Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt een rapporteur. Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 27502

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt een rapporteur Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de Vlaamse overheid bij haar uitdagingen op het vlak van personeel en organisatie. AgO bouwt een gemeenschappelijk dienstencentrum voor personeel en organisatie uit binnen de holding Vlaamse overheid met een dienstverlening rond werving en selectie, HR- en organisatiebeleid, personeelsadministratie en personeelsregelgeving. Als rapporteur kom je terecht binnen de dynamische afdeling HR Technologie en Data (HRT&D). Een kleine greep uit deze dienstverlening van deze afdeling: - HRT&D staat in voor de tweede lijn helpdesk op vlak van HR-processen - Ze beheert de technische systemen die de HR-processen ondersteunen (loonmotor, personeelssysteem, simulatietools, ) - HRT&D staat in voor betrouwbare verloning - De afdeling beheert een schat aan gegevens die management-, beleids- en operationele rapporten voedt - Hun helpdesktool zorgt voor een goede interactie met de gebruikers. - De afdeling ondersteunt personeelsplanning, het prestatiemanagement en kwaliteitsvol leidinggeven en de personeelsontwikkeling binnen de Vlaamse overheid. - HR Technologie en Data werkt ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. De Vlaamse Regering heeft op 25 april 2014 een plan goedgekeurd waarmee tegen 2020 in de Vlaamse overheid de krachten gebundeld worden in één personeelssysteem, vertrekkende vanuit de huidige Vlimpers -toepassing.

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je bent mee verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van financieel en personeel gerelateerde management en/of operationele rapporteringen binnen de vereiste tijdspanne voor de interne klanten, HR-collega s, medewerkers van het Dienstencentrum Personeelsadministratie en het lijnmanagement. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden, met bijhorende voorbeeldactiviteiten, bestaan: Resultaat Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Je voert opdrachten uit voor het lijnmanagement van de interne klanten, HR BP s, HR Specialisten en collega s na overleg binnen het team rapportering teneinde de klant transparante rapporteringen, analyses te bezorgen. Voorbeelden van activiteiten - Analyseren van de datagegevens ten einde accurate rapportering te kunnen bewerkstelligen - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk informatie inwinnen ter verduidelijking van de opdracht bij de interne klanten en andere betrokkenen - Contacteren van interne klanten en andere betrokkenen - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten waarover gerapporteerd moet worden). - Uitvoeren van een behoefteanalyse -. - Opmaken en ter beschikking stellen van financieel en personeel gerelateerde operationele en managementrapporten, zowel periodiek als ad hoc (bv. rapportering over personeelsbezetting, woonwerkverkeer, loonrapportering, ) - Meewerken aan de uitvoering van analyses op personeels- en eventueel financiële gegevens - Opzetten van doeltreffende instrumenten voor interne controle om financiële en beheersmatige risico s te beperken (bv. controlerapporten m.b.t. foutieve invoer in Vlimpers) - Opvolgen van cases in Schakel - Registreren van vragen in Schakel pagina 2 van 9

3 - Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten op eigen initiatief of na overleg met het team - Toezicht houden op de accuraatheid van gegevens -. Verslag uitbrengen Je brengt verslag uit over de eigen werkzaamheden en resultaten. Zo stel je je leidinggevende in staat om het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Beheer van materiaal en/of gegevens Je inventariseert, je verzamelt en je onderhoudt gegevens. Je beschikt steeds over degelijke en bruikbare gegevens en dit onder een maximale veiligheid inzake toegangsrechten. Informeren Je informeert over producten, diensten, systemen of procedures. Je zorgt ervoor dat de klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Kennis m.b.t. het vakgebied Je vervolmaakt jezelf voortdurend in je eigen vakgebied en werkterrein. Via integratie van de nieuwe evoluties verbeter je voortdurend de kwaliteit van je opdrachten. - Verslag uitbrengen aan de teamleider over verschillende taken - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen in de rapporteringsomgeving - Bijhouden van een overzicht van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de rapportering, analyses, ontwerpen, bijgewoonde werkgroepen, - - Beheer van rapporten via Cognos met als doel een overzichtelijke rapportering aan de interne klant te kunnen bieden - Beschikbaar stellen van rapporten op de rapporteringsomgeving Cognos op basis van de gecapteerde rapporteringsbehoeften -. - Schakel: registreren en opvolgen van de binnengekomen probleemmeldingen rapportering - Verspreiden van standaardcontrolerapporten aan de collega s binnen het DC PA - Ervaringsuitwisseling in het opmaken van rapporten - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Informeren van interne klanten en dossierbehandelaars over nieuwe rapporten die beschikbaar werden gesteld via Cognos. - - De ontwikkelingen op vlak van Vlimpers en Cognos nauwgezet opvolgen en zichzelf continu verder specialiseren in de verschillende aspecten van de applicatie zodat men steeds over de nodige knowhow beschikt om zijn/haar functie op een degelijke wijze uit te voeren - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten (studiedagen, ontwikkelingsdagen, cursussen,.) - Lezen van handleidingen, vakliteratuur, bijwonen van studiedagen en demo s, volgen van gespecialiseerde opleidingen m.b.t. Cognos, Microsoft Office (Excel, Access, ) - Informatie-uitwisseling met collega s en met beleidsdomeinoverschrijdende vakgenoten pagina 3 van 9

4 - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied (rapporteringstools en personeelstoepassingen van de Vlaamse overheid en de informatica in het algemeen) - 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Agentschap Overheidspersoneel. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Agentschap Overheidspersoneel. in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap Overheidspersoneel. en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt minimaal 3 jaar functierelevante ervaring met het ontwikkelen van rapporten in Cognos (IBM). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Fatima El Herbouti, Fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be, 0484/ ). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 9

5 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je beschikt over een gevorderde kennis van informaticatoepassingen: generieke toepassingssoftware (Word, Excel, Outlook, ). Je beschikt over een gevorderde kennis van Cognos of je bent in staat deze op korte tijd te verwerven. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. pagina 5 van 9

6 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 24 november (datum onder voorbehoud). pagina 6 van 9

7 5.2 FASE VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je relevante werkervaring Je motivatie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 24 november (datum onder voorbehoud). 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 27 of 30 november (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat weerhouden wordt na de cv-screening en voorselectie kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse pagina 7 van 9

8 overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 23 november. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur: via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 23 november naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eva De Wilde, tel. 0492/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Wouter De Boeck Afdelingshoofd HR Technologie & Data pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Fatima El Herbouti Selectieverantwoordelijke Tel 0484/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin december. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9