1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Agentschap Wegen en Verkeer zoekt een Directeur Organisatie Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Afdeling: Elektromechanica en Telematica (EMT) Plaats van tewerkstelling: Gent of Antwerpen Vacaturenummer: AWV00376 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je ondersteunt de afdeling met betrekking tot het coördineren van de werking van de administratieve teams om een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zo bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het Agentschap Wegen en Verkeer. Je coördineert de werking van de administratieve teams binnen de afdeling, met name: Contracten en Juridische ondersteuning; Boekhouding en Financieel Management; Personeel en Logistiek; Afdelingssecretariaat. Je geeft operationeel leiding aan de verschillende teamverantwoordelijken en vertaalt de beleidsbeslissingen van de directieraad naar jouw teams. Je maakt deel uit van het managementteam van de afdeling. Op agentschapsniveau werk je mee aan agentschapsdoelstellingen om bestaande processen te verbeteren, beleidsdoelstellingen uit te werken,... Verder geef je ondersteuning aan het afdelingshoofd

2 inzake beleidsvoorstellen voor wat jouw specialiteit aangaat. Het afdelingshoofd maakt op zijn/haar beurt deel uit van de directieraad van het Agentschap. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen en al hun aanhorigheden. Het Agentschap is ook bevoegd voor de veiligheid en het comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten De afdeling Elektromechanica en Telematica is inzake elektromechanica- en telematicatoepassingen bevoegd voor heel Vlaanderen en heeft 5 technische secties en een administratieve sectie: Verkeershandhavingssystemen; Netwerk en Telematica; Bewaking, Monitoring en Inspectie; Kunstwerken Oost; Kunstwerken West; Administratie. Je geeft leiding aan de sectie Administratie en in eerste lijn rechtstreeks aan minstens 4 personen. Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Het afdelingshoofd De directeurs en directeurs-ingenieurs van de bovenvermelde pijlers/secties, communicatieverantwoordelijke, kwaliteitsverantwoordelijke De teamverantwoordelijken van de teams Contracten en Juridische ondersteuning, Boekhouding en financieel magement, Personeel en Logistiek, Afdelingssecretariaat +/- 20, waarvan minstens 4 als 1 ste evaluator pagina 2 van 10

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers van de administratieve teams en input geven naar het beleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren om bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het Agentschap Wegen en Verkeer. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de afdeling naar concrete operationele doelstellingen teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de afdeling. Het beleid van de afdeling vertalen naar doelstellingen in het bijzonder het administratieve aspect en onderlinge administratieve samenwerking. Opmaken van jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers (SMARTprincipe). Het beleid van AWV doorvertalen naar de administratieve teams. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden i.v.m. administratie en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering volgens de kwaliteitsnormen van de opdrachten te verzekeren. Opvolgen en coördineren van de werking van de administratieve teams. Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen. Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten. Organiseren van werkoverleg. Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van de medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren. Begeleiden en coachen van medewerkers. De goede werksfeer bewaken. Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers. pagina 3 van 10

4 Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen. Bewaken van een uniforme uitvoering. Opzetten en uitbouwen van controlesystemen. Waken over de toepassing van de vastgelegde procedures. Bewaken van klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen. Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Bijdragen aan de planning op korte en lange termijn van de afdeling en het agentschap. Fungeren als vertrouwelijk klankbord voor het afdelingshoofd teneinde het afdelingshoofd toe te laten de kwaliteit van zijn initiatieven te toetsen. Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent. Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen en de realisatie ervan plannen en opvolgen. Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten. Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen. Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-batenanalyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten,. Beheren van de beschikbare budgetten. Argumenteren van voorstellen. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de diensten Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de afdeling in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus. Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers. Uitbouwen van een professioneel netwerk. Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten. Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende afdelingen. pagina 4 van 10

5 Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers/vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Realiseren van agentschapsprojecten binnen het functiedomein. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers. Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig). Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen. Leveren van inhoudelijke bijdragen aan projecten. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een graad van rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal van de rang A1. Je hebt 6 jaar relevante inhoudelijke beroepservaring. Voor de berekening van de relevante inhoudelijke beroepservaring wordt volgende vereist: o 6 jaar ervaring in een administratief-technische omgeving (bijvoorbeeld: opmaak beleidsnota s, bestekken, budgettering ) o waarvan minimum 2 jaar ervaring in het leidinggeven Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (michiel.smekens@mow.vlaanderen.be of tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis van de structuur en werking van de Vlaamse overheid. Informaticakennis: algemene interesse in het uitbouwen van een efficiënte ICT-infrastructuur, courante informaticatoepassingen (MS Office, Google Apps for Business ). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 4.2.2 Basiskennis van de wet op de overheidsopdrachten. Basiskennis van het Vlaams Personeelsstatuut. Basiskennis van de reglementering en de procedures op financieel vlak. Basiskennis van een kwaliteitssysteem. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 2) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 3) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. pagina 6 van 10

7 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van directeur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Je eerste 12 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in juni VOORSELECTIE OP BASIS VAN VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je relevante ervaring Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie / omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 3 juli 2018 (timing onder voorbehoud). pagina 7 van 10

8 6.3. ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden de volgende persoonsgebonden competenties beoordeeld via een assessment center bij een extern kantoor: Verantwoordelijkheid nemen Coachen Visie Richting geven Innoveren Klantgerichtheid Deze selectiefase is adviserend en vindt plaats in de periode juli/augustus 2018 (timing onder voorbehoud) EINDSELECTIE EN MANAGEMENTVISIE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan dit gesprek zal aan de kandidaten gevraagd worden een managementvisie op te maken. De kandidaat krijgt hiertoe tijdig de nodige instructies toegestuurd. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Toelichting managementvisie Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties inlevingsvermogen en initiatief Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 21 en 26 september 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het Agentschap Wegen en Verkeer die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. Tijdens de eindselectie wordt gevraagd voor welke standplaats u interesse hebt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, pagina 8 van 10

9 afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op dinsdag 19 juni 2018 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2 op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in e-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: je kandidatuur is slechts geldig indien je een bevestiging van sollicitatie ontvangen hebt.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin Devriese, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Geert De Rycke, afdelingshoofd geert.derycke@mow.vlaanderen.be Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 9 van 10

10 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Michiel Smekens, selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september/begin oktober Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar michiel.smekens@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van directeur organisatie bij het Agentschap Wegen en Verkeer, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 6 maanden en gaat in vanaf de datum van het procesverbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als directeur organisatie. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. Ga je tweemaal niet in op een aanbod voor een bepaalde standplaats, dan word je geschrapt uit de reserve voor die bepaalde standplaats. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10