De Vlaamse Waterweg nv. Functiebeschrijving: jurist

Transcriptie

1 De Vlaamse Waterweg nv Functiebeschrijving: jurist Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert Hoofdactiviteit van de cel De cel juridische en administratieve ondersteuning geeft juridische en administratieve ondersteuning aan de afdeling Bovenschelde betreffende geschillen, schadegevallen, vergunningen en toelatingen, stedenbouwkundige vergunningsaanvragen, milieuvergunningsaanvragen, kabinetsnota s, parlementaire vragen, meldingen, onteigeningen. De cel bestaat uit 3 teams. Het team algemene zaken, ruimtelijke ordening en onteigeningen is verantwoordelijk voor Het team schadegevallen en geschillen is verantwoordelijk voor Het team vergunningen en toelatingen is verantwoordelijk voor 1.3. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Celhoofd juridische en administratieve ondersteuning (JAO) / / 2. Doel van de functie 2

3 De afdeling(en) adviseren en ondersteunen met betrekking tot juridische zaken (bvb. vertalen van de wetgeving naar de praktijk, verlenen van juridische adviezen, waken over de wettelijkheid en de reglementaire aspecten van beslissingen, acties en processen, ) teneinde op een efficiënte manier bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van W&Z conform de regelgeving. Context: het is een polyvalente juridische functie en omvat meerdere disciplines van het recht en de rechtspraktijk. 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de afdeling(en) en de interne klanten op het vlak van juridische ondersteuning met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten Onderzoeken en uitdiepen van juridische problematieken die voor de optimale werking van de afdeling (en) kritisch kunnen zijn en hierover nota s opstellen Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op juridisch gebied (regelgeving, rechtspraak, literatuur, ) Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc juridische vragen en problemen Evalueren van de huidige juridische dienstverlening Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de juridische dienstverlening voor de afdeling(en) met als doel de interne klant en de afdeling(en) op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening in het juridisch kennisnetwerk Organiseren van de juridische dienstverlening in nauw overleg met de celhoofden juridische ondersteuning van de verschillende afdelingen Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de afdeling en dus ook van de organisatie mee helpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, procedures, Behandelen van, adviseren inzake complexe dossiers Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Uitwerken van procedures en richtlijnen (bv. Interne KwaliteitsZorgprocedures) Ontwikkelen van databanken, dossieropvolgingssystemen, rapportage- 3

4 uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de juridische dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te instrumenten en interne klassementssystemen, inbegrepen het eigen archief, op het niveau van de Cel Voorbereiden en opstellen van nieuwe regelgeving die beantwoordt aan de noden van het Agentschap Antwoorden op juridische vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor juridische zaken Interne klanten adviseren over bestaan, toepassing en interpretatie van regelgeving Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten betreffende de juridische aspecten Inspelen op specifieke vragen van het management Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren Voorstellen van beslissing opstellen voor de hiërarchische lijn Informeren en kennis overdragen binnen de organisatie aangaande de toepassing van regelgeving en procedures Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, beleidsprincipes, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering (ondernemingsplan, beheersovereenkomst, ) Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie en de onderlinge samenwerking benaarstigen Nakijken van overeenkomsten, adviezen, belangrijke briefwisseling, nota s, op juridisch vlak Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt in het kader van een aantal specifieke juridische materies Feedback vragen aan klanten 4

5 maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het juridisch vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Beleidsvoorbereiding (indien van toepassing voor de functiehouder) Vanuit het juridisch vakgebied mee bepalen van het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten betreffende de juridische aspecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opbouwen en onderhouden van netwerken (verzekeringssector, advocaten, experten, ) Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten betreffende het juridisch vakgebied Informeren en kennis overdragen binnen de organisatie aangaande de toepassing van regelgeving en procedures Voorstellen van beleidsprincipes opstellen Voorbereiden en opstellen van nieuwe regelgeving die beantwoordt aan de noden van het Agentschap 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 Communiceren niveau 2 Initiatief niveau 1 Samenwerken niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Analyseren - niveau 2 Resultaatgerichtheid niveau 2 Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie 5

6 Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren - Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in 6

7 Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Resultaatgerichtheid - Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen Evalueert op regelmatige basis zijn resultaten en stuurt het proces bij om de doelstellingen te behalen Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.2. Vaktechnische competenties In het bezit zijn van rijbewijs B Kunnen werken met PC, tekstverwerking Word, Excel, Power Point Kennis van administratief recht, milieurecht, burgerlijk recht, gerechtelijk recht, zakenrecht, verzekeringsrecht, aansprakelijkheidsrecht en schaderecht, Op korte termijn te verwerven (indien nieuwe functiehouder): Kennis van de organisatie Waterwegen en Zeekanaal NV en van de Vlaamse Gemeenschap Kennis van de regelgeving rond mobiliteit en meer specifiek rond scheepvaart op de binnenwateren (maritiem recht) 7

8 Grondige kennis van de wet op de overheidsopdrachten (afhankelijk van de nood hieraan in de organisatie) Kennis van klachtenbehandeling 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie. 8