1. DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau DWSE zoekt een DOSSIER- EN GEGEVENSBEHEERDER ADMINISTRATIEVE GELDBOETEN Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: WSE /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. DE VACATURE IN HET KORT We zoeken een gemotiveerde collega die zal instaan voor het beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. In dit kader gaat dit over het proces administratieve geldboeten. Ben jij deze collega? Dan is deze uitdaging zeker voor jou, aarzel niet en stel je kandidaat! 2. FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor de beleidscoördinatie en ontwikkeling, de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaamse werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en de versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info :

2 De beleidscel/ juridische ondersteuning verleent juridische ondersteuning aan de secretaris-generaal, aan de andere afdelingen van het Departement, en andere entiteiten van het beleidsdomein of het politiek niveau. Deze cel staat in voor de beleidsvoorbereiding inzake economische migratie (arbeidskaarten en beroepskaarten), private arbeidsbemiddeling en uitzendactiviteiten en dienstencheques (bij overname van deze bevoegdheden door het Departement WSE) en voor de opstelling van de regelgeving en voor de kwaliteitsbewaking van de regelgeving binnen het beleidsdomein. De cel is belast met het juridisch geschillenbeheer en met het dossierbeheer van de administratieve geldboeten. Zij vertegenwoordigt het Departement op diverse fora (vb. de werkgroep EU-handel, werkgroep multilateraal beleid, de adviesraad voor buitenlandse arbeidskrachten, de commissie voor uitzendactiviteiten, ). De cel coördineert afdelings en entiteit overschrijdende projecten (vb. staatshervorming), evenals de samenwerking tussen de juridische diensten van de verschillende entiteiten binnen het beleidsdomein. Klachtenmanagement en openbaarheid van bestuur behoren eveneens tot de verantwoordelijkheden van deze cel. Deze functiebeschrijving situeert zich binnen de afdeling Toezicht en Handhaving (departement Werk en Sociale Economie) De afdeling voert controles uit op alle domeinen waarvoor het departement bevoegd is. De afdeling kan inlichtingen verstrekken, bemiddelend optreden, advies uitbrengen en administratieve maatregelen voorstellen. Tevens kan zij een proces-verbaal van waarschuwing opstellen, termijnen bepalen waarbinnen men zich in regel moet stellen en verbaliseren bij wijze van het opstellen van een Pro-Justitia. Daarenboven verzorgt zij, met het oog op de beleidsvoorbereiding, nota s en syntheses naar aanleiding van vaststellingen en bevindingen. De afdeling Toezicht en Handhaving is als volgt georganiseerd: een hoofdbestuur met zetel te Brussel buitendiensten gevestigd te Gent, Brugge, Leuven, Antwerpen en Hasselt Binnen het geheel van deze activiteiten en organisatie vervult de dossier- en gegevensbeheerder een aantal administratieve taken in een correcte en begrijpelijke taal. Daarnaast is de functiehouder verantwoordelijk voor de coördinatie van het Pool Secretariaat en de administratieve ondersteuning van de afdeling Algemene Diensten en de afdeling Juridische Diensten & Erkenningen. Deze afdeling staat in voor de ondersteuning aan ondernemingen die bewust kiezen voor een duurzame toekomst. Vanuit het beleidsdomein Werk en Sociale Economie focussen we hierbij op de impact die organisaties hebben op mens en maatschappij. Wij behartigen verschillende beleidsthema s in dit kader, gaande van maatschappelijk verantwoord ondernemen en coöperatief ondernemen over duurzaam loopbaan en diversiteitsbeleid, werkbaar werk tot tewerkstellingsmaatregelen in de sociale economie en de ondersteuning van sociaal ondernemerschap. pagina 2 van 9

3 3. TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. In dit kader gaat dit over het proces administratieve geldboeten. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent zal je takenpakket bestaan uit: Resultaat Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Voorbeelden van activiteiten - Opzoeken ondernemingsnummer - Opzoeken van gegevens in ondernemingsdatabanken zoals companyweb - Mailuitwisseling met de Dienst Administratieve Geldboeten van de FOD WASO - Opzoeken gegevens voor opmaak opdrachtenfiche - Het invoeren en verwerken van gegevens in de toepassing en in excelltabellen - Het opmaken van 3-maandelijke rapporten over de evolutie in de behandeling van de dossiers administratieve geldboeten - Opvolging van relevante regelgeving, dienstorders en richtlijnen - Het doornemen van processen-verbaal (PJ) - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Opvolging van betalingen van de geldboetes - Controle rekeninguittreksel en klassement - Afstemmen met de Arbeidsauditoraten, de Dienst Administratieve Geldboeten van de FOD WASO, en sociale inspectiediensten - Het eventueel opvragen van bijkomende gegevens - Opvolgen van de juridische geschillendossiers inzake administratieve geldboeten pagina 3 van 9

