Je werkt als statutair ambtenaar in de rang B1 of een hogere rang binnen het Departement WVG

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin werft aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit scope Departement WVG): PERSOONLIJK SECRETARIAAT AFDELINGSHOOFD MOD WVG-AFDELING PERSONEEL Afdeling: MOD WVG afdeling Personeel Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Brussel ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure en er dient aan voldaan te zijn op datum van de afsluiting van de kandidaatstellingsperiode (25/05/2017). Voorwaarde 1: Je werkt als statutair ambtenaar in de rang B1 of een hogere rang binnen het Departement WVG Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Departement WVG in een betrekking met een salarisschaal van de rang B1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in de rang B1 met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van deskundige) binnen het Departement WVG en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor van Deskundige (VPS art. III 22). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid.

2 Voorwaarde 2: - Je hebt minstens 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare secretariaatsfunctie COMPETENTIES TECHNISCHE COMPETENTIES - Inzicht in de structuur en kennis van de werking van de diensten van de Vlaamse overheid in het algemeen en het beleidsdomein WVG in het bijzonder - Basiskennis van de relevante reglementeringen en administratieve procedures o.a. Vlaams Personeelsstatuut - Algemene kennis van de verschillende segmenten van de "personeelsfunctie" - Goede kennis van MS-officetoepassingen en inzicht in de mogelijkheden van IT-ondersteuning en gegevensbeheer - Administratieve en organisatorische vaardigheden (bv. planningsvaardigheden) PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES - Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 - Klantgerichtheid niveau 1 - Communiceren niveau 1 - Plannen en organiseren niveau 2 - Initiatief niveau 2 - Samenwerken niveau 1 Voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket en de competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving (zie onderaan). TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure; 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

3 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 25 mei De scope is beperkt tot personeelsleden van het Departement WVG. Om te solliciteren stuur je het kandidaatsformulier naar en vermeld in het onderwerp de titel van de vacature. Of je stuurt het naar: Vlaamse overheid - Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin MOD WVG Afdeling Personeel t.a.v. Nancy Toussaint Koning Albert II-laan 35 bus Brussel De datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs van tijdige indiening. SELECTIEPROCEDURE - Ontvankelijkheidstoets Enkel de kandidaten die aan de 2deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure - Interview inclusief persoonlijkheidsvragenlijst of zelfbeschrijving (Indien er slechts 1 kandidaat is na de ontvankelijkheidstoets, kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek incl. persoonlijkheidsvragenlijst/zelfbevraging georganiseerd) AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. KENNISGEVING RESULTAAT EN FEEDBACK Kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van het resultaat of de beslissing na elke procedurestap. Feedback opvragen kan telefonisch op het nummer na afloop van de gehele selectieprocedure. Feedback kan gegeven worden tot 3 maanden na het afsluiten van de procedure. Kandidaten die niet tevreden zijn over het verloop van de procedure, Kunnen een klacht indienen bij onze interne klachtenbehandelaar Matthieu Vanspeybrouck, MOD WVG - afdeling Personeel, Ellipsgebouw, Koning Albert IIlaan 35, bus 30, 1030 Brussel, tel , matthieu.vanspeybrouck@wvg.vlaanderen.be. Kandidaten kunnen tegen een beslissing een schorsings- en/ of annulatieverzoek indienen bij de Raad van State. Dit verzoek dient binnen een termijn van 60 dagen, te rekenen vanaf de kennisgeving van deze beslissing, aangetekend te worden verzonden naar het volgend adres: Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel.

4 ONS AANBOD Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan deze van de vacature tewerkgesteld bent. Je wordt statutair aangeworven in de graad van Deskundige (rang B1) met bijhorende salarisschaal (B11). TER INFO - Je dient de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Anne Vanwalleghem, afdelingshoofd Tel.: anne.vanwalleghem@wvg.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Nancy Toussaint, HRM-verantwoordelijke Rekrutering en Selectie Tel.: nancy.toussaint@wvg.vlaanderen.be Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?

5 Functiebeschrijving: Persoonlijk secretariaat afdelingshoofd MOD WVG-afdeling personeel Functiefamilie administratief ondersteunende functies

6 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Afdelingshoofd MOD WVG-afdeling Personeel 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. pagina 6 van 9

7 3. Resultaatgebieden Informatieverzameling en -verwerking Resultaat Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten - Bijhouden van het adressenbestand van contactpersonen en organisaties; - (periodiek) verzamelen en verwerken en/of opvolgen van gegevens [bv. Invoer afwezigheden, aanmaken en/of bijhouden van overzichten]; - Nagaan of gegevens volledig en correct zijn; - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ); - Samenbrengen van documenten ter voorbereiding van vergaderingen waaraan het afdelingshoofd deelneemt: opmaken van een vergadermap, klaarleggen van dossiers,... ; - Beheren van de agenda van het afdelingshoofd; - Organisatie van het fysisch en elektronisch klassement; - Bijhouden, opvolgen en archiveren van verslagen van vergaderingen/adviezen; - Aanvullen losbladige naslagwerken - Administratief en budgettair opvolgen van documentatiekrediet; - Coördineren maandelijkse bottom up; - Administratief opvolgen van dossiers: bv. Opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, volledigheid nakijken; - Facturatie / schuldvorderingen opvolgen m.h.o. Betaling via boekhouding - (o.a. Catering; dienstverplaatsingen); - Doorsturen van gegevens naar andere entiteiten; - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Verzorgen van lay-out van documenten; - Opmaken van brieven en nota's - Vergadermap samenstellen agenda, (achtergrond) documenten/ nuttige info verzamelen- zodat het afdelingshoofd gedocumenteerd aan een vergadering kan participeren pagina 7 van 9

8 Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Maken en verspreiden van fotokopies, scannen van documenten, verzenden van faxberichten; - Informatie opzoeken en tijdig aan collega s/afdelingshoofd/derden bezorgen - Stockbeheer (opstellen bestelbon/verdelen klein materiaal/voorraden ordentelijk bijhouden); - Administratieve en logistieke voorbereiding van vergaderingen/studiedagen: reserveren van vergaderzalen (online), verzorgen van het logistieke luik (drank, beamer, netwerkaansluiting,...), uitnodigen van de deelnemers via e- mail, outlook-kalender of brief, zorgen voor vervoer/opstellen van agenda...; - Allerhande afdelingsinitiatieven coördineren (attentiebeleid; afdelingsdag ); - (digitaal)beheer van vergaderzalen; - Instaan voor telefonische permanentie samen en in afspraak met collega's - Afspraken maken - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren van vergaderzalen - Bij agendawijzigingen: de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Communiceren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 2 Initiatief niveau 2 Samenwerken niveau 1 pagina 8 van 9

9 4.2. Vaktechnische competenties - Inzicht in de structuur en kennis van de werking van de diensten van de Vlaamse overheid in het algemeen en het beleidsdomein WVG in het bijzonder - Basiskennis van de relevante reglementeringen en administratieve procedures o.a. Vlaams Personeelsstatuut - Algemene kennis van de verschillende segmenten van de "personeelsfunctie" - Goede kennis van MS-officetoepassingen en inzicht in de mogelijkheden van IT-ondersteuning en gegevensbeheer - Administratieve en organisatorische vaardigheden (bv. planningsvaardigheden) 5. Andere functierelevante informatie pagina 9 van 9