Wonen-Vlaanderen zoekt dossierbehandelaar tegemoetkomingen

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Wonen-Vlaanderen zoekt dossierbehandelaar tegemoetkomingen Contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Gent of Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossierbehandelaar beheer en behandel je de premie-aanvragen van de afdeling. Ben jij administratief sterk? Werk jij graag klantgericht? Streef je correcte en kwalitatieve dossiers na? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou. 2 FUNCTIECONTEXT Bij ons werken een kleine 300 medewerkers. Ze dragen allemaal hun steentje bij om het woonbeleid te doen slagen. Het agentschap Wonen-Vlaanderen bestaat uit een stafdienst en vier afdelingen, namelijk de afdeling Tegemoetkomingen, de afdeling Woningkwaliteit, de afdeling Toezicht en de afdeling Woonbeleid. Het agentschap heeft zowel medewerkers in dienst in Brussel als in de provinciehoofdsteden. Wonen-Vlaanderen waakt o.a. over het recht op wonen voor iedereen. De afdeling Woningkwaliteit zorgt voor de beleidsvoorbereiding en evaluatie en samen met haar partners voor de uitvoering van het woningkwaliteitsbeleid, communicatie en rapportering inzake woningkwaliteit. De afdeling Woonbeleid staat - voor wat betreft het beleid inzake het lokaal woonbeleid, de erkenning en financiering van sociale huisvestingsmaatschappijen, de bijzondere sociale leningen, de sociale en bescheiden koop en de sociale en private huurwetgeving - in voor het voorbereiden, ondersteunen, monitoren en evalueren van het beleid. De afdeling Tegemoetkomingen staat in voor de premies aan particulieren, de erkenning en waarborgverlening aan de erkende kredietmaatschappijen, het financieel ondersteunen van

2 woonactoren, de subsidiëring van woonwagenterreinen, de erkenning en subsidiëring van de sociale verhuurkantoren en huurdersbonden, de opvolging van de begroting en het beheer van de begrotingsfondsen. Meer informatie over onze dienstverlening vind je op Je komt terecht bij de afdeling Tegemoetkomingen. Deze afdeling staat in voor de toekenning van diverse premies aan particulieren zoals o.a. de renovatiepremie, huursubsidie en huurpremie, de verzekering gewaarborgd wonen 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als dossierbehandelaar zal je taak er vooral in bestaan om administratief ondersteunende diensten te verlenen aan de entiteit en te zorgen voor een correcte afhandeling van de premie-aanvragen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Administratieve verwerking van de premieaanvragen Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten - Verwerken inkomende post - Scanning: Aanmaken van nieuwe aanvraagdossiers of koppelen van de ingescande documenten aan reeds bestaande dossiers - Het bijhouden van klassementen om een vlotte toegang tot alle gegevens te verzekeren en om de evolutie van een dossier in behandeling continu te kunnen opvolgen - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van beschikbare databanken zoals bijvoorbeeld het rijksregister, de inkomens- en eigendomsdatabank, RSZ en Dimona (via KSZ), de woningendatabank, het centrale register van kandidaat-huurders of via bevraging van klanten, hetzij schriftelijk of telefonisch; - Gegevens omtrent de aanvraag voor de tegemoetkoming verwerken en invoeren in de applicatie(s) of bestanden; pagina 2 van 10

