Het Agentschap Overheidspersoneel Werft aan met een contract van bepaalde duur JOBSTUDENT ARCHIEF

Transcriptie

1 functiebeschrijving /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Overheidspersoneel Werft aan met een contract van bepaalde duur JOBSTUDENT ARCHIEF Afdeling: diverse Locatie: Boudewijngebouw Brussel Aantal: 6 (2 per maand) Periode: juli, augustus, september Vacaturenummer: 03_AGO /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt het lijnmanagement van de Vlaamse overheid bij uitdagingen op het vlak van personeel en organisatie. AgO bouwt een gemeenschappelijk dienstencentrum voor personeel en organisatie uit binnen de holding Vlaamse overheid met een dienstverlening rond werving en selectie, HR- en organisatiebeleid en personeelsregelgeving. In het najaar van 2017 zal het Agentschap Overheidspersoneel samen met heel wat andere entiteiten van de Vlaamse overheid verhuizen naar een nieuw gebouw op de Thurn & Taxis-site. Ook het archief van het agentschap zal dus worden verhuisd, en daarvoor moet er tijdens de zomermaanden al een eerste opkuisbeweging gebeuren. Als jobstudent kom je terecht bij het agentschap en zal je ingezet worden in het papieren archief van een van haar diensten. Zo heeft o.a. de Dienst Rekrutering en Selectie hulp nodig bij het op orde brengen van hun selectie- en wervingsdossiers, maar ook het Vormingssecretariaat, de Dienst Diversiteitsbeleid en het Dienstencentrum Personeelsadministratie kunnen wel een extra handje gebruiken. Binnen het Dienstencentrum Personeelsadministratie loopt momenteel bovendien een project om het volledige administratieve proces op basis van digitale documenten af te handelen. De bestaande papieren personeelsdossiers worden ingescand om opgenomen te worden in het digitale archief. Je wordt hierbij begeleid door iemand van de betrokken dienst zelf en door de informatie- en kennisbeheerder van AgO. Afhankelijk van je interesses en/of achtergrond kan je ingezet worden voor hetzij het papieren hetzij het digitale aspect, maar we streven sowieso voor elke jobstudent naar een afwisselend en boeiend takenpakket.

2 Een greep uit je takenpakket als jobstudent archief: Je staat in voor het ordenen en het opschonen van het archief. Je sorteert, filtert en labelt documenten en dossiers. Je verwerkt de verzamelde gegevens in een overzichtstabel. Je helpt mee bij het voorbereiden, opstellen en nazien van documenten. Je maakt de personeelsdossiers klaar voor elektronische archivering: Je sorteert documenten in een personeelsdossier volgens een gekregen stramien en verwijdert overbodige documenten. Je scant documenten in. Je voegt metadata toe. Je controleert de resultaten van de scanning. Je verricht administratieve taken ivm elektronische archivering. Je verwerkt gegevens in de prikklok. 2 PROFIEL 2.1 AANWERVINGSVOORWAARDEN Als jobstudent moet je aan volgende voorwaarden voldoen: Minstens 16 jaar oud zijn op het ogenblik van aanwerving. Gedurende het school- of academiejaar dat aan deze tewerkstelling voorafgaat, voltijds of deeltijds secundair, hoger niet-universitair of universitair onderwijs gevolgd hebben. Bij eventuele aanwerving moet hiervan een attest worden ingediend. Beschikken over voldoende dagen om te kunnen werken tegen verminderde sociale bijdragen. Dit wil zeggen 50 dagen verminderd met het aantal dagen waarop je in 2015 al hebt gewerkt als student of waarvoor je al een studentencontract hebt getekend. Bij eventuele aanwerving moet hiervan een attest van de website/app student@work 50 days worden ingediend. Om dit attest te kunnen indienen moet je beschikken over een elektronische kaartlezer of token. Je kan dus best 1 van beide al op voorhand aanvragen. Het verdient voor deze vakantiejob aanbeveling dat je een opleiding informatie- en bibliotheekwetenschap of archief- en documentbeheer volgt of reeds ervaring in de bibliotheeken/of archiefsector hebt. Ervaring met het inscannen van documenten voor elektronische opslag is een pluspunt. pagina 2 van 5

3 2.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt en goede kennis van de courante MS-Office-toepassingen; - Je hebt een basiskennis van relevante kantoorapparatuur, zoals o.a. multifunctionals met scanfunctie; - Je kan discreet omgaan met vertrouwelijke informatie; - Je kan zelfstandig werken en pakt nieuwe zaken snel op; - Je houdt van orde en wilt hiermee graag aan de slag; - Je ben niet vies van papier(sneetjes). Persoonsgebonden competenties Zorgvuldigheid Levert met oog voor detail correct werk af. Verantwoordelijkheid nemen Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. Flexibiliteit Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Resultaatgerichtheid Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen. Samenwerken Informeert, pleegt overleg en werkt mee. Communiceren Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk. Plannen en organiseren. Plant en organiseert zijn werk effectief. pagina 3 van 5

4 3 AANBOD - We bieden jou een leerrijke vakantiejob in een toffe omgeving. - Je krijgt een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur. - Als jobstudent word je bezoldigd aan 80% van het beginsalaris van salarisschaal D111 (graad: assistent), zijnde 1.428,25 euro bruto/maand bij voltijdse tewerkstelling (38u/week). Dit bedrag is enkel van toepassing bij voltijdse tewerkstelling. Werk je minder dan een volledige maand dan wordt dit loon pro rata berekend. - Ben je 21 jaar en ouder? Dan heb je recht op de gewaarborgde minimumbezoldiging voor contractuele personeelsleden, zijnde 1705,93 euro bruto/maand bij voltijdse tewerkstelling (38u/week). Dit bedrag is enkel van toepassing bij voltijdse tewerkstelling. Werk je minder dan een volledige maand dan wordt dit loon pro rata berekend. - Bovenvermelde bedragen zijn geïndexeerd, rekening houdend met het verhogingspercentage 1,6084 inclusief standplaatstoelage maar exclusief vakantiegeld en eindejaarstoelage. Op het salaris van de student wordt een solidariteitsbijdrage ingehouden. Deze bedraagt 5,43% ten laste van de werkgever en 2.71% ten laste van de werknemer. - Je ontvangt per gewerkte dag een maaltijdcheque van 7 euro. Hiervan wordt 5,91 euro door de werkgever betaald en 1,09 euro door de jobstudent (door een inhouding op het nettoloon). - De werkgever komt voor 100% tussen in de kosten van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. - Je hebt recht op een fietsvergoeding. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. 4 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 10 april 2016 Om geldig te solliciteren vul je het online sollicitatieformulier in dat je kan vinden via deze link: Je sollicitatie is enkel geldig als ja na het invullen klikt op 'indienen'. pagina 4 van 5

5 Je dient uitdrukkelijk aan te duiden dat je nog schoolgaand bent en dat je over voldoende dagen beschikt om te werken als jobstudent. Dit is noodzakelijk om geldig te solliciteren. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het online sollicitatieformulier in aanmerking genomen worden. 5 SELECTIEPROCEDURE Kandidaten worden geselecteerd op basis van het ingediende online sollicitatieformulier. 6 MEER WETEN Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met: Sandy Reynaerts, informatie- en kennisbeheerder AgO Boudewijnlaan 30 bus 50, 1000 Brussel Tel.: sandy.reynaerts@bz.vlaanderen.be Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen via het adres werkenvoor@vlaanderen.be of op het nummer pagina 5 van 5