Dossierbehandelaar - Kwaliteitscontroleur kmo-portefeuille

Transcriptie

1 Het Agentschap Innoveren & Ondernemen gaat over tot de contractuele aanwerving voor onbepaalde duur van een Dossierbehandelaar - Kwaliteitscontroleur kmo-portefeuille Beleidsdomein: Economie, Wetenschap en Innovatie Entiteit: Agentschap Innoveren & Ondernemen Afdeling Bedrijfs-en Omgevingssteun Niveau en graad: B1 deskundige Standplaats: Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel FUNCTIE EN CONTEXT Het team kmo-portefeuille zoekt een enthousiaste, klantvriendelijke en vlotte collega. De kmo-portefeuille is een geautomatiseerde subsidiemaatregel waarmee kmo s met steun van de Vlaamse overheid opleidingen en adviezen kunnen aankopen bij geregistreerde dienstverleners. Uitgangspunten van de kmo-portefeuille zijn klantgerichtheid, administratieve vereenvoudiging, transparantie en maatwerk. Meer informatie over de kmo-portefeuille staat op De kmo-portefeuille is bij het Agentschap Innoveren & Ondernemen ondergebracht in de dienst kmo-steun van de afdeling bedrijfs-en omgevingssteun. De dienst kmo-steun is verantwoordelijk voor het beheer van de subsidie-instrumenten kmo-portefeuille en kmo-groeisubsidie. De dienst bestaat uit 16 personeelsleden, waarvan 8 collega s werken voor de kmo-portefeuille. Voor het beheer van de kmo-portefeuille worden onder meer volgende taken opgenomen: - informatieverstrekking en communicatie over de kmo-portefeuille; - beantwoorden via en telefoon van vragen over dossiers bij de kmoportefeuille; - dossierbehandeling van registratie-aanvragen en inspectiedossiers van de dienstverleners van de kmo-portefeuille; 1

2 - het opvolgen en aansturen van auditbureaus die kandidaat-dienstverleners auditeren en certificeren met het oog op hun registratie; - het applicatiebeheer van de kmo-portefeuille-applicatie; - rapportering en beleidsvoorbereidend werk. Voor de verdere uitbouw van het team van de kmo-portefeuille zijn we op zoek naar een dossierbehandelaar/kwaliteitscontroleur. Als dossierbehandelaar ben je samen met jouw collega s verantwoordelijk voor het sensibiliseren, registreren, controleren en desgevallend sanctioneren van de dienstverleners van de kmo-portefeuille. Als kwaliteitscontroleur ben je verantwoordelijk voor het vorm geven en uitvoeren de risicoanalyses. Daarnaast sta je in voor de dagelijkse monitoring van het correct gebruik van de kmo-portefeuille en voor het opstellen van rapporteringen. In deze gevarieerde job met verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief combineer je dagelijks klantencontact met inhoudelijke en praktische taken. TAKENPAKKET VERVOLLEDIGING DOSSIERS Je zoekt of vraagt actief gegevens op en verwerkt deze zodat je over een volledig dossier beschikt. Uitvoeren van data-controles Opvragen van stavingsdocumenten van subsidieaanvragen Opmaken van rapporteringen en query s Analyseren van inspectieverslagen ANALYSE Je analyseert, toetst en interpreteert dossiers om tot een gefundeerd voorstel van beslissing te komen. Analyseren van inspectieverslagen Analyseren van data-controles Controle van bewijsstukken van subsidieprojecten VOORSTEL VAN BESLISSING Je maakt zelf een onderbouwd voorstel van een beslissing op zodat de bevoegde instantie een correcte uitspraak kan doen over het dossier. 2

3 Opstellen van een verzoek voor de inspectiedienst om een dienstverlener te controleren Organiseren en leiden van hoorzittingen met dienstverleners en de gepaste sanctie nemen (herstelplan, schorsing, uitsluiting) Opstellen van gemotiveerde en wettelijk onderbouwde beslissingsbrieven OPVOLGING Je volgt jouw dossiers verder op nadat de initiële beslissing is genomen en bewaakt dat de genomen beslissing correct wordt uitgevoerd. Behandelen van beroepen Beantwoorden van klachten in samenwerking met de klachtencoördinator van het agentschap Administratief bijhouden en (digitaal) archiveren van jouw dossiers COMMUNICATIE EN CONTACTEN Samen met de collega s ben je verantwoordelijk voor het beantwoorden van diverse vragen over de kmo-portefeuille. Je helpt de klanten en slaagt erin iedereen correct te informeren. Informatie verstrekken aan dienstverleners van de kmo-portefeuille Tweedelijnsvragen die binnenkomen via de mailbox kmo-portefeuille@vlaanderen.be of via het groepsnummer zelfstandig oplossen (het antwoord vergt opzoekwerk, gevorderde kennis en/of overleg met collega s) Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Rapporteren over de stand van zaken van een dossier/aanvraag KENNIS MBT HET VAKGEBIED Je bent bereid om dagelijks bij te leren zodat je voeling houdt met de snel veranderende economie. De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures 3