4 Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Dossiers inschrijven in elektronisch boetesysteem en excellijst - Briefwisseling en beslissingen voorbereiden, ter nazicht en ter ondertekening voorleggen, en desgevallend doorsturen naar betrokkenen - Desgevallend doorsturen van gegevens naar boekhouding - Wekelijks opmaken stand van zaken voor intern overleg - Inspecteur op de hoogte brengen van beslissing - Contact met administratieve instanties via communicatiesysteem IMI - Afstemmen met de juristen binnen de afdeling - Afstemmen met de Arbeidsauditoraten, de Dienst Administratieve Geldboeten van de FOD WASO, en met de betrokken sociale inspectiediensten - Opvragen gegevens bij betrokkenen 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Werk en Sociale Economie in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Werk en Sociale Economie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. Je beschikt over minimum 6 jaar relevante beroepservaring. Je moet je in de administratieve toestand bevinden waarin je je aanspraken op een bevordering kunt doen gelden. pagina 4 van 9

5 Je mag geen functioneringsevaluatie hebben die besloten werd met een "onvoldoende". Daarnaast moeten de kandidaten in een selectiegesprek hun expertise voorstellen ten aanzien van een jury waarin een externe expert zitting kan hebben. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, seksuele oriëntatie, handicap of leeftijd. 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Inhoudelijke kennis - Kennis hebben van en kunnen toepassen van de relevante regelgeving en richtlijnen - Het hebben of vergaren van een goede inhoudelijke kennis van de materie Informatica - Kennis van outlook, word, excel en powerpoint - zich snel kunnen inwerken in relevante webtoepassingen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie : neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Samenwerken niveau 1 Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is : informeert, pleegt overleg en werkt mee Analyseren niveau 1 Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiente wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie : ziet de essentie van het probleem Klantgerichtheid niveau 1 Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren : reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Plannen en organiseren niveau 1 Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken : plant en organiseert zijn werk effectief Zorgvuldigheid niveau 2 Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten : blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Flexibiliteit niveau 1 Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiente wijze zijn gedrag kunnen aanpassen : past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 9

6 4.3 Toelatingsvoorwaarden Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van Hoofdmedewerker C2 met de bijbehorende salarisschaal C211 Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je salaris is minimaal 2.603,53 euro en maximaal 3.873,92 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft conform de huidige bepalingen van het VPS toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures voor dezelfde graad en bij gelijkwaardigheid (te valideren) van de gevraagde en geteste competenties. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9

7 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Screening van cv's: eerste week september EINDSELECTIE Persoonlijkheidsvragenlijst: eerste week september Competentiegericht interview, met voorafgaandelijk een schriftelijke case: vanaf 2 de week september (onder voorbehoud) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties bijv, als ze nog niet eerder werden bevraagd Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de tweede helft van september (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb pagina 7 van 9

8 je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 31 augustus 2017 Stuur jouw motivatiebrief en curriculum vitae naar: Eric Min, adviseur HR & Vorming Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35 bus 11, 1030 Brussel Je kunt ook mailen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. Het Departement Werk en Sociale Economie is nauw betrokken bij de ontwikkeling en opvolging van het Vlaamse diversiteitbeleid. We kiezen ook in onze eigen organisatie voor diversiteit en moedigen daarom allochtonen, personen met een handicap, ervaren werknemers en andere kansengroepen uitdrukkelijk aan om te solliciteren. 8 VRAGEN Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Vincent Vandenameele, Afdelingshoofd AJDE Vincent.vandenameele@wse.vlaanderen.be 02/ Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Eric Min, adviseur HR en vorming eric.min@ewi.vlaanderen.be tel. 02/ pagina 8 van 9

9 Meer informatie over de opdrachten en producten van het departement WSE vind je onder Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eric.min@ewi.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbeheerder administratieve geldboeten bij entiteit WSE, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Coördinator Administratieve Ondersteuning/Management Assistent Secretaris-Generaal. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. WSE kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9