1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Wonen-Vlaanderen zoekt dossierbehandelaar (huursubsidie) Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossierbehandelaar beheer en behandel je de dossiers met betrekking tot huursubsidies van de afdeling. Ben jij administratief sterk? Werk jij graag klantgericht? Streef je correcte en kwalitatieve dossiers na? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou. 2 FUNCTIECONTEXT Bij ons werken een kleine 300 medewerkers. Ze dragen allemaal hun steentje bij om het woonbeleid te doen slagen. Het agentschap Wonen-Vlaanderen bestaat uit een stafdienst en vier afdelingen, namelijk de afdeling Tegemoetkomingen, de afdeling Woningkwaliteit, de afdeling Toezicht en de afdeling Woonbeleid. Het agentschap heeft zowel medewerkers in dienst in Brussel als in de provinciehoofdsteden. Wonen-Vlaanderen waakt o.a. over het recht op wonen voor iedereen. De afdeling Tegemoetkomingen staat in voor de premies aan particulieren, de erkenning en waarborgverlening aan de erkende kredietmaatschappijen, het financieel ondersteunen van woonactoren, de subsidiëring van woonwagenterreinen, de erkenning en subsidiëring van de sociale verhuurkantoren en huurdersbonden, de opvolging van de begroting en het beheer van de begrotingsfondsen. Meer informatie over onze dienstverlening vind je op Je komt terecht bij de afdeling Tegemoetkomingen. Deze afdeling staat in voor de toekenning van diverse premies aan particulieren zoals o.a. de huursubsidie en huurpremie, de verzekering gewaarborgd wonen

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van huursubsidiedossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat de klanten van de afdeling Tegemoetkomingen op een tijdige en correcte manier worden verder geholpen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Administratieve verwerking van de premieaanvragen Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten - Verwerken inkomende post - Scanning: Aanmaken van nieuwe aanvraagdossiers of koppelen van de ingescande documenten aan reeds bestaande dossiers - - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van beschikbare databanken zoals bijvoorbeeld het rijksregister, de inkomens- en eigendomsdatabank, RSZ en Dimona (via KSZ), de woningendatabank, het centrale register van kandidaat-huurders of via bevraging van klanten, hetzij schriftelijk of telefonisch; - Gegevens omtrent de aanvraag voor de tegemoetkoming verwerken en invoeren in de applicatie(s) of bestanden; - Een administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende aanvragen (voor premies, tegemoetkomingen of subsidies); - Doorgeven van aanvragen voor subsidies aan de technische onderzoekers voor een woningcontrole. - Het hanteren van opvolgingssytemen om het verwerken van dossiergegevens te optimaliseren - Het bijhouden van klassementen om een vlotte toegang tot alle gegevens te verzekeren en om de evolutie van een dossier in behandeling continu te kunnen opvolgen - Briefwisseling verzorgen. - pagina 2 van 10

3 Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Communicatie en contacten Communiceren en informeren over de geldende reglementering van de huursubsidies teneinde ervoor te zorgen dat de (interne of externe) klanten en actoren correct geïnformeerd zijn - Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Nazicht van facturen om te komen tot een berekening voor subsidie. In geval van onduidelijkheid is er interactie met de aanvrager per telefoon, mail of brief - De toegestuurde dossiers voor huursubsidie aan een administratieve controle onderwerpen teneinde na te gaan of alle noodzakelijke gegevens aanwezig zijn om een juiste beoordeling van de aanvraag te kunnen doen. Ontbrekende gegevens invullen en foute gegevens verbeteren. Indien nodig hiervoor informatie inwinnen, zowel intern als extern. - Beoordelen van de verschillende toekenningsvoorwaarden. - Berekenen van de subsidie. - - Binnen de wettelijke termijn een voorstel van beslissing uitwerken dat (de leidinggevende) toelaat om een correcte beslissing te nemen over het dossier (premie, tegemoetkoming of subsidie) - De nodige documenten opstellen om de uitbetaling te verzekeren - Berekenen van de subsidie op basis van de aangeleverde informatie (toekenning en afrekening) - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan projecten - De vakkennis permanent ontwikkelen en actualiseren en de wijzigingen in de vademeca opvolgen en in praktijk toepassen - Kennis delen met de collega s zodat elk teamlid volwaardig en autonoom dossiers kan behandelen - - Beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van particulieren die inlichtingen vragen omtrent de subsidies - Verstrekken van informatie en versturen van documentatie omtrent de huursibsidies aan externe klanten. - Bezoekers ontvangen, hen deskundig en klantvriendelijk te woord staan en hen desgevallend correct doorverwijzen. pagina 3 van 10

4 Overleg Samenwerken en overleggen met collega s teneinde een uniforme aanpak van het controleproces te garanderen - Verstrekken van informatie en versturen van documentatie aan externe klanten. - Klanten adviseren over de te volgen procedure. - - Overleggen over een uniforme dossierbehandeling - Streven naar uniformiteit van aanpak. - Deelname aan interne werkvergaderingen. - Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega s. - Collega s informeren over waar gegevens terug te vinden zijn 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Wonen-Vlaanderen. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen Wonen-Vlaanderen in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Wonen-Vlaanderen en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je hebt miminum 6 jaar relevante ervaring in het verwerken van huursubsidiedossiers inzake wonen. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 10

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Inge Peeters, 03/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden Vlot kunnen werken met PC en bureauticamateriaal Opzoekwerk in databanken kunnen verrichten Kennis van de reglementering en de procedures inzake de huursubsidie Kennis van de afdeling (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van het agentschap en het beleidsdomein Persoonsgebonden competenties Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Initiatief niveau 1 Analyseren niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Communiceren niveau 1 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 10

6 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.268,85 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 17/01/ VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie voor de functie Relevantie van de ervaring of opleiding pagina 6 van 10

7 Inpasbaarheid binnen de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. De cv-screening vindt plaats in de week van 17/01/ SELECTIEGESPREK MET PSCYHOTECHNISCHE TESTEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJSTEN EN/OF CASE De kandidaten die toegelaten worden na de CV screening en voorselectie worden opgeroepen om deel te nemen aan een selectiegesprek met vooraf psychotechnische testen. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voor het gesprek wordt aan de kandidaat gevraagd om een persoonlijkheidsvragenlijst en capacitaire proef in te vullen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze afname van vragenlijsten en proef is adviserend en vindt plaats te Brussel, Leuven, Berchem, Gent of Hasselt in de week van 22/01/2018 e(datum onder voorbehoud). Het selectiegesprek vindt plaats te Brussel in de week van 29/1/2018 en is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse pagina 7 van 10

8 overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 17/01/2018 Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar inge.peeters@ascento.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Ascento Roderveldlaan Berchem Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 17/01/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Inge Peeters, consultant Ascento, pagina 8 van 10

9 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Johan Walgraef tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Inge Peeters Consultant Ascento tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 05/02/2108 Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar inge.peeters@ascento.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar bij entiteit agentschap Wonen Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 9 van 10

10 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10