Functiebeschrijving: Pedagogisch adviseur leertijd (M/V) Cel praktijkopleiding

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Pedagogisch adviseur leertijd (M/V) Cel praktijkopleiding

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode 1. Functietitel (M/V) Pedagogisch adviseur leertijd 2. Organisatie De adviseur functioneert binnen het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming SYNTRA Vlaanderen. Dit agentschap situeert zich binnen het beleidsdomein Werk en Sociale Economie (WSE). 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst De adviseur werkt binnen de dienst praktijkopleiding die zich situeert binnen de afdeling regie en toezicht. De dienst praktijkopleiding is verantwoordelijk voor het goed functioneren en de opvolging van de opleidingsvorm leertijd en de stageovereenkomsten. Dit impliceert het meewerken aan de beleidsvoorbereiding van deze opleidingsvormen alsook zorgen voor de implementatie van regelgeving en richtlijnen. De leertijd ( het leercontract ) is een opleidingsvorm waarbij jongeren een beroep leren in de dagelijkse praktijk van een onderneming. De leerlingen combineren vier dagen beroepsgerichte praktijkopleiding met één dag ondersteunende theoretische vorming (beroepskennis en algemene vorming) bij SYNTRA. Tussen de leerling en het ondernemingshoofd wordt steeds een leerovereenkomst gesloten. De stageovereenkomst is vergelijkbaar met de leertijd, maar hier gaat het om volwassenen die ingeschreven zijn in een ondernemerschapstraject en daarnaast bij een ondernemer een beroep aanleren. De dienst is ook verantwoordelijk voor het meewerken aan een algemeen beleid werkplekleren. 2

3 De adviseur leertijd verzorgt de algemene coördinatie en aansturing van de werking van leertijd en de stageovereenkomsten voor een welbepaalde regio. Hij/zij geeft leiding aan een team van leertrajectbegeleiders (niveau B) en medewerkers (niveau C of D) en heeft een zeer nauwe samenwerking met SYNTRA, CLB, andere regionale partners (VDAB, vormingswerk, ). Daarnaast speelt de adviseur een belangrijke rol bij de opvolging en beslissingen van leer- en stageovereenkomsten (supervisie, toekennen van afwijkingen, beslissen, begeleidingsteam aansturen, ) en bij de kwaliteitszorg inzake het opleidingstraject van deze jongeren/cursisten. De adviseur staat vanuit een onafhankelijke positie garant voor een correcte toepassing van de geldende reglementering zowel wat het luik praktijkopleiding als wat het luik theoretische vorming betreft Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden De werkdruk/ het functioneren wordt beïnvloed door: - interne en externe beleidswendingen: veranderingen in regelgeving, opleidingsaanbod binnen de leertijd hebben gevolgen voor de werkzaamheden - doelgroep: de doelgroep van de leertijd wordt mee bepaald door maatschappelijke tendensen zoals bijvoorbeeld de tendens dat meer en meer jongeren (of hun ouders) kiezen voor ASO-richtingen. Leren en Werken heeft een eerder negatief imago waardoor het systeem minder door jongeren gekozen wordt. Bovendien zorgt het watervalsysteem in het onderwijs ervoor dat dit een moeilijke doelgroep is Interne organisatie Rapporteringlijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? De adviseur rapporteert aan de directeur leren en werken. Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Ook de juridische cel, de applicatiebeheerder, de technische ontwikkelaar en de secretariaatsmedewerker cel praktijkopleiding rapporteren aan de directeur leren en werken 3

4 Welke functies rapporteren aan de functiehouder? De leertrajectbegeleiders en leertijdmedewerkers vanuit de regio die onder bevoegdheid van de adviseur staat, rapporteren aan de adviseur leertijd. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: De adviseur geeft leiding aan 12 à 16 personeelsleden. Daarnaast is het de bedoeling dat de leertijdadviseur een goede aansturing geeft en afspraken maakt met de regionale SYNTRA Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Geen 4

5 DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel De adviseur stuurt medewerkers aan, organiseert en superviseert hun dagelijkse werkzaamheden - teneinde een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen; - teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstelling van de organisatie, en meer bepaald het kwaliteitsvol verloop van de leer-en stageovereenkomsten. 6. Resultaatgebieden Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten 1. DAGELIJKSE PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing Toewijzen van werkposten en te bedienen apparatuur Administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten Organiseren van teamoverleg Behandelen en oplossen van organisatorische problemen allerhande (bv werking leersecretariaat) 5

6 2. LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers Organiseren van on-the-job training Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden 3. SUPERVISEREN VAN DE WERKZAAMHEDEN De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Controleren van de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening Toezien op de toepassing van de reglementering Regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten Bewaken van gelijkvormige uitvoering 6

7 4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne teneinde en externe communicatie en contacten via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen team, binnen SYNTRA van de regio Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus bv LOP, ROP, Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden bv infosessies geven voor CLB Vervullen van een interne brugfunctie tussen de directeur en de medewerkers Uitbouwen van een professioneel netwerk met SYNTRA, CLB, VDAB, vormingswerk, Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie binnen de regio en dan vooral richting ondernemers, jongeren/cursisten, ouders Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten (= de kantoren leertijd in de regio) 7

8 5. TRAJECTOPVOLGING Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Beslissingen nemen in complexe dossiers bv afwijkingen toekennen in leertijddossiers en stageovereenkomsten, beslissen over opheffingen en uitsluitingen Voorzitten van begeleidingsteams en beslissingen nemen Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Beroepsprocedures afhandelen en/of voorbereiden voor praktijkcommissie Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten/activiteiten/beleid zoals het moodleproject (evaluatie in leertijd digitaal), leertijdcommissies, uitwerking curricula, uitwerking processen leertijd,. Beslissen inzake erkenning cursus extra leertijd Beslissen inzake toelating tot examen en de gevolgen voor leerplicht en financiering opvolgen 8

9 6. KWALITEITSBORGING & OPTIMALISERING VAN DE DIENSTVERLENING Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen inzake leertijd en stageovereenkomsten Bewaken van eenvormige uitvoering Mee uitwerken van richtlijnen en kwaliteitsnormen in overleg met directeur leren en werken en werkgroep leertijd (= overleg met adviseurs leertijd, directeur leren en werken, juridische cel) Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties Zelf intern kwaliteitstoezicht binnen eigen regio organiseren en (laten) uitvoeren ifv inspectie door Syntra Vlaanderen en inspectie door onderwijs 7. KENNIS m.b.t. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en teneinde uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Regelgeving kennen en toepassen Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 9

10 8. BIJDRAGE AAN BELEID Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de hogere entiteit Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen Deelname aan werkgroep leertijd en stuurgroep leertijd (= overleg SYNTRA centraal) Organiseren van teams in eigen regio 10

11 7. Functiefamilie 7.1. Functiefamilie Operationeel leiding geven 11