Statutaire omzetting. Secretariaatsmedewerker

Transcriptie

1 \ ~\"..\Vlaanderen (\: \ is materiaalbewust Statutaire omzetting SAM EN MAKEN WE MORGEN MOOIER OVAM Secretariaatsmedewerker Afdeling: Team: Graad: Niveau: Standplaats: Afval- en Materialenbeheer Dossierbeheer Medewerker C-niveau Mechelen Vacature Er werd één statutaire betrekking in de graad van medewerker (niveau C) in de functie van secretariaatsmedewerker vacant verklaard. De functie situeert zich op de afdeling Afval- en Materialen beheer bij het team Dossierbeheer. Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan volgens de procedure van horizontale mobiliteit. Het hiernavolgende vacaturebericht bevat de functiebeschrijving en het selectiereglement. De scope van die procedure wordt beperkt tot de personeelsleden van de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij. De vacature wordt bekendgemaakt aan de in aanmerking komende kandidaten. De representatieve vakorganisaties brachten een gemotiveerd advies uit op 1 oktober 2018 over het selectiereglement. Kenmerken van de functie De wereldbevolking boomt maar onze voorraad aan grondstoffen, materialen en open ruimte is schaars, en daarom uiterst kostbaar. Toch is de beschikbaarheid ervan cruciaal voor onze samenleving. Ons doel is niets minder dan een kringloopeconomie waarin duurzaam beheer van afval, materialen en bodem zorgt voor nieuwe ruimte, materialen en grondstoffen voor de huidige en voor toekomstige generaties. Het team Dossierbeheer vormt de draaischijf voor alle dossierbehandeling en briefwisseling binnen de afdeling Afval- en Materialenbeheer. Waar mogelijk worden de dossiers volledig zelfstandig afgehandeld. ln de andere gevallen worden de andere teams maximaal ondersteund via het voorbereiden van de dossiers, opnemen van een helpdesk-rol en allerhande operationeel ondersteunende taken. Als secretariaatsmedewerker verleent u vanuit dit team administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de afdeling met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling Afval- en Materialenbeheer. Uw takenpakket bestaat uit: Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. 1/5

2 Profiel Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Wij zoeken een enthousiaste duizendpoot met administratief talent. Een leergierige medewerker die zelfstandig aan de slag kan, klantgericht en resultaatsgericht werkt. Iemand die de nodige verantwoordelijkheid opneemt en structuur in zijn werk kan aanbrengen. En onder hoge werkdruk oog voor detail behoudt. Deelnemingsvoorwaarden U werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de OVAM. of U bent contractueel tewerkgesteld binnen de OVAM in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. of U bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de OVAM en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. Ill 22). en U heeft minstens 6 jaren functiespecifieke relevante en aantoonbare ervaring bij de OVAM. De kandida{a)t(e) moet uiterlijk op 1 oktober 2018 voldoen aan de statutaire voorwaarden 1 en aan de deelnemingsvoorwaarden gesteld in deze vacature. De kandida(a)t(e) die niet aan de gestelde voorwaarden voldoet wordt uitgesloten van deelname aan de functiespecifieke selectie en wordt op de hoogte gebracht van het motief van haar/zijn uitsluiting. Specifieke kennis of ervaring en technische competenties U beschikt over goede kennis van de werking binnen de afdeling Afval- en Materialenbeheer. U beschikt over een grondige kennis van Windows, Excel, Open Office, Zimbra, Alfresco en budgetbeheer. Licht uw vaktechnische kennis duidelijk toe in uw cv. Persoonsgebonden competenties De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u. 1 De statutaire voorwaarden zijn de objectieve voorwaarden waaraan een kandidaat moet voldoen om te mogen deelnemen aan een aanwervingsprocedure: de burgerlijke en politieke rechten genieten, een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de vereisten van de beoogde betrekking, de medische geschiktheid beschikken die vereist is voor de uit te oefenen betrekking (art. Ill 1 VPS) en het vereiste diploma, studiegetuigschrift, ervaringsbewijs of toegangsbewijs bezitten (art.ill 2 VPS) 2/5

3 Voor deze functie zijn bijkomende gedragscompetenties gevraagd: Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar. Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen. Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na. Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback). Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie. Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee. Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening. Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht. Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen. Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten,... ). Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau 1 - Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen. Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen. Gaat uit zichzelf achter informatie aan. Ziet werk liggen en gaat over tot actie. Grijpt de kansen die zich aandienen. Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort. Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op. Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen. Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1 - Levert met oog voor detail correct werk af. Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal. Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen. Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit. Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid. Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties. Plannen en organiseren - Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Niveau 1 - Plant en organiseert zijn werk effectief. Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht. Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast. 3/5

