1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau VLAIO zoekt een senior boekhouder (m/v) Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: hoofddeskundige Standplaats: Brussel Vacaturenummer: VLAIO /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Agentschap Innoveren en Ondernemen zoekt een senior boekhouder voor financiële en boekhoudkundige dienst. Het AIO is een intern verzelfstandigd agentschap dat behoort tot het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI). Het Agentschap voert het Vlaams en deels het Europees economische beleid uit en staat in voor de operationele voorbereiding ervan. Het agentschap staat ten dienste van de ondernemingen, de ondernemers en de kandidaatondernemers. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen heeft als missie, namens de Vlaamse overheid, bij te dragen tot een versterkt klimaat van duurzame economische groei en jobcreatie in Vlaanderen. Dat doen we door: 1. het stimuleren van alle vormen van ondernemerschap; 2. het verhogen van het groeipotentieel en het innoverend vermogen van de Vlaamse ondernemingen; 3. het creëren van stimulerende omgevingsfactoren voor het ondernemen. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen voert dit beleid niet alleen uit. We gaan partnerschappen aan met andere overheden, bedrijfsorganisaties, kennisinstellingen, om de beleidsdoelstellingen van de Vlaamse overheid te verwezenlijken.

2 Het verstrekken van financiële steun en subsidies is de belangrijkste kernactiviteit om ons beleid in uitvoering te brengen. Naast de reguliere beleidskredieten, beschikt het Agentschap Innoveren en Ondernemen over een apart begrotingsfonds om flexibel te kunnen inspelen op de maatschappelijke ontwikkelingen binnen de het beleidsdomein. Ten behoeve van de interne werking beschikt het agentschap over een werkingsbudget dat het autonoom beheert. 2 FUNCTIECONTEXT De financiële en boekhoudkundige dienst verzorgt de operationele dienstverlening voor alle transacties en boekingen met betrekking tot de financiële steunverlening die onze beleidsinstrumenten voorzien. De dienst is verantwoordelijk voor de rapportering en monitoring met betrekking tot alle inkomsten en uitgaven. Het agentschap en de beleidsmakers doen beroep op de financiële en boekhoudkundige dienst ter ondersteuning van de begrotingsopmaak en de begrotingsopvolging binnen het beleidsdomein. De dienst ondersteunt eveneens de rapportering en verantwoordingsplicht ten aanzien van de instanties die toezien op behoorlijk bestuur binnen de Vlaamse overheid. Het beheer van de werkingskredieten wordt eveneens toevertrouwd aan de medewerkers van deze dienst. Een goed functionerende financiële en boekhoudkundige dienst is niet alleen strategisch belangrijk, maar ook essentieel om onze missie en kerntaken te kunnen waarmaken. De kwaliteit van de financiële dienstverlening is een kritische succesfactor voor het beheer van onze relaties met klanten, stakeholders en de beleidsmakers. De functiecontext is op zijn minst uitdagend te noemen. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen is afgelopen jaar ontstaan door de integratie van een extern en intern verzelfstandigd agentschap. In beide voormalige agentschappen zijn de voorbije jaren reeds veranderingstrajecten doorgevoerd in de financiële en boekhoudkundige processen. Dit heeft geleid tot bijsturingen en aanpassingen van systemen die niet volledig voltooid waren op het moment van de integratie tot één agentschap. Binnen de complexiteit van aparte werkwijzen, dient binnen de dienst een pad uitgestippeld te worden om alle financiële en boekhoudkundige processen te integreren. In het bijzonder voor het efficiënt en sluitend beheer van de boekhouding voor het Hermesfonds dient een apart integratieproject opgestart te worden. Dit integratietraject is eveneens noodzakelijk om een betrouwbare en efficiënte wijze te kunnen rapporteren aan alle instanties die toezien op degelijk financieel beheer binnen de Vlaamse overheid. De senior boekhouder rapporteert aan de directeur Financiën en Boekhouding. pagina 2 van 9

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Het doel van de functie is het actief bijdragen aan de uitvoering van de financiële processen van het Agentschap voor Innoveren en Ondernemen en het Hermesfonds. Van de senior boekhouder wordt verwacht dat hij/zij vanuit de opgebouwde ervaring meewerkt aan de verbetering van de dienstverlening aan de interne en externe klanten. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. pagina 3 van 9

4 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een vastbenoemd ambtenaar binnen het Agentschap Innoveren en Ondernemen in de graad van deskundige (B1) ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd binnen dit agentschap en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal B1. Je beschikt op de datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie of 6 jaar schaalanciënniteit in één of meer salarisschalen van de betrokken graad. De inhoudelijke materie heeft betrekking op de regels en procedures met betrekking tot boekhoudkundige verrichtingen binnen de Vlaamse overheid. Onder de inhoudelijke materie valt eveneens de kennis over het beheer en de werking van begrotingsfondsen zoals het Hermesfonds.. Je bevindt je in een administratieve toestand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Grondige kennis van de boekhoudkundige verrichtingen binnen de Vlaamse overheid. - Grondige kennis over het beheer en de werking van begrotingsfondsen, in het bijzonder over het Hermesfonds. - Grondige kennis van ORAFIN - Kennis van Synergie is een pluspunt 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1). Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1). Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2). Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1). Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2). Plannen en organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1). Zorgvuldigheid: Je neemt verantwoordelijkheid over de kwaliteit van het werk van anderen. (niveau 3). Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 9

6 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (B2) met de bijbehorende salarisschaal. - Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Gevraagde ervaring: inhoudelijk - Gevraagde ervaring: aantal jaren Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats omstreeks 22 februari Voorselectie op basis van een persoonlijkheidsvragenlijst De kandidaten voor wie de cv-selectie positief is, worden uitgenodigd om een onlinepersoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Dit gebeurt vermoedelijk in de week van 27 februari Deze selectiefase is adviserend. pagina 6 van 9

7 6.3. EINDSELECTIE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Het wordt voorafgegaan door het voorbereiden van een casus, die tijdens het interview aan bod komt. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische en persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 14 of 15 maart 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9

8 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 21 februari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 21 februari 2017 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Wie als contractueel personeelslid solliciteert dient zelf aan te tonen geslaagd te zijn voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking bij de Vlaamse overheid. Bezorg ons in dit geval bij inschrijving ook volgende documenten: - de functiebeschrijving/het selectiereglement van de oorspronkelijke selectie - de motivering/verslaggeving betreffende je geschiktheid in de betreffende procedure 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: de heer Thomas Decremer, Celhoofd Financiën en Facility thomas.decremer@vlaio.be Tel. : 02 / Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur hr & vorming / selectieverantwoordelijke eric.min@ewi.vlaanderen.be pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 17 maart Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. aan de selectieverantwoordelijke. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten, eventueel met rangschikking. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9