1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap voor Onderwijsdiensten Legt een werfreserve aan van Dossierbeheerder onderwijs Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Is administratie jouw ding? Ben je zorgvuldig en hou je van structuur? Dan is het Agentschap voor Onderwijsdiensten naar jou op zoek! Als dossierbeheerder onderwijs sta jij in voor de behandeling van de dossiers van A tot Z. De materie van de dossiers hangt af van de afdeling waar jij terechtkomt. In deze functie plan je zelfstandig je taken met oog voor de vooropgestelde deadlines. Als dossierbeheerder onderwijs sta je de klanten te woord en zorg je voor een klantgerichte service. Is deze vacature iets voor jou? Solliciteer dan nu! 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap voor Onderwijsdiensten zorgt ervoor dat circa 4000 scholen in Vlaanderen de middelen ontvangen om kwaliteitsvol onderwijs te organiseren. Werkstations verzorgen het dossierbeheer en staan in voor het salarisbeheer en de correcte uitbetaling van de personeelsleden. Zij treden op als actieve informatieverstrekkers over de complexe personeelsreglementering. De schoolbeheerteams staan in voor de uitvoering van de reglementering betreffende de scholen en de schoolorganisatie en zij voeren ook een aantal dienstverlenende taken uit voor leerlingen. Daarnaast bestaan er verificatiediensten. De verificateurs bezoeken dagelijks de scholen. De deskundigen-ondersteuners van de Lokale Overlegplatforms ondersteunen mee het inschrijvingsrecht en het bevorderen van de gelijke onderwijskansen in de basisscholen en de secundaire scholen.

2 AgODi wil bovendien een kennis- en informatiecentrum zijn, een essentiële schakel tussen het beleid en de scholen, leerkrachten, leerlingen en ouders. AgODi volgt dan ook van dichtbij de ontwikkeling van de regelgeving over onderwijs op, geeft hierover advies en informatie. Het Agentschap bestaat uit 7 entiteiten: de stafdienst, de afdeling personeel basisonderwijs en CLB, de afdeling personeel secundair onderwijs en DKO, de afdeling basisonderwijs, CLB en DKO scholen en leerlingen, de afdeling secundair onderwijs scholen en leerlingen, de afdeling advies en ondersteuning onderwijspersoneel, en de afdeling ICT. Voor meer informatie : Afhankelijk van de afdeling waarin je terechtkomt zal je takenpakket er als volgt uitzien: Je zal meewerken aan de beleidsuitvoering op het vlak van schoolbeheer : Je werkt mee aan de dienstverlening aan scholen. Concreet zal je instaan voor het beheer van schooldossiers, het erkennen en opvolgen van de structuur van scholen, het berekenen en betalen van toelagen, het bewaken van rationalisatie- en programmatienormen. Je staat in voor de dienstverlening aan leerlingen/ouders via de leerplichtcontrole, stimuleren van participatie door kleuters aan het onderwijs, de toekenning van speciale leermiddelen, informatiepunt voor ouders en leerlingen,. Je wordt eventueel ingeschakeld in de verificatiedienst. Of Je zal binnen een regionale zone de dossieropvolging verzorgen van het personeel van de onderwijsinstellingen : Je verzorgt het dossierbeheer en staat in voor het salarisbeheer en uitbetaling van de personeelsleden. Je ontvangt en verwerkt de opdrachten tot betaling. Je behandelt personeelszaken als ziekteverlof, bevallingsverlof, diverse verlofstelsels, de vaste benoeming, de ter beschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, Je bent het aanspreekpunt voor schoolsecretariaten, directies en personeelsleden op vlak van personeelsreglementering en informeert hen actief over de toepassing ervan. Of Je zorgt voor de afhandeling van de arbeidsongevallendossiers : Je toetst de dossiers aan de reglementering en procedures. Je bestudeert en verzamelt de nodige administratieve gegevens en documenten. Je neemt de juridische beslissing inzake erkenning van het arbeidsongeval. Je maakt de rentevoorstellen en besluiten op. Je legt contact met andere instanties in functie van de afhandeling van het dossier (Medex, ziekenfonds, pagina 2 van 11

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Voorbeelden van activiteiten: Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem Samenstellen van een dossier 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Voorbeelden van activiteiten: Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Voorbeelden van activiteiten: Berekeningen uitvoeren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Aanvragen verwerken 4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. pagina 3 van 11

4 Voorbeelden van activiteiten: Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s 5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Voorbeelden van activiteiten: Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. RSZ, Medex, Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende twee voorwaarden: 1) Je hebt diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. pagina 4 van 11

5 2) Je hebt minimaal 4 jaar beroepservaring 1 in het beheren van personeelsdossiers onderwijs- en/of arbeidsongevallen- en/of schooldossiers (instellingen en leerlingen). Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - Onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of de vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sidji Serryn, sidji.serryn@kb.vlaanderen.be, ). 1 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. 2 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 11

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een grondige kennis van de onderwijswetgeving personeel en/of de onderwijswetgeving instellingen en leerlingen en/of de reglementering inzake arbeidsongevallen. Kennis van de werkprocedures en processen binnen de onderwijsadministratie is een troef Je kan overweg met courante informaticatoepassingen Affiniteit met de onderwijssector is een troef Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. pagina 6 van 11

7 4. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.949,51 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maand. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. pagina 7 van 11

8 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1 voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 13 november 2017 (datum onder voorbehoud) VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Een eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen Een eerste toetsing van je technische competenties De relevantie van je beroepservaring Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 13 november (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3. EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, INHOUDELIJK EN COMPETENTIEGERICHT JURYGESPREK EN COMPUTERGESTUURDE OEFENINGEN De persoonlijkheidsvragenlijst zal vooraf (ongeveer een week voor het jurygesprek) via aan de kandidaten worden toegestuurd. Deze wordt online afgenomen. De computergestuurde oefeningen worden op de dag van het jurygesprek gemaakt. Deze redeneerproeven (niveau 1) peilen naar volgende competenties: - Analyseren - Zorgvuldigheid De resultaten van de redeneerproeven zijn adviserend voor het jurygesprek. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 22 en 24 november 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 9 van 11

10 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 31 oktober Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 31 oktober 2017 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Rita Creyelman, VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Hilde, Ballon Directeur onderwijspersoneel hilde.ballon@ond.vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sidji, Serryn Selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind november. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sidji.serryn@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbeheerder bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbeheerder onderwijs. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van dossierbeheerder onderwijs bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11