1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Buitenlandse Zaken zoekt een Beheerder stagefinancieringsprogramma Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT De Vlaamse overheid voorziet, via het Flanders Trainee Programme (FTP), in financiering voor jongeren die een stage verrichten bij een aantal multilaterale organisaties. Als beheerder van dit programma verwerk, analyseer en controleer je aanvragen tot subsidiëring voor een stage in een multilaterale organisatie conform het Besluit van de Vlaamse Regering. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor de promotie van het programma en beantwoordt als eerste aanspreekpunt ook vragen over het programma. Spreekt het behandelen van deze inhoudelijke dossiers jou aan en wil je het stagefinancieringsprogramma graag mee promoten op beurzen, in hogescholen en op sociale media? Heb je daarnaast kennis over de subsidieregelgeving met betrekking tot het stagefinancieringsprogramma en ben je klantgericht en nauwkeurig? Dan ben jij de kandidaat die wij zoeken! 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij het Departement Buitenlandse Zaken. Het departement is verantwoordelijk voor: de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen de internationale vertegenwoordiging van de Vlaamse Regering

2 de communicatie over het internationale beleid van de Vlaamse Regering de coördinatie van de Vlaamse positiebepaling en belangenbehartiging in EU- en internationale dossiers de financiering en ondersteuning van projecten, programma s en organisaties ter uitvoering van het Vlaams regeringsbeleid voor zover deze niet is toevertrouwd aan de agentschappen van het beleidsdomein internationaal Vlaanderen de controle op de internationale handel in strategische en militaire goederen de omzetting en monitoring van de naleving van internationale engagementen en verbintenissen de vergunning en controle van reisbureaus, toeristische verhuurkantoren en toeristisch logies in Vlaanderen de bewaking van de interne samenhang van het internationaal Vlaams overheidsoptreden. Sinds 2001 voorziet de Vlaamse overheid in een vorm van financiering voor jongeren die een stage verrichten bij een aantal multilaterale organisaties, het Flanders Trainee Programme (FTP). De doelstelling van het FTP is drie-ledig: A. De financiële steun van de Vlaamse overheid verlaagt de toegangsdrempel tot internationale organisaties en verhoogt aldus de kansen van jongeren op de arbeidsmarkt. B. Aangezien dergelijke stages vaak het begin zijn van een latere carrière in internationale instellingen, dragen ze ook bij aan de creatie van een netwerk van contactpersonen voor het Vlaamse internationale beleid. C. Bovendien wordt de Vlaamse overheid zelf zichtbaar in de internationale organisaties en wordt Vlaamse expertise wereldwijd verspreid. De beheerder stagefinancieringsprogramma verwerkt, analyseert en controleert aanvragen tot subsidiëring voor een stage in een multilaterale organisatie conform het Besluit van de Vlaamse Regering. Hij is daarnaast verantwoordelijk voor de promotie van het programma. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen, belastingen, subsidies, vergunningen, maatregelen, e.d. met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Dit conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 9

3 Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden van activiteiten - Controle van ontvangen subsidiedossiers op volledigheid - Desgevallend inwinnen van inlichtingen en/of verzamelen gegevens om het dossier volledig te maken - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem (Sharepoint) - Kwaliteitscontrole uitvoeren en nakijken of de dossierstukken waar nodig ondertekend en volledig zijn - Nagaan of de aanvraag voldoet aan de reglementering en of aan voorwaarden tot subsidiëring werden voldaan (Inhoudelijke en vormelijke criteria aftoetsen) - Waar nodig, berekenen van de rechtmatige subsidie op basis van de regelgeving Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Jaarlijkse aanpassing van het standaardbesluit tot toekenning van de subsidie opmaken - Jaarlijkse aanpassing van het standaardbesluit tot vaststelling van de premies opmaken - Jaarlijkse aanpassing van het budgettair implementatieplan met Inspectie van Financiën opmaken - Invoeren van subsidiedossiers (elektronische handtekenmap) - Insteek leveren voor de beantwoording van parlementaire vragen in het kader van het stagefinancieringsprogramma - Rapporteren aan de Inspectie van Financiën en aan de het kabinet van de minister m.b.t. de uitvoering van het stagefinancieringsprogramma - Rol opnemen van eerste aanspreekpunt voor kandidaatstagiairs (telefonisch een schriftelijk beantwoorden van vragen m.b.t. verloop en behandeling van het dossier) - De beslissing aan betrokkene toelichten - Beantwoorden van vragen in het kader van het stagefinancieringsprogramma - Promotie stagefinancieringsprogramma verzorgen via onder meer : a) aanleveren van informatie op de website b) Beheer van sociale media c) Bijwonen van jobbeurzen d) Contacteren van diensten internationale relaties van universiteiten/hogescholen e) Contacten leggen met andere actoren die buitenlandse stages verzorgen pagina 3 van 9

4 - Stagiairs in contact brengen met beleidsmedewerkers en de Algemene Afvaardiger van de Vlaamse Regering (zodat we info van stagiairs gericht kunnen gebruiken en mee inzetten op opvolging Vlaamse projecten) - Contacten leggen met multilaterale organisaties om Turns Of Reference s op te vragen (diensten HR, Project officers ) Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Up-to-date houden van de kennis van subsidieregelgeving en het besluit van de Vlaamse Regering met betrekking tot de financiering van stages in multilaterale organisaties in het bijzonder - Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend - Streven naar uniformiteit van aanpak - Administratief beheer van de stagefinancieringsdossiers (beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers) - Statistieken opmaken (awesome table) - Vastlegging en uitbetaling schijven initiëren en bewaken - Financieel overzicht van vastleggingskredieten en vereffeningskredieten op begrotingsallocatie bijhouden 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Buitenlandse Zaken in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het departement Buitenlandse Zaken én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november pagina 4 van 9

5 2) Je beschikt op datum van bevordering over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot buitenlands beleid. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Willem Sunaert, willem.sunaert@vlaanderen.be en ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van de subsidieregelgeving met betrekking tot het stagefinancieringsprogramma Goede kennis van de organsiatie van het Departement Buitenlanse zaken Basiskennis van het Engels Pluspunten Kennis van Microsoft Office en Sharepoint; Basiskennis van Orafin Goede kennis van sociale media Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Zelfontwikkeling: Je functioneren blijft verbeteren door te leren en mee te groeien met veranderingen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 9

6 Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9

7 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 25 februari EINDSELECTIE: (JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST) Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 28 februari 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 9

8 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 21 februari Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 21 februari 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Hadewich De Keulenaar Teamhoofd Multilaterale samenwerking hadewich.dekeulenaer@buza.vlaanderen Tel pagina 8 van 9

9 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Willem Sunaert selectieverantwoordelijke Tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin maart Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar willem.sunaert@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9