1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Zorg en Gezondheid zoekt één Secretariaatsmedewerker (D3) bij de afdeling Gespecialiseerde Zorg Statutair Niveau: D Rang: D3 Graad: Senior Hoofdassistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zorg en Gezondheid heeft momenteel één vacature voor een Secretariaatsmedewerker (D3) bij de afdeling Gespecialiseerde Zorg. 2 FUNCTIECONTEXT Zorg en gezondheid Het agentschap heeft als missie om samen te werken met alle belanghebbenden aan een betere zorg en meer gezondheid. We willen dit bereiken door mensen uit te nodigen om gezond te leven en hen hierbij te ondersteunen. We beschermen hen tegen besmettelijke ziektes en een ongezond milieu en maken de tijdige opsporing van een aantal ziektes mogelijk. We dragen bij tot een netwerk van kwaliteitsvolle zorg voor en rond mensen die het nodig hebben. Met de Vlaamse sociale bescherming brengen we de betaalbaarheid van de zorg in het bereik van onze medeburgers. Om dit alles te realiseren erkennen en financieren we organisaties, zorgverleners en voorzieningen. We doen alles in partnerschap en in gedeelde verantwoordelijkheid met hen, met andere overheden én met de mensen zelf. Extra aandacht gaat daarbij naar de meest kwetsbaren.

2 Onze waarden Het agentschap is een open en wendbare organisatie. We streven er naar daadkrachtig te anticiperen op de evoluties en behoeften in de samenleving, Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Onze aanpak is menselijk, gidsend en toekomstgericht. Afdeling Gespecialiseerde Zorg De afdeling gespecialiseerde zorg concentreert zich op de ziekenhuizen en de geestelijke gezondheidszorg. Na de voltooiing van de zesde staatshervorming, zal deze afdeling ook de dossiers van de revalidatiecentra behandelen. De afdeling staat in voor de programmering, planning, erkenning en subsidiëring van: ziekenhuizen (algemene, universitaire en categorale ziekenhuizen) psychiatrische ziekenhuizen initiatieven beschut wonen psychiatrische verzorgingstehuizen centra Geestelijke Gezondheidszorg Positionering Als Secretariaatsmedewerker rapporteer je aan de teamverantwoordelijke en het afdelingshoofd. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van diensten aan één of meer personen en afdelingen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Resultaat Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als Voorbeelden van activiteiten - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers en actualiseren van gegevensbestanden - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Beheren van/invoer in databasebestanden voor dossieropvolging - Gegevens invoeren in een registratiesysteem zoals GKB pagina 2 van 9

3 doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Administratief opvolgen en begeleiden van dossiers doorheen de opeenvolgende procedurestappen zoals bijvoorbeeld besluiten. - Proactief inlichtingen inwinnen om databases up-to-date te houden zoals contactgegevens voorzieningen, klanten, contacten - Adressenbestand bijhouden - Planning van de taken wordt deels zelf bepaalt binnen een stapsgewijze uitvoering Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Aanleggen van een inventaris m.b.t. vorming, dienstreizen, vakantieplanning - Klasseren van facturen, brieven, rapporten... - Archiefbeheer - Verslagen van vergaderingen archiveren na teamoverleg en diverse vergaderingen Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. En dit conform de procedures, wetgeving en regelgeving - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van,, brieven en documenten Deze zijn niet altijd gestandaardiseerd. - Administratief opvolgen van dossier, onder meer timing behandeling, tijdig versturen van documenten Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, bestelbons,, aanwezigheidslijsten, - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Sorteren van post - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - Versturen van uitgaande stukken - Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten - Fotokopies nemen en verspreiden - Helpen bij het versturen van zendingen, bijv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijd bezorgen aan collega s Onthaal / Telefoon - Telefonische permanentie voorzien - Ontvangen en begeleiden van bezoekers pagina 3 van 9

4 Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - Beheren van de agenda van de leidinggevende en de afdelingsspecifieke agenda (zoals bijvoorbeeld teamvergaderingen). Het beheer hiervan vraagt de nodige flexibiliteit met beperkte richtlijnen - Vergaderingen plannen en organiseren met interne klanten en inboeken in de agenda s - Bij wijzigingen betrokken informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden te verwittigen Inboeken van vergaderlocaties en voorzien van materiële en logistieke ondersteuning. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Zorg en Gezondheid in een graad van de rang D1 of D2 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Zorg en Gezondheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in een graad van de rang D1 of D2. 2) Vanuit de rang D2 beschik je op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 8 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie zoals aangegeven in de functiebeschrijving. Vanuit de rang D1 beschik je op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 12 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie zoals aangegeven in de functiebeschrijving. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Liesbeth De Beyter, 02/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Correcte klantservice telefonisch en bij rechtstreeks contact: discreet, geduldig, etiquette, professioneel en hulpvaardig. Basiskennis van het personeelsstatuut met betrekking tot verlof- en ziekteregelingen Goed inzicht in de werking van de Vlaamse overheid Kennis van de bevoegdheden van het agentschap Zorg en Gezondheid en van het Beleidsdomein WVG. Kennis van de taakverdeling binnen/organisatiestructuur van het agentschap. Goede kennis van diverse organisatiespecifieke systemen (Vlimpers, ORKA, Facilipunt, Orafin, ) Goede Kennis van de courante MS Office toepassingen (o.a. SharePoint) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Flexibiliteit: Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 9

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van Senior Hoofdassisent (rang D3) met de bijbehorende salarisschaal D3111 Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 19/03/2018 (periode onder voorbehoud) pagina 6 van 9

7 6.2. COMPETENTIESCREENING Tijdens deze selectiefase worden volgende persoonsgebonden competenties beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Samenwerken (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Zorgvuldigheid (niveau 2) Initiatief (niveau 1) Plannen en organiseren (niveau 1) Deze selectiefase kan volgende onderdelen omvatten: een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, vaardigheidsproeven,. Deze selectiefase wordt uitgevoerd door een extern selectiebureau. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten met een positieve beoordeling gaan door naar de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de lokalen van het extern selectiekantoor, in principe in de weken van 26/03/2018, 2/04/2018, 9/04/2018 en 16/04/2018 (periode onder voorbehoud) EINDSELECTIE: FUNCTIEGERICHT EINDGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met een jury die samengesteld is uit afgevaardigden van de afdeling en een selectieverantwoordelijke (+ evt. een vakinhoudelijke specialist). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De gedragscompetenties: communiceren en flexibiliteit Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de periode van 23/04/2018 tot 18/05/2018 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse pagina 7 van 9

8 overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 18/03/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Afdeling HR en Organisatie t.a.v. Liesbeth De Beyter, Selectieverantwoordelijke; Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 18/03/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Tom De Boeck Afdelingshoofd Gespecialiseerde Zorg tom.deboeck@zorg-en-gezondheid.be pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter Selectieverantwoordelijke 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd voor de functie van Secretariaatsmedewerker (D3) bij de afdeling Gespecialiseerde Zorg bij Zorg en Gezondheid. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Secretariaatsmedewerker (D3) bij de afdeling afdeling Gespecialiseerde Zorg. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9