MEDEWERKER SECRETARIAAT MARKETING,

Transcriptie

1 Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: MEDEWERKER SECRETARIAAT MARKETING, COMMUNICATIE EN EDUCATIE (M/V) Cultuur, Jeugd, Sport en Media C Medewerker Anna Bijns, Antwerpen FUNCTIECONTEXT Het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) is één van de vijf wetenschappelijke instellingen van de Vlaamse overheid en het grootste museum in het Vlaamse museumlandschap. De collectie van het KMSKA telt zo n 7600 schilderijen, beelden, tekeningen en prenten. Het museum bezit belangrijke werken van de Vlaamse primitieven, Peter Paul Rubens en de barok, maar ook moderne kunst van Henri De Braekeleer en de Vlaamse expressionisten. Het museum beheert ook de grootste verzameling werken van Rik Wouters en de belangrijkste collectie ter wereld van het werk van James Ensor. Het KMSKA legt de nadruk op kunst uit de Zuidelijke Nederlanden en België. Toch bezit het ook enkele opmerkelijke buitenlandse topstukken. Van schilderijen van Jean Fouquet, Titiaan en Amedeo Modigliani tot beelden van Ossip Zadkine en Auguste Rodin. Het KMSKA is in een historisch gebouw in het Antwerpse Zuid -kwartier gevestigd, maar is tot 2018 gesloten omwille van renovatie. De kantoren zijn momenteel gevestigd in de Lange Kievitstraat in 2018 Antwerpen. Het organigram van het KMSKA telt vier afdelingen: 1/ Bedrijfsvoering, 2/ Collectieonderzoek, 3/ Collectiemanagement, en 4/ Marketing, communicatie, educatie. De medewerker secretariaat MCE wordt in deze laatste afdeling ingeschakeld en rapporteert aan de directeur marketing, communicatie en educatie. JE TAKENPAKKET Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de afdeling marketing, communicatie, educatie teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte werking van de afdeling. Gidsen toewijzen aan de externe klanten teneinde te komen tot een optimaal prestatiebeheer van de gidsen. Resultaatgebieden 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Invoeren van boekingen voor educatieve producten (bv. gidsbeurten)

2 Invoer van deze gegevens in onthaallijsten voor kassamedewerkers en verspreiding ervan binnen het KMSKA Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Database contactpersonen beheren: data invoeren, up to date houden, lijsten trekken, etiketten opmaken Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Opmaken en interpreteren statistische gegevens educatieve activiteiten 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Beheer levend archief afdeling marketing, communicatie, educatie Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Financiële dossiers opmaken, verwerken en doorsturen naar de juiste persoon in het KMSKA Toezicht op correcte opmaak van financiële dossiers Toewijzing van dossiers aan correcte uitgavenpost Administratieve opvolging van dossiers van gidsen Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van fiches met de prijscategorieën voor de tentoonstellingen teneinde de kassa te kunnen programmeren Occasionele eindredactie van promotionele teksten 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.

3 Mailings klaarmaken voor verzending naar focusgroepen Helpen bij het versturen van zendingen, opvolging en verdeling van promotiemateriaal Inspringen bij afwezigheid van collega s Opvolgen van de boekingen voor educatieve producten, o.a. opsturen en verwerken reserveringsformulier, correspondentie met aanvragers van het product Mailings verzenden voor de dienst marketing, communicatie, educatie Beheer van audiogidsen, bv. defecte toestellen verzamelen en doorgeven Opsturen informatie naar doelgroepen of informatievragers Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten 6. INFORMATIEAANVRAGEN Sorteren, eventueel filteren en verdelen van informatieaanvragen teneinde zo snel mogelijk antwoorden te genereren Beheer van het adres [email protected] ; vragen toewijzen aan de juiste interne medewerker Schriftelijke vragen voor de afdeling marketing, communicatie, educatie beantwoorden, eventueel na overleg met de juiste betrokkene van de afdeling Registreren van post van de afdeling marketing, communicatie, educatie Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie over het KMSKA Telefonische aanvragen voor gidsbeurten verwerken 8. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de leidinggevende en van de gidsen teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Aanvragen voor educatieve producten noteren, onderzoeken, beantwoorden Gidsen reserveren en informeren Agendabeheer van de gidsen in functie van een optimalisering van de prestaties Agendabeheer van de directeur marketing, communicatie, educatie Prestatielijsten opstellen en verspreiden onder de betrokken diensten Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets, Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, Overleg plegen met externe partners en met andere overheden JE PROFIEL Je hebt minstens één jaar werkervaring in een administratieve functie in een museale context.

4 DIPLOMA Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs. Buitenlandse diploma's worden niet automatisch gelijkgesteld met Belgische diploma's. Voor je met je buitenlands diploma kan solliciteren voor een job bij de Vlaams overheid, moet je daarom een gelijkstellingsattest kunnen voorleggen. Dit kan aangevraagd worden bij NARIC-Vlaanderen (National Academic (and Professional) Recognition and Information Centre). Indien je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands zal je ook een attest van kennis van het Nederlands, afgeleverd door Selor ( moeten voorleggen. TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt kennis van de pakketten van MS Office. Je schrijft en spreekt foutloos Nederlands en hebt daarnaast een basiskennis van Engels. Basiskennis van andere talen dan het Engels is een voordeel Je kan goed organiseren binnen bestaande formele structuren Ervaring met het werken met één of meerdere reservatie- en ticketingapplicaties is een voordeel PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. Plannen =

5 Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). HOE SOLLICITEREN? Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 3 februari Je stuurt je CV en sollicitatiebrief naar [email protected] of naar Ellen van de Kerkhove, MOD CJSM Arenbergstraat 9, 1000 Brussel SELECTIEPROCEDURE Screening van cv's: op deelnemingsvoorwaarden, technische competenties en motivatie Eindselectie: jurygesprek (op 12 februari datum onder voorbehoud) ONS AANBOD Contract onbepaalde duur. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan ongeveer euro. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Jeroen Vanluyten, medewerker personeelsdienst KMSKA Lange Kievitstraat bus 100

6 2018 Antwerpen Vik Leyten, directeur MCE Lange Kievitstraat bus Antwerpen Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website kun je contact opnemen met Els Caes, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel