SELECTIEREGLEMENT 1. TOEPASSINGSGEBIED

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT Management assistent (C21) November 2018 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. TOEPASSINGSGEBIED Dit reglement is van toepassing op de bevorderingsprocedure gecombineerd met de procedure horizontale mobiliteit voor de invulling van 1 inhoudelijke functie van management assistent in de graad van hoofdmedewerker (C21) bij De Vlaamse Waterweg nv. De vacature situeert zich in de afdeling Automatisatie & Scheepvaartmanagement team Afdelingsondersteuning standplaats Willebroek. De procedure wordt beperkt tot de eigen entiteit. 2. TAKENPAKKET 2.1. Doel van de functie Als management assistent verleen je administratief ondersteunende diensten aan het afdelingshoofd met als doel deze te ondersteunen bij het uitvoeren van zijn/haar taken Resultaatsgebieden Resultaat Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van Voorbeelden van activiteiten Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van dossiers Nakijken van gegevens en documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk doen (in dossiers, op internet, ) Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk, via , ) Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, vergaderverslagen, Archiefbeheer Documenten en informatie bewaren in een geordend systeem Collega s informeren waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de relevante 1/7

2 een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal/telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers, in het bijzonder het afdelingshoofd, met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. betrokkenen Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers/ nota s (zelf of op basis van ontvangen input) in ontwerp voorbereiden/ uitwerken Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, rapporteringen, nota s, Opstellen van vergaderagenda, uitnodigingen, notulen en verslag Opmaken van (type)documenten Synthese maken van documenten, rapporten Afleveren van standaardrapporten en resultaten van zoekopdrachten Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten Documenten inscannen/ kopiëren en verspreiden Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, leidinggevende Inspringen bij afwezigheid van collega s Materiële en logistieke ondersteuning regelen bij bijv. vergaderingen, evenementen, Ontvangen en sorteren van de briefwisseling van het afdelingshoofd/ de afdeling Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn De briefwisseling doorsturen aan de relevante betrokkenen na inzage door het afdelingshoofd Briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in het opvolgingssysteem Circulatiemappen verspreiden Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen De communicatielijn met het afdelingshoofd verzekeren en optreden als communicatieschakel tussen het afdelingshoofd en anderen Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van vergaderzalen in functie van de agenda Bij agendawijzigingen de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, betrokken te verwittigen, 2/7

3 3. FUNCTIEPROFIEL 3.1. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 1 Levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren - Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht 3/7

4 Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Communiceren - Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) Flexibiliteit - Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen 3.2. Vaktechnische competenties - In het bezit zijn van rijbewijs B - Goed vertrouwd zijn met MS Office - Basis administratief-organisatorische vaardigheden Te verwerven op korte termijn (bij nieuwe aanwerving): - Kennis van agendering en informatiestromen - Algemene kennis van het werkdomein en van de afdeling - Kennis van de organisatie en inzicht in de formele structuren 4. FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Om deel te kunnen nemen aan de selectieprocedure dien je op de uiterste inschrijvingsdatum te voldoen aan onderstaande voorwaarden: Via bevordering: Ambtenaar (op proef of vastbenoemd) in een graad van rang C1 of contractueel personeelslid (aangeworven via objectief werfsysteem via algemene bekendmaking 1 ) met een salarisschaal van rang C1 bij De Vlaamse Waterweg nv. Je beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring als administratief ondersteunend personeelslid bij een verantwoordelijke van een afdeling of ter ondersteuning van een directielid. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Je bent in het bezit van een definitief en geldig rijbewijs B. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II van het Vlaams Personeelsstatuut, voldoen én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 4/7

