Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een straffe medewerker voor het team Financieel Management

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een straffe medewerker voor het team Financieel Management Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Als medewerker bij het team Financieel Management werk je bij het Departement Kanselarij en Bestuur. Het departement is het centre of government van de Vlaamse Overheid, en wil een verbindende rol opnemen zowel tussen de verschillende departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid op zich, als tussen allerlei andere overheidsactoren, verenigingen en burgers. Het is een dynamische en lerende organisatie die oog heeft voor maatschappelijke evoluties en zich open en wendbaar opstelt. Als zelfsturende netwerkorganisatie zijn we dus steeds op zoek naar medewerkers die graag samenwerken op basis van vertrouwen. In onze zelfsturende teams komt het talent en de expertise van elke collega tot zijn recht en werkt men betrokken en gefocust aan de teamdoelstellingen. Creativiteit, innovatie en initiatief worden geapprecieerd en gestimuleerd. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je beheert en behandelt dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

2 Resultaat Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Opvolgen van de financiële verwerking van de ontvangen inkooporder-aanvragen, papieren facturen (uitdovend). - Centraal verzamelen van alle getekende papieren stukken m.b.t. overheidsopdrachten van het departement + koppeling aan een inkoopordernummer uit het financieel systeem. - Opvragen of opzoeken van onjuiste of ontbrekende gegevens of documenten Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Controleren van documenten m.b.t. overheidsopdrachten op volledigheid Controleren van de aanvragen voor het aanmaken van inkooporders op hun volledigheid en juistheid. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Invoeren van inkooporders, vorderingen, declaraties en manuele facturen - Ontvangstbevestigingen goederen diensten op inkooporders - Archiveren van documenten (inkooporderaanvragen digitaal, getekende papieren stukken m.b.t. overheidsopdrachten ) - Oplossen van factuurblokkeringen in de OraFinworkflow. - Ad-hoc opdrachten m.b.t. OraFin-invoer. - Screenen van budget- en operationele rapporteringen. - Diverse taken op ad-hoc basis voor het team Financieel Management. - Budgethouders/dossierbeheerders contacteren m.b.t. factuurblokkeringen in de OraFin-workflow. - Terugkoppeling naar dossierbeheerders na verwerking van aanvragen in OraFin. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede - Signaleren van verbeterpunten aan de financiële processen - Bieden van ondersteuning bij het uitwerken, verbeteren, toegankelijk maken van pagina 2 van 8

3 samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Optimalisatie van de werking Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen nav nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen werkinstrumenten, sjablonen, standaarddocumenten van het team - Samenwerken aan verbeterinitiatieven - Bieden van ondersteuning bij beheren van informatie i.v.m. financiën (vb. opvolgen KPI s ) - Vervangen of inspringen voor afwezige invoerders of collega s van het team Financieel Management - Detecteert hiaten in het OraFin-invoerproces en stelt aanpassingen voor. - Capteert opmerkingen van personeelsleden over informatie op het intranet rond de financiële procedures en brengt verbetervoorstellen aan binnen het team Financieel Management. - Actueel houden van de OraFin-kennis en opvolgen van de richtlijnen van de systeembeheerders zodat snel kan worden ingespeeld op veranderingen. Coördineren/Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk; - Neemt deel aan gebruikersvergaderingen van de OraFin invoerders van het departement. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van de financiële medewerkers op peil te houden 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het departement Kanselarij en Bestuur. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het departement Kanselarij en Bestuur in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een pagina 3 van 8

4 overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het departement Kanselarij en Bestuur en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt minimaal 1 jaar beroepservaring in het behandelen van financiële dossiers 3) Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de financiële processen van departement Kanselarij en Bestuur 4) Je hebt ervaring met OraFin en kan werken met de modules Inkoop, Crediteuren en Debiteuren. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sanne Rigo, sanne.rigo@kb.vlaanderen.be). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt inzicht in de organisatiestructuur van het departement Kanselarij en Bestuur Je bent sterk in cijfers en analytisch denken Je hebt een onderzoekende ingesteldheid Ervaring met het gebruik van OraFin en met overheidsboekhouding is een pluspunt Je kan goed met cijfers werken en doet dit ook graag Je kan vlot werken met de PC en de courante softwarepakketten (MS Office) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 8

5 Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1949,51 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. pagina 5 van 8

6 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 30 oktober VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van de vragenlijst in het sollicitatieformulier: Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het geheel van de criteria én behoort tot de 4 hoogst scorende kandidaten kan deelnemen aan de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de week van 30 oktober EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 6 van 8

7 Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de eerste helft van november. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien slechts 1 kandidaat weerhouden wordt na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 26 oktober Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. pagina 7 van 8

8 of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 26 oktober naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Jan Van Rie Team Financieel Management Jan.vanrie@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sanne Rigo Selectieverantwoordelijke sanne.rigo@kb.vlaanderen.be tel 0492/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden november. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar sanne.rigo@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer pagina 8 van 8