Functiebeschrijving: Medewerker HR administratie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Medewerker HR administratie Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De HR-dienst van de afdeling Algemene Ondersteuning staat in voor de voorbereiding van het HRbeleid, de processen die volgen uit dit beleid (werving en selectie, loopbaan, VTO, prestatiemanagement ) van De Vlaamse Waterweg nv en voor de loon- en personeelsadministratie. De dienst bestaat uit loon- en personeelsadministratie, HR-business partners, strategische HRdiensten, HR-administratie en het A-team. Het team loon-en personeelsadministratie heeft de opdracht de salarissen, vergoedingen en toelagen te betalen binnen de wetgevende regels en de afspraken op organisatieniveau en dossiers m.b.t. verloven, afwezigheden en arbeidsongevallen om de betaling van salarissen en vergoedingen/toelagen te organiseren. De HR-business partners hebben als opdracht het lijnmanagement van De Vlaamse Waterweg nv te adviseren en te ondersteunen bij diverse HR-vraagstukken ter implementatie van het HR-beleid en -jaarplan en de processen volgend uit dit HR-beleid. Een HR-Business Partner heeft in de context van De Vlaamse Waterweg nv een competentie center onder eigen verantwoordelijkheid. Deze competentie centra kunnen zijn: VTO, Werving & Selectie en prestatiemanagement. Het team strategische HR-diensten geeft vorm aan loopbaanbeleid en -ontwikkeling en het welzijn binnen De Vlaamse Waterweg nv; en ondersteunt de HR-business partners (= zijn interne klanten) in het aanbieden van instrumenten en kaders om de functies in de organisatie correct te beschrijven en in te schalen volgens de organisatieafspraken en de betreffende regelgeving. Zij voeren ook praktisch de bevorderingsprocedures uit. HR-administratie staat in voor de administratieve ondersteuning van het team. Het A-team fungeert als polyvalent en flexibel inzetbaar team en heeft als opdracht situaties van tijdelijke werkbelasting of tijdelijke gaten in de personeelsbezetting op te vangen. Deze situaties kunnen ontstaan door: o Personeelsleden die voor langere tijd ziek of afwezig zijn o Onverwacht bijkomend werk of periodieke pieken o Projecten die opgestart worden De voornaamste doelstelling van het A-team is dat De Vlaamse Waterweg nv zich hierdoor kan focussen op de permanente kernprocessen en dagelijkse operationele processen. De projecten, functies of taken waar de medewerkers van het A-team worden op ingezet zijn tijdelijk en hebben een duidelijk omschreven doel. Deze zijn opgenomen in het A-plan Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 1.3. Organogrammen 2

3 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven (eerste evaluator): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de verschillende teams binnen de HRdienst om bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de HR-dienst. 3. Resultaatgebieden 3.1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Verzamelen en invoeren van gegevens Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Opzoekwerk verrichten Statistieken opmaken en verwerken Zorgen voor verslaggeving nvt nvt nvt 3.2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3.3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers opvolgen in bestaande systemen 3

4 3.4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van documenten Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Publiceren van informatie op het intranet/internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 3.5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Agendabeheer Fotokopies nemen en verspreiden Helpen bij het versturen van zendingen Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, leidinggevende Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Plannen & organiseren niveau 1 Samenwerken niveau 1 Communiceren niveau 1 Initiatief niveau 1 Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie 4

5 Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 1 Levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren - Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig 5

6 Communiceren - Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis Kennis van courante informaticatoepassingen 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 6