3 Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Communicatie en contacten Communiceren en informeren over de geldende reglementering van de huisvestingspremies teneinde ervoor te zorgen dat de (interne of externe) klanten en actoren correct geïnformeerd zijn - Een administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende aanvragen (voor premies, tegemoetkomingen of subsidies); - Doorgeven van aanvragen voor premies aan de technische onderzoekers voor een woningcontrole. - Het hanteren van opvolgingssytemen om het verwerken van dossiergegevens te optimaliseren - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Nazicht van facturen (renovatiepremie en verbeterings- en aanpassingspremie) om te komen tot een premieberekening (vb. renovatiepremie). In geval van onduidelijkheid is er interactie met de aanvrager per telefoon, mail of brief - Berekenen van de subsidie op basis van de aangeleverde informatie (toekenning en afrekening) - Binnen de wettelijke termijn een voorstel van beslissing uitwerken dat (de leidinggevende) toelaat om een correcte beslissing te nemen over het dossier (premie, tegemoetkoming of subsidie) - - Bijhouden van de beschikbare vademeca voor de verschillende premiestelsels, de tegemoetkomingen en subsidiestelsels - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan projecten (voorbeeld: testen van applicaties in ontwikkeling) - De vakkennis permanent ontwikkelen en actualiseren. - Kennis delen met de collega s zodat elk teamlid volwaardig en autonoom dossiers kan behandelen - Beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van particulieren die inlichtingen vragen omtrent de premies en tegemoetkomingen - Verstrekken van informatie en versturen van documentatie omtrent de huisvestingspremies- en tegemoetkomingen aan externe klanten. - Bezoekers ontvangen, hen deskundig en pagina 3 van 10

4 Overleg Samenwerken en overleggen met collega s teneinde een uniforme aanpak van het controleproces te garanderen Betalingen voorbereiden klantvriendelijk te woord staan en hen desgevallend correct doorverwijzen. - Verstrekken van informatie en versturen van documentatie omtrent de woonkwaliteitsbewaking aan externe klanten. - Klanten adviseren over de te volgen procedure. - - Overleggen over een uniforme dossierbehandeling - Streven naar uniformiteit van aanpak. - Deelname aan interne werkvergaderingen. - Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega s. - Collega s informeren over waar gegevens terug te vinden zijn - De nodige documenten opstellen om de uitbetaling te verzekeren 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt minstens een diploma van hoger secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. 2) Je hebt minimaal 2 jaar relevante beroepservaring. Als relevante beroepservaring wordt gekeken naar de taken beschreven hierboven in het takenpakket. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Inge Peeters, inge.peeters@ascento.be, 03/ ). Klik hier als u tekst wilt invoeren. pagina 4 van 10

5 4.2 COMPETENTIES Technische competenties schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden vlot kunnen werken met PC en bureauticamateriaal opzoekwerk in databanken kunnen verrichten kennis van de reglementering en de procedures inzake de de premiebehandeling is een meerwaarde Persoonsgebonden competenties Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Initiatief niveau 1 Analyseren niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Communiceren niveau 1 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een vervangingscontract Een aantrekkelijke en uitdagende functie. pagina 5 van 10

6 Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad de rang van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 2.091,75 euro bruto per maand (zie ook ). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV SCREENING FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Aan de hand van je sollicitatieformulier gaan we na of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: pagina 6 van 10

7 Motivatie voor de functie Relevantie van de ervaring of opleiding Inpasbaarheid binnen de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 12 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 12 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Berchem week 8/01/2018 (datum onder voorbehoud) SELECTIEGESPREK MET PSCYHOTECHNISCHE TESTEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJSTEN EN/OF CASE De kandidaten die toegelaten worden na de CV screening en voorselectie worden opgeroepen om deel te nemen aan een selectiegesprek met vooraf psychotechnische testen. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voor het gesprek wordt aan de kandidaat gevraagd om een persoonlijkheidsvragenlijst en capacitaire proef in te vullen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel, Leuven, Berchem, Gent of Hasselt in de week van 15/01/2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. pagina 7 van 10

8 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 5/01/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar inge.peeters@ascento.be Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Ascento Roderveldlaan Berchem Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 5/01/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Inge Peeters, consultant Ascento, pagina 8 van 10

9 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Johan Vanberghen, coördinator premies Jimmy Eeckhout, diensthoofd Wonen Oost-Vlaanderen Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Inge Peeters Consultant Ascento tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar inge.peeters@ascento.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Dossierbehandelaar tegemoetkomingen bij entiteit agentschap Wonen-Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. pagina 9 van 10

10 Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar tegemoetkomingen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10