4 PROFIEL Je hebt een bachelordiploma op het moment van indiensttreding Je bent snel inzetbaar. Ervaring is niet vereist. Je kan actief luisteren, bent klantgericht ingesteld en beschikt over sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Je bent stressbestendig en assertief. Je leert snel bij, je kan proceduregericht werken en multitasking schrikt je niet af. Je hebt geen schrik om verantwoordelijkheid op te nemen. Je werkt graag in groep maar je kan ook zelfstandig werken. Je bent leergierig en bereid nieuwe technieken aan te leren. Het is bovendien cruciaal dat je collegiaal en flexibel ingesteld bent. Binnen de dienst kmo-steun zijn we op zoek naar een collega die de dienst inhoudelijk versterkt en ondersteunt in de best mogelijke verstandhouding. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Je bent een digital native, sociale media en nieuwe digitale technieken hebben geen geheimen voor jou. Je hebt aantoonbare kennis van of minstens sterke interesse in domeinen die aan economie en de leefwereld van kmo s gerelateerd zijn. Je bent zeer goed vertrouwd met de courante ICT-toepassingen en bereid om met nieuwe technologieën/it toepassingen om te gaan. Je hebt een goede kennis van acces en/of andere databanken en kan zelfstandig complexe query s opmaken. GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Oordeelsvorming niveau 2 Analyseren niveau 1 Zorgvuldigheid - niveau 2 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Werk en privésituatie worden zo optimaal mogelijk gecombineerd. Zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je werkt op vijf minuten wandelen van het station Brussel-Noord. Daarnaast heeft jouw nieuwe werkplek nog een aantal belangrijke troeven; een prima 4

5 bedrijfsrestaurant, een koffiebar, een fitnessruimte en professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je krijgt maaltijdcheques. Je wordt aangeworven in de graad van B1 met de bijhorende salarisschaal. Het aanvangssalaris voor een voltijdse functie bedraagt netto minimaal ongeveer euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, seksuele oriëntatie, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Wij willen elk talent volwaardige kansen geven en bruggen bouwen tussen alle burgers, teneinde de sociale inclusie te versterken. Het voorkomen en bestrijden van discriminatie is daarvoor een noodzakelijke voorwaarde. SELECTIEPROCEDURE 1. CV-screening Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de diplomavereiste voldoet. Enkel de kandidaten die voldoende affiniteit met de materie (aantoonbare kennis van of minstens sterke interesse in domeinen die aan economie en de leefwereld van kmo s gerelateerd zijn; kennis van courante ICT-toepassingen en bereidheid om met nieuwe technologieën/it toepassingen om te gaan) kunnen voorleggen, gaan door naar het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats de eerste week van september. 2. Persoonlijkheidsvragenlijst De kandidaat vult een computergestuurde persoonlijkheidsvragenlijst in die door de jury wordt meegenomen in de beoordeling. Deze selectiefase is adviserend. Deze selectiefase vindt plaats in de week na de cv-screening. 5

6 3. Eindselectie Het eindgesprek wordt gevoerd met (een) afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie je motivatie en verwachtingen je technische competenties je persoonsgebonden competenties je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Timing Preselectie op CV: 1 ste week september Selectie-interview: 2 e helft september HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 31 augustus s avonds Om te solliciteren stuur je het door jou ingevuld standaardsollicitatieformulier, jouw motivatiebrief en curriculum vitae via mail naar het volgende adres: aanwervingen@ewi.vlaanderen.be, t.a.v. Eric Min, adviseur HR & Vorming. Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. MEER WETEN? Voor bijkomende informatie over de inhoud van deze functie kan je contact opnemen met: Dieter Goossens Diensthoofd kmo-steun dieter.goossens@vlaio.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden neemt u contact op met Eric Min, adviseur HR & Vorming 6

7 ( en ). Voor informatie over de arbeidsvoorwaarden kunt u ook terecht op de website 7