Functiebeschrijving: Beleidsmedewerker beheer

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Beleidsmedewerker beheer Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Naast de vier waarden van de Vlaamse overheid is De Vlaamse Waterweg een organisatie die ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert Hoofdactiviteit van de cel De functie situeert zich binnen de cel Planning en Sturing Beheer van de afdeling Planning & Sturing. De afdeling Planning & Sturing staat in voor de coördinatie en de afstemming van de operationele werking tussen de afdelingen AAS, ATD, AAK, AZZ en ABS. Ze staat in voor de doorvertaling van het operationeel beleid naar deze afdelingen. Ze behartigt de overkoepelende procedures en materies. Zij bewaakt de uniformiteit in de kernprocessen investeren, beheer en exploitatie en de afstemming van optreden van de territoriale afdelingen. Zij is verantwoordelijk voor het uitwerken en opvolgen van de operationele planning en sturing en levert gecoördineerde input hierover aan de operationele directeur en de cel Staf & Beleidscoördinatie. De cel Planning en Sturing Beheer staat in voor de overkoepelend coördinerende taak voor De Vlaamse Waterweg rond diverse thema s zoals integraal waterbeleid, klimaat, vergroening, onroerend erfgoed, assetmanagement, afval Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Celhoofd Planning en Sturing beheer 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Het beleidsthema beheer vanuit theoretische en praktische deskundigheid implementeren en uitbouwen met als doel toepassingen omtrent het thema te initiëren, te stimuleren en te bewaken bij te dragen aan het beleid inzake het thema. 3. Resultaatgebieden Resultaat 3.1. Inbreng in het beleid vanuit de praktijk Vanuit het eigen werkveld een eigen visie op het beleidsthema beheer ontwikkelen en formuleren om Voorbeelden van activiteiten Vanuit ervaring het management adviseren over het te voeren beleid aangaande het thema beheer, mogelijke knelpunten en opportuniteiten en eventueel scenario s aanreiken

3 advies te geven over de wenselijke richting van het beleid m.b.t. het thema Context: in nauwe interactie met het overkoepelende beleid 3.2. Coördineren van de voorbereiding van beleidsimplementatie Coördineren van de voorbereiding van beleidsimplementatie om ervoor te zorgen dat de implementatie efficiënt en zonder de dagelijkse werking van de entiteit te hinderen kan verlopen 3.3. Beleidsuitvoering ondersteunen Beleidsuitvoering ondersteunen om de beleidsuitvoerders in staat te stellen de vertaalslag te maken naar implementatie Terugkoppeling naar beleid vanuit de opvolging van de uitvoering Monitoren van de beleidsuitvoering om feedback te geven aan het overkoepelende beleid over de beleidsuitvoering en over structurele problemen of opportuniteiten die een beleidsimpact hebben. Beleidsmatige vragen beantwoorden van belangengroepen uit de sectoren, kabinet, Rapporten, artikelen, brochures en andere teksten opstellen om bij te dragen tot beleidsvoorbereiding en evaluatie Antwoorden formuleren op concrete vragen rond het beleidsthema beheer Aftoetsen met het werkveld Betrokkenheid en draagvlak creëren Actoren mobiliseren en beleidsvoorbereiding coördineren Ontwikkelen van een lange termijnvisie m.b.t. de verschillende aspecten van beheer (patrimoniuminspecties, KLIP, fietsbeleid, ) Implementatieplan opstellen Procedures schrijven Infrastructuur uitbouwen Pilootprojecten uitvoeren Samen met anderen nagaan hoe het beleidsthema beheer kan worden aangewend in hun activiteiten Waken over implementeerbaarheid van het beleid Detecteren en afwegen van belangen Pro-actief verzamelen, genereren en verwerken van informatie Draagvlak creëren bij de uitvoerders Indicaties inzake inhoudelijke ontwikkelingen op het veld signaleren en de toepasbaarheid evalueren Betrokkenen overtuigen van de meerwaarde van de vernieuwing en verbetering en een draagvlak creëren Instrumenten, modellen, reglementeringen aangaande het beleidsthema beheer toepassen en verfijnen Projecten aangaande het beleidsthema beheer plannen, opvolgen enof uitvoeren Maximale input geven bij het vormgeven en uitbouwen van het aanbod van de organisatie rond het thema De kwaliteit meten van de geïmplementeerde nieuwe kennis en inzichten en deze bijsturen Oplossen van systematisch terugkerende knelpunten Er zorg voor dragen dat de juiste instrumenten op de juiste wijze worden ingezet Opvolgen van de indicatoren van de beheersovereenkomst om te verzekeren dat deze worden nageleefd Trends identificeren binnen de uitvoering en het overkoepelende beleid daarvan op de hoogte stellen Beleidsontwikkelaars feedback geven over de uitvoerbaarheid van het beleid Bijdragen tot de keuze van de beleidsindicatoren Advies over bijsturing van het beleid Netwerken onderhouden

