ADMINISTRATIEF MEDEWERKER(M/V) - SECRETARIAAT

Transcriptie

1 De afdeling Luchthavenbeleid van het departement Mobiliteit en Openbare werken zoekt een: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER(M/V) - SECRETARIAAT Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Luchthavenbeleid Mobiliteit en Openbare Werken C Medewerker Graaf de Ferraris-gebouw Koning Albert II-laan 20, bus BRUSSEL Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken is op zoek naar een statutair administratief medewerker (m/v) - secretariaat voor de afdeling Luchthavenbeleid te Brussel. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken staat voor een duurzame ontwikkeling van de mobiliteit in Vlaanderen en van de Vlaamse economische poorten, inclusief hun ontsluiting via diverse modi. De Afdeling Luchthavenbeleid is een gespecialiseerde beleidsafdeling binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken. Zij valt rechtstreeks onder het hiërarchisch gezag van de secretaris-generaal van het Departement. De andere beleidsafdelingen zijn: de Afdeling Algemeen Beleid, de Afdeling Beleid, Mobiliteit en Verkeersveiligheid en de Afdeling Haven- en Waterbeleid. De Dienst met Afzonderlijk Beheer (DAB) Luchthaven Antwerpen en haar personeel maken deel uit van de Afdeling Luchthavenbeleid. Binnen het departement bevindt zich ook de DAB Luchthaven Oostende-Brugge. Momenteel wordt het beheer van de luchthavens hervormd. Hierbij wordt de exploitatie van de luchthavens Antwerpen en Oostende toevertrouwd aan een privémaatschappij, genaamd de Luchthavenexploitatiemaatschappij (afgekort LEM). Op het moment dat de LEM de exploitatie effectief van de DAB overneemt, zullen een aantal taken van de afdeling Luchthavenbeleid wijzigen. Globaal gezien staat de Afdeling Luchthavenbeleid in voor: - de advisering en ondersteuning van het hoofd van het departement in relatie tot de luchthaven- en luchtvaartaangelegenheden; - de voorbereiding van het Vlaams (strategisch) luchthavenbeleid en advisering van de bevoegde Vlaamse minister m.b.t. deze materie; 1

2 - de opvolging en de ondersteuning van de realisatie van het Vlaams luchthavenbeleid; - het beheer en de exploitatie van de luchthaven Antwerpen. In deze fungeert de afdeling als Vlaams aanspreekpunt, gesprekspartner en kenniscel voor de luchthaven- en luchtvaartaangelegenheden. Het doel van je functie als administratief medewerker secretariaat binnen de afdeling is het verlenen van administratief ondersteunende diensten aan het afdelingshoofd en de medewerkers van de afdeling Luchthavenbeleid te Brussel, teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling. De afdeling Luchthavenbeleid te Brussel bestaat uit negen personeelsleden. JE TAKENPAKKET 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Statistieken opmaken en verwerken Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, in klassement, archief, Opvragen, en oplijsten beslissingen Vlaamse Regering en doorgeven van nuttige informatie 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van dossiers, brieven, rapporten, Archiefbeheer Documenten en informatie op PC bewaren in een geordend systeem Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving 2

