Functiebeschrijving: <Dossier- en gegevensbeheerder tewerkstellingsmaatregelen Sociale Economie >

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: <Dossier- en gegevensbeheerder tewerkstellingsmaatregelen Sociale Economie > Functiefamilie Dossier- en gegevensbeheerders Voor akkoord Naam leidinggevende Sabine Lievens, diensthoofd Datum + handtekening Kathleen Vandebroek, afdelingshoofd Naam functiehouder vacant Datum + handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Het Departement Werk en Sociale Economie Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voorde beleidscoördinatie en ontwikkeling, de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaamse werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en de versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de nonprofitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : Afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen De afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen staat in voor de ondersteuning aan ondernemingen die bewust kiezen voor een duurzaam organisatiebeleid. Vanuit het beleidsdomein Werk en Sociale Economie focussen we hierbij op de impact die organisaties kunnen hebben op mens en maatschappij. De afdeling behartigt verschillende beleidsthema s in dit kader, gaande van maatschappelijk verantwoord ondernemen en coöperatief ondernemen over werkbaar werk, duurzaam loopbaan en diversiteitsbeleid tot tewerkstellingsmaatregelen in de sociale economie en de ondersteuning van sociaal ondernemerschap. Met veel passie geven we invulling aan meer en beter werk voor iedereen. 2

3 De functie van dossier- en gegevensbeheerder tewerkstellingsmaatregelen sociale economie situeert zich binnen de Dienst Sociale Economie. Deze dienst is verantwoordelijk voor het labellen van organisaties die collectieve tewerkstelling van doelgroepwerknemers wensen op te nemen, meer bepaald Maatwerkbedrijven, -afdelingen en Lokale Diensteneconomie organisaties. Daarnaast staat ze in voor het tijdig een correct uitbetalen van subsidies en vergoedingen aan deze werkgevers. De dienst garandeert het vlot functioneren van de nieuwe en de bestaande betaalapplicatie voor de maatregelen Maatwerk, LDE, Arbeidszorg, Invoegbedrijven, achterstallen SW, BW en LDE. Bovendien staat ze in voor de implementatie en optimalisering van de nieuwe subsidiemotor Maatwerk en LDE (SUMO) Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Diensthoofd Sociale Economie 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): 3

4 Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne (*) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. (*) Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen. Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen zijn, externe input of externe doelgroepen zijn. 4

5 3. Resultaatgebieden Gegevensverzameling Resultaat Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Voorbeelden van activiteiten - Aanleggen en beheren van testopstellingen om testbetalingen snel en correct te kunnen uitvoeren en controleren; - Regelgevingsinformatie en berekeningsmechanisme betaaltoepassingen zelf bijhouden of weten waar deze zaken snel kunnen worden geraadpleegd; - - Testen van opgeleverde software; - Bestuderen van monitoringsrapporten Maatwerk en LDE in functie van correcte en tijdige betalingen, uitvoeren van terugvorderingen en inhoudingen; - Samen met de applicatiebeheerder opvolgen van de correcte toepassing van de indexparameter; - Opvolgen van de driemaandelijkse testbetaling Arbeidszorg en Invoeg in oude betaaltoepassing; Bestuderen van betaalrapporten oude en nieuwe regelgeving zowel uit productieomgeving als testomgeving teneinde een correcte uitbetaling van subsidies en vergoedingen te garanderen; - - Beantwoorden van vragen van interne en externe klanten met betrekking tot betalingen in de verschillende maatregelen Maatwerk, LDE, Arbeidszorg, Invoeg, SW en oude LDE; - Samen met de departementsverantwoordelijke deelnemen aan de informatievergaderingen bij de KSZ teneinde de gegevensuitwisseling van de DMFA loongegeven indien nodig te kunnen bijsturen; - Deelnemen aan de analyse vergaderingen nieuwe betaalapplicatie Maatwerk en LDE ( SUMO); - Uitwisselen van kennis, ervaringen en knelpunten inzake de oude en de nieuwe betaalapplicatie voor wat betreft de lopende maatregelen en dit zowel op vlak van betaling, berekening als procesbeheer;

6 Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Nauwe samenwerking met de collega s Werk teneinde de betaalprocessen op elkaar af te stemmen; - Deelnemen aan overlegvergadering met materieverantwoordelijken Maatwerk en LDE - Deelnemen aan dienstoverleg, teamoverleg,. ; Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Oordeelsvorming niveau 1 Samenwerken niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Analyseren niveau 2 Zorgvuldigheid niveau Vaktechnische competenties DIPLOMA Secundair onderwijs ERVARING Minstens 6 jaar beroepsrelevante ervaring bij voorkeur in een functie van dossier- en gegevensbeheerder binnen een overheidscontext. KENNIS & KUNDE Kennis van de regelgeving en subsidieberekening Maatwerk en Nieuwe LDE Kennis van de betaaltoepassingen Easypay en SUMO Kennis van de regelgeving en subsidieberekening Sociale Werkplaatsen, LDE, Invoeg en Arbeidszorg 5. Andere functierelevante informatie 6