Functiebeschrijving:

Transcriptie

1 AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR Identificatiecode: 2.3 Functiefamilie: Organisatie- ondersteunend niveau 2 Functiebeschrijving: Coördinator Financiën en Begroting Sociale Economie maatregelen Voor akkoord Naam leidinggevende: Datum + handtekening Beleidsdomein: WSE Entiteit: Departement Werk en Sociale Economie Naam functiehouder Handtekening

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode Functietitel (M/V) Coördinator Financiën en Begroting Sociale Economie maatregelen 2. Organisatie Het Departement Werk en Sociale Economie (WSE) staat in voor de beleidsontwikkeling, de handhaving en de evaluatie van de beleidsuitvoering van het Vlaams beleid voor Werk en Sociale Economie. Daarnaast is haar opdracht het duurzaam ondersteunen, versterken en stimuleren van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de nonprofitsector en in de sociale economie in Vlaanderen. Zij voert, door middel van labeling, erkenningen, vergunningen, subsidie- en andere maatregelen, de programma s betreffende de bevordering van de werkgelegenheid uit die de Vlaamse overheid beslist. Het departement bestaat uit 6 afdelingen, nl. Algemene Diensten, Werkgelegenheidsbeleid, Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen, Juridische Diensten en Erkenningen, ESF en Toezicht en Handhaving. De functie van coördinator financiën en begroting sociale economie maatregelen, situeert zich in de afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen. 2

3 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen De afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen is verantwoordelijk voor de beleidscoördinatie Sociale Economie en de beleidsvoorbereiding, beleidsopvolging en beleidsevaluatie van de collectieve tewerkstellingsmaatregelen, maatwerk en lokale diensteneconomie, het EAD beleid en een aantal ondersteuningsmaatregelen in het kader van sociale economie en het maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. Andere kerntaken zijn het inhoudelijk, administratief en financieel opvolgen van niet structurele maatregelen, experimenten en nieuwe initiatieven. De afdeling bestaat uit een Beleidscel en de dienst Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden - een aantal van de regelgevingen/dienstverleningen die uitvoering behoeven zijn nog in volle ontwikkeling - omgaan met stressfactoren - samenwerking met externe ICT leverancier(s) - samenwerking met beleidsverantwoordelijken, materiedeskundigen en organisatie ondersteunende functies binnen het agentschap (monitoring, procesanalist, ICT coördinator, budgetanalist) 3.3. Interne organisatie Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan het diensthoofd van de dienst Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen Alle andere functies van de dienst Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen / 3

4 Organogram 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: geen 375 mio nvt 4

5 DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Instaan voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het beleidsdomein Sociale Economie teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening binnen het domein Financiën en Begroting om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingenkunnen bereikt worden 6.1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de dienst Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening 6.2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren 5

6 6.3. Coördineren en leiding geven aan medewerkers Aansturen van de medewerkers in het team om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen teneinde de vooropgestelde deadlines te behalen en te allen tijde een correcte dienstverlening te kunnen waarborgen. - Organiseren en plannen van de werkzaamheden binnen de dienst - Begeleiden en coachen van de medewerkers - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers - Evalueren van de medewerkers van het team 6.4. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, concepten voor financieel beheer - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Innovatieve ideeën ontwikkelen 6.5. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Antwoorden op vragen van interne klanten en beleid in overleg met lijnmanagement - Fungeren als aanspreekpunt voor begrotingsvragen en beheer van de budgetten - Gebruikers adviseren over interpretatie van begrotingsregelgeving, het verlenen van subsidies, het uitvoeren van overheidsopdrachten - Management adviseren over de stand van de kredieten, de mogelijke aanwending van de middelen, de opbouw van de begroting - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren 6

7 6.6. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Erop toezien dat begrotingswet- en regelgeving worden gerespecteerd - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen bij opmaak van subsidiebesluiten en overheidsaanbestedingen - Evalueren van interne klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Financiële proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6.7. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten 6.8. Kennis met betrekking tot het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 7

8 DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. Nieuwe regelgeving, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot een eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 7.2. Samenwerken - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 7.3. Klantgerichtheid - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of een klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een optimaal mogelijke oplossing voor de klant 8

9 7.4. Betrouwbaarheid - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7.5. Probleemanalyse (analytisch denken) - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 7.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken) - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie 9

10 7.7. Initiatief - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden 7.8. Organisatiesensitiviteit Niveau 1 - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 7.9. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekpartner aan 10

11 7.10. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. Licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 11

12 8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma - Universitair (master), bij voorkeur in een financieel-economische richting 8.2. Ervaring - Ervaring met de materie en/ of in een soortgelijke functie is niet vereist maar strekt tot aanbeveling 8.3. Functiespecifieke kennis - Kennis hebben of op korte termijn bereid zijn zich te verdiepen in begrotings- en financiële regelgeving - Kennis hebben of op korte termijn bereid zijn kennis uit te bouwen over de verschillende maatregelen binnen het beleidsdomein Sociale Economie en de verschillende vakgebieden binnen het hele functionele domein. - Kennis van de structuur van de overheid, in het bijzonder het beleidsdomein Sociale Economie - Ervaring in het coachen en leiden van medewerkers - Oplossingsgericht en gestructureerd kunnen werken - Zeer goede kennis van de standaard MS office software - Goede kennis van of bereid zijn zich te verdiepen in kennis van rapporteringstools, Oracle BI, Cognos, 8.4. Strekt tot aanbeveling - voeling hebben met cijfers - goed overweg kunnen met office toepassingen (met nadruk op Excel en powerpoint) en elektronisch - kennis van het financiële instrument Orafin dat binnen de Vlaamse overheid wordt gebruikt 12