3 Doorsturen van gegevens Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Digitaal opvragen formulieren in het kader van overheidsopdrachten (rsz, BTW-attest, jaarrekeningen, attest van niet-faillissement,..) Nagaan welke formulieren/documenten ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen (bijvoorbeeld kabinetsnota s in de juiste vorm afwerken) Administratief opvolgen van dossiers, bijvoorbeeld opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, 4. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Vlimpers-verantwoordelijke van de afdeling standplaats Brussel o.a. meldpunt bij ziekte en input ziektemeldingen in vlimpers Opvolging van de prikklok Klachtenmanager: coördinatie van de klachtenrapportage Bestellen/annuleren van abonnementen boeken, tijdschriften Fotokopies, scans nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Versturen van dossiers, brieven, nota s, faxen, Informatie opzoeken en tijdig en structureel bezorgen aan collega s, diensten, chef, Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bijvoorbeeld maken van koffie, bij vergaderingen en feestjes voorzien van drank en eten, logistiek aanspreekpunt voor kantoormateriaal (papier, bureaubenodigdheden, inktcassettes), bestellingen plaatsen via de digitale drukkerij (bijvoorbeeld enveloppen en naamkaartjes), elektronische bestellingen treinbiljetten voor dienstreizen collega s, Verantwoordelijke Sinterklaasactie Administratieve taken in opdracht van het afdelingshoofd 5. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opmaken van lay-out van typedocumenten Opmaken van brieven en documenten, Nakijken documenten op correct taalgebruik en vormvereisten betreffende lay-out (gebruik huisstijl, lettertype, uniformiteit, aanspreek- en aanschrijfvormen, beleefdheidsformules, ) Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, 3

4 6. POST Sorteren, registreren en verdelen van de post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Ophalen, registreren en verdelen van de binnenkomende en uitgaande post van de afdeling Inscannen van poststukken Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, adresseren, formaliteiten vervullen bij aangetekende brieven) Openen van briefwisseling en bezorgen aan het afdelingshoofd Circulatiemappen verspreiden en hiertoe de nodige circulatiefiches opmaken Dringende dossiers naar de desbetreffende personen brengen Beheer inbox afdeling Luchthavenbeleid 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Ontvangen en begeleiden van bezoekers Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen, verantwoordelijke centraal telefoonnummer van de afdeling Bij afwezigheid van collega s meedelen wanneer en/of waar deze beschikbaar zijn Verantwoordelijke telefonische permanentie tijdens de stamtijden 8. AGENDABEHEER Beheren van agenda van de vergaderzalen teneinde bij te dragen tot een goed beheer en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen Bij agendawijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, Beheer inbox afdelingshoofd bij haar afwezigheid (mails inbox screenen op hoogdringendheid en eventueel doorsturen) Agendabeheer afdelingshoofd 4

5 JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN - Je bent als statutair personeelslid in de graad van medewerker (C1) tewerkgesteld binnen de Vlaamse overheid. Of - Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C111 binnen de Vlaamse Overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van graad van medewerker (artikel VI 18, 4 en III 22 VPS). JE WERKERVARING Ervaring in een secretariaatsfunctie is een pluspunt. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je kunt vlot werken met PC en met de hedendaagse software Je kunt vlot brieven en verslagen schrijven Je hebt sterke administratieve en organisatorische vaardigheden Kennis en ervaring van DMS of elektronische vormen van projectmanagement is een troef Kennis van overheidsopdrachten is een pluspunt JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren= Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren I Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd 5

6 vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk 6

7 - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen HOE SOLLICITEREN? Zin om een nieuwe uitdaging binnen het departement MOW aan te gaan? Solliciteren kan tot en met 11 mei Stuur je sollicitatiebrief met standaard cv en vermelding van vacaturenummer bij voorkeur via mail naar [email protected] t.a.v. afdeling Personeel en Organisatie, Team HRM - sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2, lokaal 10P41, 1000 Brussel SELECTIEPROCEDURE Screening van cv's (week van 12 mei 2014) Interview en screening van vaktechnische en gedragsgerichte competenties (begin juni 2014) 7

8 ONS AANBOD De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Een uitdagende job met een boeiend en gevarieerd takenpakket. Een functie met verantwoordelijkheid en een zekere autonomie. Een tewerkstelling in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Het behoud van je huidige loon, graad en statuut. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Mevrouw Erika Verstrepen, afdelingshoofd Adres : Koning Albert II-laan 20, bus Brussel Tel. : 02 / [email protected] - Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Carla Piens Adres: Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel Tel. : 02/ [email protected] - Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website kun je contact opnemen met Eef Dottermans Dossierbehandelaar Personeelsadministratie Adres: Koning Albert II-Laan 20, bus 2, 1000 Brussel Tel.: 02/ [email protected] 8