5 Via horizontale mobiliteit: Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan C2 bij De Vlaamse Waterweg nv. OF Je bent contractueel tewerkgesteld binnen De Vlaamse Waterweg nv in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. OF Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen De Vlaamse Waterweg nv en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring als administratief ondersteunend personeelslid bij een verantwoordelijke van een afdeling of ter ondersteuning van een directielid. Je bent in het bezit van een definitief en geldig rijbewijs B. 5. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van de toelating tot de proeftijd dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Je bent ambtenaar buiten de proeftijd of contractueel personeelslid buiten de proeftijd. - Je voldoet aan de andere voorwaarden zoals vermeld bij de formele deelnemingsvoorwaarden. - Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. - Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. - Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. - Je bent medisch geschikt voor de functie. 6. SELECTIEPROCEDURE De selectieprocedure bestaat uit 2 fases: Fase 1: CV-screening van de kandidaturen aan de deelnemingsvoorwaarden Deze fase is eliminerend. Enkel de kandidaten die voldoen aan de formele en vacaturegebonden deelnemingsvoorwaarden onder punt 4, kunnen deelnemen aan de verdere selectieprocedure. Fase 2: Eindbeoordeling van de kandidaten De eindbeoordeling van de overblijvende kandidaten gebeurt op basis van: - een psychotechnische screening De psychotechnische screening wordt uitgevoerd door de externe selectiepartner. Tijdens de screening worden de competenties gemeten zoals deze vermeld staan in punt 3, met name de persoonsgebonden competenties (uitgezonderd communiceren en flexibiliteit). De screening bestaat uit volgende onderdelen: een competentiegericht interview, persoonlijkheidsvragenlijsten, een postvakoefening. Dit onderdeel is adviserend. - een functiegericht eindgesprek Het functiegericht eindgesprek wordt afgenomen door afgevaardigden van De Vlaamse Waterweg nv en de externe selectiepartner. Tijdens het eindgesprek worden de volgende punten beoordeeld: vaktechnische kennis, motivatie, wederzijdse verwachtingen, inpasbaarheid in het team/de functie en de persoonsgebonden competenties communiceren en flexibiliteit. Voorafgaand aan het functiegericht eindgesprek ontvangen de kandidaten een praktijkgerichte oefening die ze mogen voorbereiden. Dit onderdeel is adviserend. 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 5/7

6 Op basis van het verkregen totaalbeeld uit de psychotechnische screening en het functiegericht eindgesprek worden de kandidaten geschikt/niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie de meest geschikte kandidaat per standplaats is voor de functie. Er wordt geen rangschikking opgemaakt. De keuze wordt gemotiveerd. 7. TIMING VAN DE PROCEDURE Aankondiging vacature: 20/11/2018 Uiterste sollicitatiedatum: 11/12/2018 Screening aan de voorwaarden: 14/12/2018 Psychotechnische screening: 7/1/2019 t.e.m. 17/01/2019 Functiegericht eindgesprek: 24/01/2019 Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan deze timing en/of volgorde wijzigen. 8. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit aangeven bij je kandidaatstelling. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. SALARIS EN GRAAD De graad van hoofdmedewerker en bijhorende salarisschaal C211 is van toepassing. Op kan je je salaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. 10. WERVINGSRESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een werfreserve aangelegd. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Op deze werfreserve wordt een beroep gedaan bij vacatures voor dezelfde functie in dezelfde graad binnen dezelfde afdeling. In dat geval kunnen de geïnteresseerde kandidaten opgeroepen worden voor een bijkomend gesprek. De kandidaten blijven in de reserve bij weigering van een aanbod. 11. VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN - Vrijstelling Heb je in het verleden (vóór 1 juli 2016) een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. - Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt 6/7

7 kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. het selectiereglement van de eerdere selectieprocedure, een rapport van de eerder afgelegde testen, je beoordelingsrapport van de geteste competenties, Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. 12. HOE KAN JE SOLLICITEREN? De kandidaatstelling kan uiterlijk tot en met 11 december 2018 door te solliciteren aan de hand van het standaard sollicitatieformulier. Het ingevulde en ondertekende sollicitatieformulier kan via gestuurd worden naar met de vermelding van de referentie Management assistent. Indien je gebruik wil maken van een vrijstelling of niet nodeloos hertesten, dan maak je dit te laatste bij je kandidaatstelling op 11/12/2018 duidelijk kenbaar via het standaard sollicitatieformulier en lever je de nodige stavende documenten aan. Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. Voor meer informatie of vragen over deze procedure en de functie kun je contact opnemen met het team Loopbaan, Liesbet Roose, 03/ Door je kandidaat te stellen, bevestig je in orde te zijn met de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden. Voorafgaand aan de indiensttreding zullen de nodige documenten om dit te onderbouwen ingediend moeten worden. 13. FEEDBACK De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf het moment dat de procedure voor hen afgelopen is. 14. ALGEMEEN Voor de elementen die niet expliciet in dit selectiereglement zijn opgenomen, gelden de bepalingen van het Vlaams Personeelsstatuut. 7/7