1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Departement EWI zoekt een hoofdmedewerker voor de afdeling Ondernemen en Innoveren via een bevorderingsprocedure binnen het niveau C of via horizontale mobiliteit Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: EWI 2018 / 1. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) werkt aan de bevordering van het ondernemerschap, de ontwikkeling van een aantrekkelijk en duurzaam bedrijfsklimaat en de stimulering van innovatie en van wetenschappelijk en technologisch onderzoek in Vlaanderen. Meer informatie over het departement vindt u op de website: De afdeling Ondernemen en Innoveren volgt de beleidsthema s op, gerelateerd aan de ontwikkeling van een aantrekkelijk en duurzaam ondernemingsklimaat en de stimulering van innovatie en ondernemerschap. De hoofdmedewerker staat mee in voor een vlotte afwerking van diverse administratieve en ondersteunende taken verbonden aan de uitvoering van de inhoudelijke opdrachten van de afdeling. Hij/zij werkt nauw samen met de andere personeelsleden van de afdeling. Ook wordt nauw samengewerkt over de afdelingen heen en met de andere administratieve medewerkers van het departement. De hoofdmedewerker rapporteert aan het afdelingshoofd.

2 2 FUNCTIECONTEXT Kerntaak van de functie is het verlenen van administratief ondersteunende diensten teneinde bij te dragen tot een vlotte en efficiënte administratieve verwerking van de inhoudelijke opdrachten verbonden aan de beleidsthema s. 3 TAKENPAKKET DOEL VAN DE FUNCTIE EN BELANGRIJKSTE RESULTAATGEBIEDEN Je staat in voor diverse administratief ondersteunende taken van de afdeling. Dit werk bestaat onder andere uit het klasseren van dossiers, het verzorgen van briefwisseling met invoering in en opvolging via het postregistratiesysteem, het boeken van vergaderzaaltjes, aanvullen in dossieropvolgingssysteem etc.. Je staat de diverse afdelingsledenleden ook bij in het scheppen van orde in het rolarchief en het aanmaken van klasseermappen. Je staat in voor de actualisering en aanpassing van het systeem efficy voor de afdeling Ondernemen en Innoveren. Je levert ook een bijdrage aan de externe communicatie en visibiliteit van het departement en de afdeling. Zo werk je bijvoorbeeld mee aan het organiseren van evenementen. Gezien de stijgende deelname aan Europese projecten ondersteun je de afdelingsleden maximaal bij de organisatie van workshops in Vlaanderen. Je leest de door de personeelsleden opgestelde teksten en publicaties na. Op vraag sta je ook in voor de opmaak van verslagen van vergaderingen. Gezien de diverse internationale activiteiten van de afdeling met name in het kader van het Vanguard initiatief en de Europese Commissie kan dit ook in het Engels zijn. Door de verdere uitbouw van het kenniscentrum sta je ook in voor het nalezen van de rapporten die medewerkers schrijven, voor eventuele verwerking van data en de organisatie van Ewi-focussen. pagina 2 van 9

3 Je neemt actief deel aan de overlegvergaderingen van het ondersteunend personeel van het departement. Je neemt ook constructief deel aan de afdelingsvergaderingen en brengt eventuele organisatorische zaken hier ter sprake. Je beantwoordt vragen om informatie (telefoons, mailsen, bezoekers) op een snelle en klantvriendelijke wijze. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: Voorwaarden voor een bevordering binnen het niveau - Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) van rang C 1 (alle graden toegelaten) binnen het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie OF je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal binnen rang C 1 (alle graden toegelaten). - Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de activiteiten van de resultaatsgebieden zoals opgenomen in punt 3 van dit selectiereglement. - Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voorwaarden voor horizontale mobiliteit: - Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie OF 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 3 van 9

4 je bent contractueel tewerkgesteld binnen binnen het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. OF je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen binnen het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie en je hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). - Je hebt minimaal 6 jaar functierelevante beroepservaring 4 met betrekking tot de resultaatsgebieden zoals opgesomd in punt 3 van het selectiereglement. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Eric Min (eric.min@ewi.vlaanderen.be; tel. 02/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - minstens zes jaar relevante ervaring met administratief ondersteunend werk (zie 3.) - basiskennis van de Vlaamse overheid; - kennis van de meest gangbare informaticatoepassingen (Windows en MS-Office: Word, Excel, Outlook, SharePoint); - kennis van de opvolgsystemen binnen departement zoals postregistratie, DOSOP; - kennis van het Engels (basis) of het vermogen deze kennis op korte termijn te verwerven. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen (niv. II): Handelt in het belang van de organisatie Flexibiliteit (niv. I): Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Communiceren (niv. II): Verzorgt de interactie 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 4 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. pagina 4 van 9

5 Samenwerken (niv. I): Informeert, pleegt overleg en werkt mee Initiatief (niv. I): Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Klantgerichtheid (niv. II): Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Plannen & organiseren (niv. II): Coördineert het eigen werk en dat van anderen Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de betrekking verkregen via bevordering of horizontale mobiliteit moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens de inhoudelijke uitdagingen die je geboden worden. Je krijgt de kans om met je opgedane kennis en ervaring door te groeien in ons departement. Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C 2) met de bijbehorende salarisschaal C 211. pagina 5 van 9

6 Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je salaris bedraagt minimaal euro (brutomaandsalaris 6 jaar anc., aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. Je wordt definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 8 maart Persoonlijkheidsvragenlijst De kandidaat vult een computergestuurde persoonlijkheidsvragenlijst in, die door de jury wordt meegenomen in de beoordeling. Deze selectiefase is adviserend. Deze selectiefase vindt plaats in de week na de cv-screening. pagina 6 van 9

7 6.3. EINDSELECTIE Het eindgesprek wordt gevoerd met (een) afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie je motivatie en verwachtingen je technische competenties je persoonsgebonden competenties je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de tweede week na de cv-screening. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. Wij willen elk talent volwaardige kansen geven en bruggen bouwen tussen alle burgers, teneinde de sociale inclusie te versterken. Het voorkomen en bestrijden van discriminatie is daarvoor een noodzakelijke voorwaarde NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9

8 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 7 maart 2018 ( s avonds). Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier via mail naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur tijdig naar ons stuurt (de datum van verzending van de mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Tom Tournicourt Afdelingshoofd Tom.tournicourt@ewi.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eric Min selectieverantwoordelijke eric.min@ewi.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 8 van 9

9 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen einde maart Na kennisgeving van je resultaat kan je voor feedback terecht bij Eric Min. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op een concrete vacature. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 3 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9