1. DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau DWSE zoekt een DOSSIERBEHEERDER EXTERNE AANVRAGEN Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: Hoofddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VDAB /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. DE VACATURE IN HET KORT Wil je meewerken aan de ondersteuning aan ondernemingen die bewust kiezen voor een duurzame toekomst? Wil je mee focussen op de impact die organisaties hebben op mens en maatschappij? Dan is deze vacature iets voor jou 2. FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor de beleidscoördinatie en ontwikkeling, de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaamse werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en de versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de nonprofitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info: De functie situeert zich in de dienst Duurzaam Ondernemen van de afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen. Deze afdeling staat in voor de ondersteuning aan ondernemingen die bewust kiezen voor een duurzame toekomst. Vanuit het beleidsdomein Werk en Sociale Economie focussen we hierbij op de impact die

2 organisaties hebben op mens en maatschappij. Wij behartigen verschillende beleidsthema s in dit kader, gaande van maatschappelijk verantwoord ondernemen en coöperatief ondernemen over duurzaam loopbaan en diversiteitsbeleid, werkbaar werk tot tewerkstellingsmaatregelen in de sociale economie en de ondersteuning van sociaal ondernemerschap.. 3. TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dossiers en gegevens in het kader van het beleidsthema duurzaam ondernemen teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. subsidies, overheidsopdrachten, maatregelen, e.d. met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. De opvolging van de uitvoering van deze dossiers in relatie met onze klanten en partners. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent zal je takenpakket bestaan uit: Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig en correcte informatie met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te - Ontbrekende gegevens opzoeken of opvragen - Controleren van de correctheid van de gegevens - Gegevens importeren in een registratiesysteem - Samenstellen van een dossier - Opvolging van de applicaties en gegevensstromen - Inhoudelijke analyse van de aanvragen binnen de geldende regelgeving - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures en vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Argumenten pro en contra verzamelen - Uitwerken van een voorstel van beslissing - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en verslagen - Voorstel van beslissing bezorgen aan het diensthoofd pagina 2 van 9

3 laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Initiëren van de uitvoering van de beslissing: opmaken van subsidiebesluiten, inkooporders en facturen Communicatie en contacten Tijdig en correct de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Tijdig en correct de communicatie en contacten met partners verzorgen met als doel een vlotte samenwerking te realiseren in de uitrol van beleidsinitiatieven Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Helpdesk voor de stakeholders en partners ( bedrijven, organisaties, ) - Opvolgen van online en offline communicatie - (Pro-)actief bijdragen aan de beleidscommunicatie - De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Trends en evoluties volgen - Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Vanuit de kennis en inzichten bijdragen tot de optimalisatie van de acties of deze inhoudelijk voeden - Deelnemen aan projecten en netwerken Opvolging en rapportering Opvolgen van de uitvoering van de beslissing of een beleidsinitiatief met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing of de actie correct wordt uitgevoerd. - Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden - Inhoudelijke en financieel-administratieve opvolging van de uitvoering - Rapporteren over stand van zaken en realisaties van de toegewezen maatregelen, zowel inhoudelijk als financieel - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Cijfers en data aanbieden voor het opmaken van evaluatierapporten - Adviseren over bijsturing van de maatregel op projectniveau - Input leveren voor het beantwoorden van parlementaire vragen pagina 3 van 9

4 Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit ervaring en expertise een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van acties, richtlijnen, procedures, normen met als doel voldoende input te geven voor het beleid. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt en coach voor administratieve ondersteuners. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. - Zoekt naar oorzaken van problemen en doet voorstellen om deze te voorkomen - Evalueert de werkwijze en doet voorstellen om deze verbeteren - Denkt mee na over de gebruiksvriendelijkheid van de toepassingen en doet voorstellen om deze te verbeteren - Denkt mee na over de invulling van acties teneinde de beleidsimpact te verhogen - Deelt de kennis over de uitvoering van de maatregel over aan collega s - Geeft input voor parlementaire vragen - Is bereid om een toelichting te geven aan collega s over de uitvoering van de maatregel - Is bereid om administratieve ondersteuners te coachen 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Het Departement Werk en Sociale Economie in de graad van deskundige of programmeur ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Werk en Sociale Economie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van deskundige of programmeur. 2) Je beschikt op datum van indiensttreding over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de functie 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van het beleid duurzaam ondernemen (diversiteit, werkbaarheid, sociaal ondernemerschap) is vereist Goede kennis van de procedures met betrekking tot subsidiebesluiten en overheidsopdrachten is vereist Basiskennis van de courante informaticaprogramma s meer bepaald Outlook, Excel en Word volstaat, maar er moet een oprechte bereidheid zijn om op korte termijn de kennis over een aantal nieuwe programma s te verwerven in functie van de eigen opdrachten (beheer website, applicaties voor dossierbeheer,..) Bachelordiploma, opleidingen in het kader van maatschappelijke dienstverlening of HR-beleid, strekken tot aanbeveling. Daarnaast moeten de kandidaten in een selectiegesprek hun expertise voorstellen ten aanzien van een jury waarin een externe expert zitting kan hebben. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 2 Analyseren niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je werkt graag met klanten en partners. Je kan vlot en correct communiceren. Je kan planmatig werken. Je kan nauwkeurig werken. Je kan zelfstandig werken, maar ook samenwerken in een team. Je hebt coachende vaardigheden. 4.3 Toelatingsvoorwaarden Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. pagina 5 van 9

6 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van Hoofddeskundige B2 met de bijbehorende salarisschaal B211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar gevalideerd worden. Je salaris is minimaal 2.966,10 euro en maximaal 4.097,04 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft conform de huidige bepalingen van het VPS toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures voor dezelfde graad en bij gelijkwaardigheid (te valideren) van de gevraagde en geteste competenties. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Screening van cv's: eerste week september EINDSELECTIE Persoonlijkheidsvragenlijst: eerste week september pagina 6 van 9

7 Competentiegericht interview, met voorafgaandelijk een schriftelijke case: vanaf 2 de week september ((onder voorbehoud) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties bijv, als ze nog niet eerder werden bevraagd Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de tweede helft van september (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 31 augustus 2017 pagina 7 van 9

8 Stuur jouw sollicittieformulier naar: Eric Min, adviseur HR & Vorming Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35 bus 11, 1030 Brussel Je kunt ook mailen naar Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. Het Departement Werk en Sociale Economie is nauw betrokken bij de ontwikkeling en opvolging van het Vlaamse diversiteitbeleid. We kiezen ook in onze eigen organisatie voor diversiteit en moedigen daarom allochtonen, personen met een handicap, ervaren werknemers en andere kansengroepen uitdrukkelijk aan om te solliciteren. 8 VRAGEN Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Kathleen Vandebroek, Afdelingshoofd Sociale economie en Duurzaam ondernemen Kathleen.Vandebroek@wse.vlaanderen.be 02/ Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Eric Min, adviseur HR en vorming eric.min@ewi.vlaanderen.be tel. 02/ Meer informatie over de opdrachten en producten van het departement WSE vind je onder Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eric.min@ewi.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 8 van 9

9 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Dossierbeheerder Externe Aanvragen bij entiteit WSE, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Dossierbeheerder. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. WSE kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9