1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap voor onderwijsdiensten zoekt een Coördinator onderwijspersoneel Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zit leiding geven in jouw natuurlijke aard en is communiceren één van jouw sterke kanten? Vind je makkelijk je weg terug binnen de onderwijswetgeving? Kan je goed overweg met een diverse groep mensen en verschillende teams? Kan je jezelf hierin spiegelen? Dan is onderstaande functie misschien wel iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap voor Onderwijsdiensten zorgt ervoor dat circa 4000 scholen in Vlaanderen de middelen ontvangen om kwaliteitsvol onderwijs te organiseren. Werkstations verzorgen het dossierbeheer en staan in voor het salarisbeheer en de correcte uitbetaling van de personeelsleden. Zij treden op als actieve informatieverstrekkers over de complexe personeelsreglementering. De schoolbeheerteams staan in voor de uitvoering van de reglementering betreffende de scholen en de schoolorganisatie en zij voeren ook een aantal dienstverlenende taken uit voor leerlingen. Daarnaast bestaan er verificatiediensten. De verificateurs bezoeken dagelijks de scholen. De deskundigen-ondersteuners van de Lokale Overlegplatforms ondersteunen mee het inschrijvingsrecht en het bevorderen van de gelijke onderwijskansen in de basisscholen en de secundaire scholen. AgODi wil bovendien een kennis- en informatiecentrum zijn, een essentiële schakel tussen het beleid en de scholen, leerkrachten, leerlingen en ouders. AgODi volgt dan ook van dichtbij de ontwikkeling van de regelgeving over onderwijs op, geeft hierover advies en informatie.

2 Het Agentschap bestaat uit 7 entiteiten: de stafdienst, de afdeling personeel basisonderwijs en CLB, de afdeling personeel secundair onderwijs en DKO, de afdeling basisonderwijs, CLB en DKO scholen en leerlingen, de afdeling secundair onderwijs scholen en leerlingen, de afdeling advies en ondersteuning onderwijspersoneel, en de afdeling ICT. Voor meer informatie : De vacature situeert zich in een personeelsafdeling van het agentschap. De personeelsafdelingen bestaan uit verschillende teams van dossier- en relatiebeheerders. Zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de tijdige en correcte afhandeling van de personeelsdossiers uit een bepaalde regio : betaling van het salaris en andere toelagen (eindejaarstoelage, vakantiegeld,..) en administratief beheer van het dossier (indiensttreding, vaste benoeming, verlofstelsels, ). Als aanspreekpunt voor de scholen en personeelsleden uit hun regio fungeren de dossier- en relatiebeheerders als actieve informatieverstrekkers. Elk team wordt aangestuurd door een operationeel leidinggevende, de groepschef. Als coördinator ben je leidinggevende in tweede lijn voor 1 of 2 van deze teams. Je coördineert, volgt op en leidt een geheel van activiteiten en medewerkers. Daarnaast ben je specialist in één of meerdere onderdelen van de onderwijsregelgeving personeel. Je geeft input naar het beleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en op die manier bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de afdeling en het agentschap. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de afdeling. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN 1. VERVULLEN VAN EEN BRUGFUNCTIE IN INTERNE WERKING Vervullen van een brugfunctie tussen het afdelingshoofd en groepschefs/medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. pagina 2 van 13

3 Het beleid van het agentschap zoals opgenomen in het ondernemingsplan, vertalen naar doelstellingen voor de eigen afdeling Verwachtingen van het afdelingshoofd vertalen naar de groepschefs en medewerkers toe Verwachtingen van de groepschefs en de medewerkers vertalen naar het afdelingshoofd Actief bijdragen tot interne communicatie Kwaliteit van het geleverde werk rapporteren t.a.v. de hiërarchie Problemen melden t.a.v. de hiërarchie Oog hebben voor de samenwerking tussen de werkstations, met de schoolbeheerteams en de ondersteunende diensten Werken aan goede functionele relaties Rapporteren aan het afdelingshoofd 2. OPMAAK VAN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Het beleid van de hogere entiteit (bv. het agentschap) vertalen naar doelstellingen voor de eigen dienst Opstellen van het jaarplan van de dienst Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers 3. PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van werkoverleg Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk pagina 3 van 13

4 4. LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers 5. KWALITEITSBORGING Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen Bewaken van eenvormige uitvoering Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties 6. BIJDRAGE AAN BELEID Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de hogere entiteit Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen 7. BEHEER VAN MIDDELEN Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Een raming opmaken van de personeelsmiddelen in functie van de operationele doelstellingen pagina 4 van 13

5 Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, Beheren van de beschikbare budgetten Argumenteren van voorstellen 8. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers Uitbouwen van een professioneel netwerk Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten 9. INHOUDELIJKE BIJDRAGE Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten pagina 5 van 13

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarden: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. 2) Je hebt minimaal 4 jaar beroepsrelevante ervaring binnen het domein onderwijs 1. 3) Je hebt minimaal 1 jaar beroepsrelevante ervaring in een leidinggevende functie 2. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 3. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse 1 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. 2 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. 3 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 13

7 overheid en hebt een vrijstelling 4 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over det hoger vermelde vereiste relevante werkervaring Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van de werking van de overheid. Je hebt een grondige kennis van de onderwijswetgeving personeel. Je kan overweg met de gangbare Office producten Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) 4 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 7 van 13

8 Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 4. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. pagina 8 van 13

9 Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal a111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maand. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1 voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 23 oktober 2017 (datum onder voorbehoud). pagina 9 van 13

10 6.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Bij zes of meer kandidaten na cv-screening zal er een voorselectie plaatsvinden op basis van de standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Een eerste meting van jouw technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria kan deelnemen aan de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de week van 23 oktober 2017 (datum onder voorbehoud) Persoonlijkheidsvragenlijst en jurygesprek met case De persoonlijkheidsvragenlijst zal vooraf via aan de kandidaten worden toegestuurd. Deze wordt online afgenomen. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 17 november 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. pagina 10 van 13

11 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 20/10/2017 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 20/10/2017 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, pagina 11 van 13

12 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Hilde Ballon Directeur Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind november (datum onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 12 van 13

13 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van coördinator onderwijspersoneel bij het Agentschap Onderwijsdiensten, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als coördinator onderwijspersoneel. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 13 van 13