het secretariaat van het nautisch diensthoofd, de loodsen ingezet op het kanaal- of kusttraject en de loodsdienstplanners. Bijkomende informatie vind je op Selectiereglement functieomschrijving MDK00149 Pagina 1 van 6

2 2. Je takenpakket Je bent verantwoordelijk voor het verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve en operationele werking van de entiteit. Je assisteert het nautisch diensthoofd Gent bij de dagdagelijkse leiding en algemene administratie van de standplaats Gent. Dit houdt o.a. in: - Je bent eerste aanspreekpunt inzake personeelsgebonden administratie: invoeren van afwezigheden en opdrachten, controle van loodstaken, toelages en vergoedingen, aanspreekpunt bij vragen, opmaak berichtgeving Zeebrugge, - Je verzamelt en verwerkt informatie: nakijken van documenten op volledigheid, statistieken bijhouden en onregelmatigheden melden, detecteren en lezen van relevante informatie, planning van opdrachten en opleidingen ondersteunen, - Je beheert informatie: klasseren van documentatie, archiefbeheer, - Je coördineert alle logistiek gerelateerde gegevens, geneeskundige controles, en voert deze waar nodig in het Loodswezen Informatie Systeem in en volgt deze op - Je ondersteunt de dossierbehandeling: administratieve afhandeling van nautisch gebonden dossiers, het examensecretariaat verklaring vrijstelling Loodsdecreet verzorgen, - Je voert ondersteunende taken uit zoals het vervolledigen van briefwisseling, nemen van kopies, versturen van zendingen, opzoeken van informatie, onthaal en telefoon, 3. Profiel Op uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden: Statutaire deelnemingsvoorwaarden via horizontale mobiliteit Je bent (statutair) ambtenaar in rang C1 of een hogere rang binnen de diensten van de Vlaamse overheid. of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang C1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de Selectiereglement functieomschrijving MDK00149 Pagina 2 van 6

3 of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van deze vacature (VPS art. III 22). Je werkervaring Relevante werkervaring in een administratieve functie vormt een troef Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties Je hebt een basiskennis van de courante PC-toepassingen (MS Office: Microsoft Word en Excel) Je hebt een sterke interesse in de maritieme omgeving en de specificiteit van het Zeewezen. Je bent administratief sterk en gaat planmatig en met oog voor detail te werk Je persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk (niveau 1) Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk (niveau 1) Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Plant en organiseert zijn werk effectief (niveau 1) website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Selectiereglement functieomschrijving MDK00149 Pagina 3 van 6

4 Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) (niveau 1) Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Informeert, pleegt overleg en werkt mee (niveau 1) Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Levert met oog voor detail correct werk af (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op 4. Toelatingsvoorwaarden Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure 5. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 10 juni 2019 via de online sollicitatielink die je kan terugvinden in het onlinevacaturebericht 3. Vergeet het ingevuld sollicitatieformulier dat je daar als bijlage kan terugvinden niet op te laden om geldig te solliciteren. 6. Selectieprocedure 4 Fase 1: Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden eliminerend Fase 2: screening op basis van standaard-cv (motivatie, relevante ervaring, technische competenties, kennis van de organisatie, ) eliminerend 3 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. 4 Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Selectiereglement functieomschrijving MDK00149 Pagina 4 van 6

5 Fase 3: verkennende gesprekken met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige (bij meer dan 5 kandidaten) eliminerend (26 juni 2019 onder voorbehoud) Fase 4: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige, eventueel aangevuld met vaktechnische case en/of computergestuurde test(en) eliminerend (3 en 4 juli 2019 onder voorbehoud). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 7. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je aanvangssalaris is minimaal 1.998,54euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 4 à 9 maanden vormen een proefperiode met individueel opleidingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer informatie over de financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 8. Reserve en geldigheid Er worden naar aanleiding van deze selectie 2 wervingsreserves (1 per standplaats - zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van administratief medewerker nautisch secretariaat bij de DAB Loodswezen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserves hebben een geldigheidsduur van 12 maanden en gaan in vanaf de datum van het procesverbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om Selectiereglement functieomschrijving MDK00149 Pagina 5 van 6

6 in dienst te komen als administratief medewerker nautisch secretariaat voor een specifieke standplaats. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve(s) te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 8. Meer weten Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Liv Mertens Directeur personeel en organisatie Tel: Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en de selectieprocedure kun je contact opnemen met Carla Piens HRM verantwoordelijke Tel. : carla.piens@mow.vlaanderen.be Selectiereglement functieomschrijving MDK00149 Pagina 6 van 6