1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt een gedreven medewerker facilipunt Statutair Niveau: D Rang: D2 Graad: Hoofdassistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als medewerker facilipunt ondersteun je klanten bij het reserveren van een zaal en eventueel bijhorende catering in het zaalreservatiesysteem. Je volgt dergelijke aanvragen nauwgezet op. Daarnaast volg je geregistreerde aanvragen of klachten op. Je schrikt er niet van terug klanten telefonisch te woord te staan en je kan overweg met eenvoudige administratieve dienstverlening? Hou je van communiceren en van klantgericht werken? Ben je minstens zes jaar tewerkgesteld binnen Het Facilitair Bedrijf in niveau D en heb je ervaring als helpdeskmedewerker? Dan is deze vacature misschien iets voor jou. Lees meer over het vereiste profiel, de functie en het takenpakket in het selectiereglement. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies.

2 Je komt terecht in het team facilipunt van de afdeling Algemeen Beleid, Klantenrelaties en Vastgoed. De afdeling Beleidscoördinatie, Klantenrelaties en Vastgoed staat in voor: het klantenbeheer van Het Facilitair Bedrijf huisvesting van het personeel van de Vlaamse overheid beheer van huurcontracten en relaties met de eigenaars van gebouwen waarin Vlaamse ambtenaren zijn gehuisvest praktische, technische en juridische ondersteuning bij de inhuring, aankoop, verkoop of verhuur van een (deel van) een gebouw beheer van de vastgoeddatabank, het online platform voor de uitwisseling van vastgoedgegevens van de entiteiten van de Vlaamse overheid (gebouwen en percelen) verkoop van onroerende goederen in eigendom van de Vlaamse overheid, die niet meer nuttig kunnen worden aangewend voor het doel waarvoor ze waren bestemd. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Ondersteunende taken Resultaat Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of de afdeling Voorbeelden van activiteiten - Klantvriendelijk beantwoorden van telefonische oproepen of inkomende s van klanten, leveranciers,... - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie over onze dienstverleningen aan klanten, leveranciers, collega's,... pagina 2 van 8

3 - Ondersteunen van klanten bij het gebruik van Facilipunt, teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van deze aanvraag. - (Telefonisch) ondersteunen van klanten bij het reserveren van een zaal en eventueel bijhorende catering in het zaalreservatiesysteem en het opvolgen van dergelijke aanvragen - Ondersteunen van klanten (vb lokale besturen) die geen toegang hebben tot onze Facilipunt. - Actief luisteren naar en duidelijk inschatten/achterhalen van de noden en verwachtingen van de oproeper - Waar nodig gerichte vragen stellen om de achtergrond en context van de aanvraag of het probleem te kunnen duiden - Gebruik van Facilipunt stimuleren bij klanten en collega s. Registreren en opvolgen van meldingen en klachten, zodat klanten een gegarandeerd en kwalitatief antwoord ontvangen. Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Correct en volledig registreren van meldingen wanneer de klant geen toegang heeft tot Facilipunt - Aanvragen in Facilipunt tijdig en correct dispatchen naar de behandelaar - In bepaalde gevallen zelf antwoorden op aanvragen (vb betreffende zaalreservatiesysteem) en/of klachten voorbereiden en communiceren naar klanten, leveranciers,... - Opvolgen van de behandeling van geregistreerde aanvragen en/of klachten - Kritisch behandelen van antwoorden op VKC s, zodoende een volledig, correct en klantvriendelijk antwoord via FP aan klant te bezorgen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Tijdig aan de leidinggevende signaleren van langdurig openstaande/ onbeantwoorde meldingen of klachten - Zelf actief nagaan of geregistreerde meldingen tijdig en correct behandeld werden door collega's binnen het agentschap - Uitvoeren van het beheer van restaurantkaarten (opmaken, inlichtingen inwinnen,..) - - Inspringen bij afwezigheid van collega's - Registreren en doorgeven van afwezigheden, ziekten... die Facilipunt ontvangt via telefoon, mail,.. pagina 3 van 8

4 Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van klantengegevens, teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een bestand met veelgestelde vragen door klanten (FAQ's), teneinde zichzelf en collega's in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Kennis en interne contacten van het agentschap up to date houden - Een gegevensbestand van klantengegevens bijhouden in het CRM-systeem - Nagaan of de gegevens correct, volledig en up-to-date zijn - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) om gegevens te vervolledigen en/of actueel te houden - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van rapporten (jaar)verslagen, beleidsdocumenten,... - Opzoeken van informatie op het extranet van Het Facilitair Bedrijf, op Wegwijs. - Up to date houden van het bestand van FAQ's van weerkerende vragen van klanten - Controleren en verbeteren van de kwaliteit van vragen in antwoorden in het FAQ-bestand - Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de eigen entiteit in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de eigen entiteit én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. 2) Je beschikt op datum van publicatie over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot telefonische klantencontacten en administratieve dienstverlening. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 4 van 8

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eva De Troyer, en 0492/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je beschikt over een basiskennis Outlook - Je beschikt over een basiskennis meldingen registreren in facilipunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn pagina 5 van 8

6 je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent (rang D2) met de bijbehorende salarisschaal D211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 19 april EINDSELECTIE: JURYGESPREK EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: pagina 6 van 8

7 Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 24 april 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10 april Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt pagina 7 van 8

8 je je kandidatuur uiterlijk op 10 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Lore Bocken Teamverantwoordelijke klantenbeheer Lore.bocken@kb.vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Eva De Troyer selectieverantwoordelijke eva.detroyer@kb.vlaanderen.be tel 0492/ Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar eva.detroyer@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 8 van 8