Functiebeschrijving: Stafmedewerker adoptie - jurist

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Stafmedewerker adoptie - jurist Functiefamilies beleidsthemabeheerder en controlefunctie Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening HRM Functieprofiel stafmedewerker beleidsafdeling A1_Eindversie

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Aan welke functie rapporteert de Diensthoofd/afdelingshoofd van de afdeling waar het personeelslid is tewerkgesteld. functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt / leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder / heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Vanuit inhoudelijke en juridische deskundigheid het adoptiebeleid mee uitbouwen, de naleving van reglementeringen, normen, ed. controleren en samen met het team ervoor zorgen dat de werking van het VCA, de werking van partners en het gevoerde adoptiebeleid in overeenstemming is met alle toepasselijke wettelijke bepalingen. 2

3 3. Resultaatgebieden Resultaat Inbreng in het beleid vanuit de praktijk Vanuit het eigen werkveld ontwikkelen en formuleren van een eigen visie teneinde (juridisch) advies te geven over de wenselijke richting van het adoptiebeleid Voorbeelden van activiteiten Meewerken aan de voorbereiding en de juridische ondersteuning van het beleid. Verrichten van beleidsvoorbereidend werk onder meer op wetgevingstechnisch vlak Meedenken met en bijdragen aan de dienstverlening op andere domeinen om de dienstverlening mbt adoptie te concretiseren Management juridisch adviseren over thema s die te maken hebben met adoptie Terugkoppeling naar beleid vanuit de opvolging van de uitvoering Monitoren van de beleidsuitvoering teneinde feedback te geven aan het overkoepelende beleid over de beleidsuitvoering en over structurele problemen of opportuniteiten die een beleidsimpact hebben. Signaleren van systematische problemen en aankaarten van nieuwe mogelijkheden die ontstaan zijn en zo mee beleidsvoorbereidende informatie en mogelijke oplossingen aanreiken. Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de sector adoptie Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Uitbouw van thema-deskundigheid Juridische deskundigheid aangaande adoptie uitbouwen en actueel houden teneinde alle praktische en theoretische ontwikkelingen rond adoptie te kunnen integreren in het eigen werk en het werk van anderen. Verwerven van kennis en expertise, opvolgen van de nieuwe ontwikkelingen en opvolgen van evoluties m.b.t. adoptie Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe regelgeving, verdragen, theorieën Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Doorgeven en vertalen van de kennis naar het werkterrein Informatie en juridisch advies - Juridisch advies verstrekken - Vragen rond de eigen dienstverlening VCA beantwoorden - Juridisch informatie opzoeken en analyseren om de klant te kunnen adviseren 3

4 Verstrekken van informatie en formuleren van een advies teneinde de klant een passend antwoord of voorstel te bieden op zijn / haar situatie. - Samenbrengen van de eigen inbreng en de inbreng van anderen (klant, andere deskundigen,.) in een voorstel - Geven van presentaties en infosessies Voorbereiding controle adoptiekanaal Verzamelen, analyseren van informatie en voorbereiden van de controle teneinde ervoor te zorgen dat de controle (ter plaatse) efficiënt kan verlopen. Uitvoering controle adoptiekanaal Vanuit België en/of ter plaatse in herkomstland uitvoeren van een controle teneinde de naleving van de geldende (*) normen (reglementeringen, wetgeving, kwaliteitsstandaarden, ) na te gaan. (*) opgelegde normen en procedures, vastgelegd door wet of door de controlerende entiteit Rapportering Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft. Zich informeren over het te controleren adoptiekanaal om het in de juiste context te kunnen plaatsen Studie van documenten, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige kanaalonderzoeken Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken Opmaken van eigen planning Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële vaststellingen Opsporen van afwijkingen en onregelmatigheden; deze onderzoeken en interpreteren Nagaan of de bepalingen van een contract, verdrag, worden nageleefd Nagaan of wettelijk toegekende opdrachten worden uitgevoerd Nagaan van efficiëntie en effectiviteit van processen Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen ter plaatse gedaan in een verslag Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering Uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie rond adoptie te realiseren. 4. Competentieprofiel Antwoorden op vragen van interne en externe klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het juridisch aspect van adoptie De dienstverlening pro-actief verduidelijken aan klanten, partners en stakeholders Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Opbouwen en onderhouden van netwerken 4

5 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie (Vanaf B1) Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Overtuigen Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak. Niveau 2: Overtuigt door inhoud én aanpak (voor alle niveaus) Argumenteert authentiek en genuanceerd Brengt zijn argumenten scherp onder woorden Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt deze Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 2 - Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Visie Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Niveau 2 -betrekt brede (maatschappelijke, technische) factoren bij zijn aanpak Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 2 - Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken Evalueert regelmatig kritisch het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen Reageert alert op informatie die het bijsturen van de gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven) Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken Heeft een repertoire aan gedragsstijlen, tactieken en benaderingswijzen waaruit hij kan kiezen naargelang het doel en de situatie Maakt, als dat nuttig of nodig is, gebruik van indirecte beïnvloedingsmethodes (bv. netwerking) om de kansen op slagen te verhogen Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Niveau 3 - Plant en organiseert het werk dat zijn afdeling of entiteit overstijgt (voor alle niveaus) 5

6 Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Vertaalt een langetermijnplanning in fasen en/of (deel)projecten en benoemt daarbij de subdoelen Coördineert en overziet het werk van diverse onderdelen en schat in wat dit voor het totaal betekent Ziet toe op een efficiënte en effectieve besteding van middelen Past plannen aan wijzigende omstandigheden aan en houdt daarbij de oorspronkelijke doelen voor ogen Anticipeert op ontwikkelingen die van invloed zijn op de doelen van de organisatie en houdt daar in de planning rekening mee Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 3 - Vormt een geïntegreerd oordeel Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 3 - maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse Klantgerichtheid (eventueel) Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening 6

7 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid De organisatiestructuur van de eigen afdeling en de instelling Frans en Engels Sociale vaardigheden Inzicht hebben in: De missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin Administratief recht Juridische positie van minderjarigen Personen -en familierecht en in het bijzonder adoptie Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica Gesprek- en vergadertechnieken, conflicthantering 5. Andere functierelevante informatie De functiehouder is breed inzetbaar binnen de VCA. 7