1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Agentschap Wegen en Verkeer zoekt een Administratief medewerker secretariaat Statutair Afdeling: Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen Niveau: D Rang: D3 Graad: Senior hoofdassistent Met standplaats: VAC Gent Vacaturenummer: AWV00234 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als administratief medewerker secretariaat, gespecialiseerd in audiovisuele ondersteuning, werk je mee aan de zichtbaarheid van de taken van het Agentschap Wegen en Verkeer. Je ondersteunt het afdelingshoofd en het team communicatie voor het uitvoeren van audiovisuele opdrachten. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Wegen en Verkeer beheert ongeveer 7000 km gewest- en autosnelwegen en ruim 7700 km fietspaden. De afdeling Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen is verantwoordelijk voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de gewestwegen, fietspaden en autosnelwegen in de provincie Oost-Vlaanderen.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Voorbereiden en uitvoeren van diverse operationele taken inherent aan de eigen vakkennis met als doel de dienstverlening en/of het product mee te realiseren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels met als doel een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Raadplegen van de instructies, dag- of weekplanning Respecteren van de opgegeven prioriteiten Telefonisch bereikbaar zijn Regelmatig overleg plegen met de leidinggevende en andere belanghebbenden (team communicatie afdeling PCO) 2. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: Binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Uitvoeren van audiovisuele opdrachten (beeld- en geluidsopnames) ten dienste van het agentschap Professionele bediening van audiovisuele toestellen Bewerken van beeld- en geluidsopnames voor videomontage 3. Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal met als doel altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Aankopen of inhuren van audiovisuele toestellen of installaties Configuratie en het testen van audiovisueel materiaal Onderhoud van het ter beschikking gestelde audiovisueel materiaal pagina 2 van 9

3 Instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten 4. Ad hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken met als doel de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen. Het afdelingshoofd en collega s naar externe vergaderingen brengen en ophalen Dringende pakketten wegbrengen Administratieve ondersteuning bieden aan collega s of leidinggevende (kopieën nemen, klassement, ) 5. Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden met als doel de leidinggevende in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Rapporteren aan het afdelingshoofd en belanghebbenden (team communicatie afdeling PCO) Regelmatig overleg plegen met het team communicatie (PCO) in functie van de opdrachten 6. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s met als doel de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Inspringen bij afwezigheid van collega s aan het onthaal van de afdeling WOV 7. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. Opbouwen van doorgedreven expertise inzake beeld- en geluidsopnames Expertise ter beschikking stellen voor het hele agentschap Fungeren als aanspreekpunt voor audiovisuele opdrachten voor het agentschap pagina 3 van 9

4 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande 3 voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer in een graad van de rangen D2 of D1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de een graad van de rangen D2 of D1. 2) Je beschikt op de datum van bevordering (vermoedelijk 1 april 2018): o vanuit rang D1 over 12 jaar relevante beroepservaring in het ondersteunen van een directiesecretariaat of team communicatie. o vanuit rang D2 over 8 jaar relevante beroepservaring in het ondersteunen van een directiesecretariaat of team communicatie. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, eline.desmet@mow.vlaanderen.be of tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Administratief-organisatorische vaardigheden. Kennis van toestellen voor beeld- en geluidsopname Kennis van videomontage Kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren. Overweg kunnen met zowel Windows als Mac-computers Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je hebt een rijbewijs B 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 9

6 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van senior hoofdassistent (rang D3) met de bijbehorende salarisschaal D311. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in november VOORSELECTIE OP BASIS VAN VERKENNENDE GESPREKKEN (indien meer dan 8 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je relevante ervaring Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie / omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 (timing onder voorbehoud). pagina 6 van 9

7 6.3. EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 februari 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het Agentschap Wegen en Verkeer die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9

8 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op zondag 5 november 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2 op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin Devriese, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Peter De Backer afdelingshoofd peter.debacker@mow.vlaanderen.be tel 0499/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eline De Smet selectieverantwoordelijke eline.desmet@mow.vlaanderen.be tel Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 8 van 9

9 functiebeschrijving en selectiereglement Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen maart april Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.