4 Aanbod Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk. Gaat systematisch en stapsgewijs te werk. Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig. U wordt toegelaten tot de proeftijd voor een statutaire betrekking bij de OVAM in de graad van medewerker. De duur van de proeftijd bedraagt 9 maanden. Op het einde van de proeftijd volgt een eindeproeftijd gesprek. Bij een positieve eindbeoordeling volgt de benoeming in de graad van medewerker. De proeftijd gaat in de eerste dag van de maand die volgt op de aanwijzing door de administrateur-generaal in de vacante betrekking. Tijdens de proeftijd wordt de uitvoering van de arbeidsovereenkomst in de oorspronkelijke contractuele betrekking geschorst wegens een onbetaald verlof voor die proeftijd. Ingeval van een negatieve evaluatie van de proeftijd krijgt de kandida(a)t(e) na de proeftijd een arbeidsovereenkomst van drie maanden in de betrekking. Daarna keert de kandida(a)t(e) terug in de oorspronkelijke contractuele betrekking waarvan de uitvoering was geschorst. Selectieprocedure De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten schriftelijk (per brief of per ) op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De weergegeven timing is indicatief. De vacature wordt ingevuld via aanwerving door horizontale mobiliteit. De scope wordt beperkt tot de eigen entiteit. De volgende stappen zijn: 1 Geïnteresseerde personeelsleden bezorgen hun motivatiebrief en curriculum vitae schriftelijk (bij voorkeur per ) aan wervingen@ovam.be uiterlijk op 29 oktober De kandidaten tonen in hun motivatiebrief aan in welke mate zij beschikken over de gevraagde 6 jaar relevante beroepservaring. Elke kandidaat krijgt een ontvangstbevestiging. 2 Screening op basis van de kandidaatstelling - eliminerend. De kandidaten die niet voldoen aan de statutaire voorwaarden of de voorwaarden in de vacature worden uitgesloten van deelname aan de functiespecifieke selectie. 3 Functiespecifieke selectiegesprekken worden georganiseerd. Hier wordt dieper ingegaan op de kandidaatstelling en wordt gepeild naar de inhoudelijke en algemene competenties van de kandidaten. Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangt u een persoonlijkheidsvragenlijst. De jury is samengesteld uit Bart Van Gilberen, een interne HR-verantwoordelijke en externe selectiespecialist. Per competentie wordt een conclusie geformuleerd en op basis daarvan een globale eindconclusie. 4 De afgevaardigden van de representatieve vakbonden worden op de hoogte gebracht van het tijdstip en plaats van de jurygesprekken waarop zij aanwezig kunnen zijn als waarnemers. De vakbondsafgevaardigden kunnen niet worden gewraakt. 5 De jury beoordeelt de al dan niet functiespecifieke geschiktheid van de kandidaten, waarna de jury een pool van geschikten aanbiedt aan de administrateur-generaal die dan de meest geschikte kandidaat aanduidt. De jury motiveert enkel de beslissing om een kandidaat al dan niet geschikt te verklaren, de administrateur-generaal motiveert de keuze waarom de gekozen kandidaat uit de pool van geschikten de beste kandidaat is. 6 Indien er slechts 1 persoon kandidaat is voor de vacante betrekking, gebeurt de selectiebeslissing op basis van een samenvatting van het functioneren van de kandidaat. Dit wordt opgevraagd bij de leidinggevende. De samenvatting van het functioneren wordt op hetofficiële PV ingevoerd. 7 De administrateur-generaal neemt de definitieve beslissing. 8 De kandidaten worden schriftelijk (per brief of ) op de hoogte gebracht. 9 De geselecteerde kandida(a)t(e) kan de aangeboden betrekking weigeren. 4/5

5 10 De geselecteerde eindkandida(a)t(e) moet binnen de drie maanden na de selectiebeslissing de functie opnemen. 11 De geselecteerde dient vooraleer vast benoemd te worden eerst nog een statutaire proeftijd met goed gevolg te doorlopen. 12 De uitslaq van de bijkomende proef blijft 18 maanden geldig. De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzondering zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verw ijderen. O 2 OKî Henny De Baets Administrateur-generaal Datum 5/5