Functiebeschrijving. Stafmedewerker beleidsafdeling

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Stafmedewerker beleidsafdeling Functiefamilie beleidsthemabeheerders Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening HRM _FB_stafmedewerker beleidsafdeling A1_Eindversie.docx

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Aan welke functie rapporteert de Diensthoofd/afdelingshoofd van de afdeling waar het personeelslid is tewerkgesteld. functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt / leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder / heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Het beleidsthema vanuit theoretische en praktische deskundigheid implementeren en uitbouwen teneinde toepassingen omtrent het thema te initiëren, te stimuleren en te bewaken bij te dragen aan het beleid inzake het thema. 2

3 3. Resultaatgebieden Resultaat Voorbeelden van activiteiten Inbreng in het beleid vanuit de praktijk Vanuit het eigen werkveld ontwikkelen en formuleren van een eigen visie op het beleidsthema teneinde advies te geven over de wenselijke richting van het beleid m.b.t. het thema. Meewerken aan de voorbereiding en de ondersteuning van het beleid. Meedenken met en bijdragen aan de dienstverlening op andere domeinen om de dienstverlening van het functioneel gebeid te concretiseren Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Coördineren van de voorbereiding van beleidsimplementatie Coördineren van de voorbereiding van beleidsimplementatie teneinde ervoor te zorgen dat de implementatie efficiënt en zonder de dagelijkse werking van de entiteit te hinderen kan verlopen. Opvolgen van de nieuwe evoluties en de nieuwe ontwikkelingen binnen het functioneel gebied De continue werking van de sectoren mee helpen verzekeren Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de sectoren Beleidsuitvoering ondersteunen Beleidsuitvoering ondersteunen teneinde de beleidsuitvoerders in staat te stellen de vertaalslag te maken naar implementatie. klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Plannen, coördineren en leiden van projecten Deelnemen aan cross-functionele projectgroepen Opvolgen van de werkzaamheden 3

4 Terugkoppeling naar beleid vanuit de opvolging van de uitvoering Monitoren van de beleidsuitvoering teneinde feedback te geven aan het overkoepelende beleid over de beleidsuitvoering en over structurele problemen of opportuniteiten die een beleidsimpact hebben. Signaleren van systematische problemen en aankaarten van nieuwe mogelijkheden die ontstaan zijn en zo mee beleidsvoorbereidende informatie en mogelijke oplossingen aanreiken. Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de sectoren Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Afstemming Afstemmen van het beleidsthema met andere thema s, activiteiten, projecten binnen en buiten de organisatie teneinde de integratie met aanverwante thema s te maximaliseren. Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie rond het thema te realiseren. Antwoorden op vragen van interne en externe klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied De dienstverlening pro-actief verduidelijken aan klanten, partners en stakeholders Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Opbouwen en onderhouden van netwerken Uitbouw van thema-deskundigheid Deskundigheid aangaande het beleidsthema uitbouwen en actueel houden teneinde alle praktische en theoretische ontwikkelingen rond het thema te kunnen integreren in het eigen werk en het werk van anderen. Verwerven van kennis en expertise, opvolgen van de nieuwe ontwikkelingen en opvolgen van evoluties m.b.t. het functioneel gebied Opvolgen van wetenschappelijke evoluties Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Doorgeven en vertalen van de kennis naar het werkterrein 4

5 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Niveau 1: neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. Visie Niveau 1: plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader. Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Schat de ruime consequenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in Denkt disciplineoverschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie Overtuigen Niveau 2: overtuigt door inhoud én aanpak. Innoveren Niveau 1: werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken. Argumenteert authentiek en genuanceerd Accepteert verandering en vernieuwing Brengt zijn argumenten scherp onder woorden Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet deze kunnen worden Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert probeert nieuwe werkwijzen uit constructief op negatieve reacties of weerstand Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Netwerken Niveau 2: legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Plannen en organiseren Niveau 2 - Coördineert het eigen werk en dat van anderen. Legt contacten en onderhoudt ze Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en Kent de juiste personen om doelen te realiseren en wordt door hen gekend effectief af 5

6 Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds organisatiebelang Legt contacten met andere afdelingen als zijn opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact, ) Legt contacten (met andere entiteiten) om de slaagkansen van zijn project te vergroten (informatie, expertise, cocreatie, steun) Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Klantgerichtheid Niveau 2: optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders. Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid De organisatiestructuur van de eigen afdeling en de instelling Begeleiden van groepsdynamische processen 6

7 Inzicht hebben in: De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica Gesprek- en vergadertechnieken, conflicthantering Werken met indicatoren en opvolgingsinstrumenten Projectmanagement 5. Andere functierelevante informatie 7