Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Onderwijs en Vorming zoekt een Themaspecialist begroting

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Onderwijs en Vorming zoekt een Themaspecialist begroting Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Voor iedereen in Vlaanderen kwaliteitsvol onderwijs en vorming waarborgen, dat is de kerntaak van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit: het departement Onderwijs en Vorming het agentschap voor Onderwijsdiensten het agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen Het departement Onderwijs en Vorming ondersteunt de minister bij het bepalen van het beleid en bij het monitoren van de beleidsuitvoering en de onderwijscommunicatie. De verzelfstandigde agentschappen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Meer informatie kan je via volgende link terugvinden. Het departement Onderwijs en Vorming bestaat uit de volgende afdelingen: Stafdiensten O&V Strategische Beleidsondersteuning Horizontaal Onderwijsbeleid Beleid Onderwijspersoneel Basisonderwijs en Deeltijds Kunstonderwijs Secundair Onderwijs en Leerlingenbegeleiding Hoger Onderwijs en Volwassenenonderwijs

2 Communicatie De vacature situeert zich bij de afdeling Secundair Onderwijs en Leerlingenbegeleiding van het departement Onderwijs en Vorming. De afdeling Secundair Onderwijs en Leerlingenbegeleiding verzorgt de beleidsvoorbereiding, de beleidsevaluatie en de ontwikkeling van de regelgeving voor het secundair onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding. Concreet betekent dit dat de afdeling niet alleen werkt aan het bepalen van de omkadering en de werkingsmiddelen van de onderwijsinstellingen in het gewoon en buitengewoon voltijds en deeltijds secundair onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding, maar ook focust op de structuur van het secundair onderwijs, de overgang van het secundair onderwijs naar hoger onderwijs en arbeidsmarkt, de beroeps- en studiekeuzebegeleiding van leerlingen, Verder staat de afdeling in voor de beleidsondersteuning met betrekking tot duaal leren, de regionale technologische centra, de participatie van leerlingen en ouders, het gezondheidsbeleid op school, vroegtijdig schoolverlaten, spijbelen, de aanpak van pesten en andere vormen van grensoverschrijdend gedrag zoals radicalisering en de inzet van schoolvervangende onderwijsprogramma s. Bij al deze thema s is er ook telkens aandacht voor de internationale dimensie. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je ondersteunt de projectcoördinator leren en werken in de dagelijkse financiële opvolging en uitvoering (van indiening tot rapportering) van de volgende ESF-projecten: brugprojecten, IBALprojecten en ABO-projecten in BuSO OV3. Hierbij is het belangrijk dat je de nodige financiële informatie verzamelt, invoert, verwerkt, actueel houdt en binnen het team leren en werken ontsluit, zodat je op elk moment snel en efficiënt de nodige correcte en recente informatie ter beschikking hebt en het team in staat stelt snel de gevraagde informatie terug te vinden. Ook ben je goed op de hoogte van de andere activiteiten van het team leren en werken en kan je indien nodig inspringen bij de collega s van de backoffice. Als themaspecialist begroting sta je in voor het financieel beheer en de budgetopvolging van de ESFsubsidies, ben je verantwoordelijk voor de eerstelijnscontrole van de financiële stukken en de correcte uitbetaling ervan. Je bewaakt mee de correcte toepassing van reglementaire bepalingen, procedures en normen, Ook help je bij het opmaken van de eindrapportering naar ESF toe en bezorg je de projectcoördinator hiertoe tijdig alle nodige financiële informatie. Je anticipeert op problemen en knelpunten, zoekt mee naar oplossingen voor eventuele problemen die zich voordoen bij de financiële uitvoering of rapportering van deze ESF-projecten en doet hiervoor voorstellen. Je ondersteunt de projectcoördinator bij audits op de ESF-projecten en draagt bij tot de goede uitvoering hiervan. pagina 2 van 9

3 Verder sta je - samen met het steunpunt begroting van de afdeling Secundair Onderwijs en Leerlingenbegeleiding - ook in voor de financiële opvolging en afsluiting van EPON vzw in vereffening. Hiertoe verstrek je de nodige financiële informatie aan het afdelingshoofd en de vereffenaar, voer je de nodige financiële verrichtingen uit voor de vzw in vereffening en voer je een analytische boekhouding via het boekhoudsysteem. Samen met de bedrijfsrevisor sta je in voor de opmaak van de eindbalans en de jaarbegroting. Je ondersteunt het steunpunt begroting van de afdeling en staat in voor het correct ingeven en opvolgen van de orders, vastleggingen en de betalingen van de afdeling in Orafin en CMSB. Overleg en samenwerking, waarbij je beroep kan doen op de expertise van anderen, zijn onlosmakelijk verbonden met de uitvoering van je taken. Net als het opvolgen en actueel houden van de Vlaamse, federale en Europese financiële regelgeving. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. pagina 3 van 9

4 Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit de eigen specialisatie en ervaring adviseren over of input geven voor het (verder) uitbouwen en/of optimaliseren van de dienstverlening of het beleid met als doel de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de entiteit. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het departement Onderwijs en Vorming in de graden van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het departement Onderwijs en Vorming én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de in de graden van medewerker of technicus. 2) Je beschikt op datum van uiterste inschrijfdatum 15/09/2017 over minstens 6,jaar relevante beroepservaring. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (projectteam@searchselection.com). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Gedegen kennis van de uitvoering van de ESF-projecten in het kader van het stelsel leren en werken en ABO BuSO OV3 Gedegen kennis van boekhouding 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 Gedegen kennis van Orafin (inclusief I-Expense en rapportering) en CMSB (Apex-toepassing) Basiskennis van overheidsbegroting ICT: Word, Excel en Access In staat om (overzichts)tabellen te ontwikkelen, brieven en nota s te schrijven in het kader van het financieel beheer van de ESF- projecten Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. pagina 5 van 9

6 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt eind plaats in de week van 19/9/2017 (datum onder voorbehoud) FASE 1: Externe potentieel inschatting + persoonlijkheidsvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Samenwerken (niveau 2) pagina 6 van 9

7 Analyseren (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Zorgvuldigheid (niveau 2) Plannen en organiseren (niveau 1) Voortgangscontrole (niveau 1) Deze selectiefase wordt gevoerd met een extern kantoor (Search & Selection). Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats te Zaventem in de week van 25/09/2017 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 06/10/2017 of 20/10/2017 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 9

8 6.1. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KANJESOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15/09/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 15/09/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij (projectteam@searchselection.com). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Katrien Bonneux afdelingshoofd Katrien.bonneux@ond.vlaanderen.be tel pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Annemie Meert selectieverantwoordelijke 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in november (datum onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar (projectteam@searchselection.com) met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9