4 3.5. Afstemming Afstemmen van het beleidsthema beheer met andere thema s, activiteiten, projecten binnen en buiten de organisatie om de integratie met aanverwante thema s te maximaliseren Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten om een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie rond het thema te realiseren Uitbouw van thema-deskundigheid Deskundigheid aangaande het beleidsthema beheer uitbouwen en actueel houden om alle praktische en theoretische ontwikkelingen rond het thema te kunnen integreren in het eigen werk en het werk van anderen. Op verzoek enof eigen initiatief deelnemen aan of organiseren van afstemmingsvergaderingen met interne en externe betrokkenen Vanuit de eigen specialisatie gegevens, analyses, studies en adviezen verstrekken die door anderen in hun werkzaamheden gebruikt worden Relevante gegevens, analyses, studies en adviezen vanuit andere thema s gebruiken bij de eigen werkzaamheden Inhoudelijke bijdrage leveren aan opleidingsprogramma s, communicatie-initiatieven rond het thema Inspelen op de informatiebehoeften van de verschillende doelgroepen Informatie verstrekken aan de doelgroepen Uitbouwen van een netwerk van contactpersonen en organisaties Vertegenwoordigen en verdedigen van de standpunten van de entiteit op interne en externe vergaderingen, werkgroepen, Zich verdiepen in de inhoud van het beleidsthema beheer en inhoudelijke studies (laten) uitvoeren en opvolgen De beschikbare ken- en stuurgetallen rond het beleidsthema beheer verzamelen Informatie verzamelen bij de doelgroepen om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op het werkveld Kennis verwerven en ontwikkelingen rond het thema binnen de maatschappelijke context bijhouden Gegevens en informatie verzamelen, bestuderen, interpreteren en evalueren Deelnemen aan opleidings- en studiedagen 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 2 Plannen en organiseren niveau 2 Visie niveau 1 Netwerken niveau 2 Overtuigen niveau 2 Resultaatgerichtheid niveau 2

5 Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Visie De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Niveau 1 - Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, denkt vooruit en geeft de grote lijnen aan Overtuigen - Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Niveau 2 - Overtuigt door inhoud én aanpak Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt Brengt zijn argumenten scherp onder woorden Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen

6 Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Netwerken - Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen Niveau 2 - Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen Gaat actief op zoek naar collega s uit andere entiteiten voor informatie, expertise Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ) Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun) Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Niveau 2 - Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.2. Vaktechnische competenties In het bezit zijn van rijbewijs B Generiek voor alle beleidsthema s; op korte tijd te verwerven (bij nieuwe aanwerving) - Kennis van het (ruime) werkveld van de organisatie en het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare werken - Kennis van de werking van de organisatie - Kennis van de werking van de overheid, zowel Europees, federaal als gewestelijk, in het bijzonder het beleidsproces - Kennis van de (opmaak van) reglementering en van de procedures - Basiskennis van Frans en Engels - Kennis van basis PC-toepassingen - Inzicht in de opbouw van dossiers voor de domeinen waarin het beleidsdomein werkzaam is - Inzicht in maatschappelijke en technologische evoluties Wat het specifieke beleidsthema Beheer betreft: - Kennis van het beleid m.b.t. de bevaarbare waterwegen

7 - Kennis van de van toepassing zijnde reglementering - Kennis van de sector: kennis van en inzicht in de aan het beleidsthema gerelateerde aspecten (vb. beheer van het patrimonium, onderhoud van de infrastructuur (kunstwerken, jaagpaden, dijken, ), milieu, ) 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie.