DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN AFDELING BELEID ACCOUNTMANAGER (M/V)

Transcriptie

1 ACCOUNTMANAGER (M/V)

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 1. Functietitel (M/V) Accountmanager 2. Organisatie Beleidsdomein EWI, Vlaams Agentschap Ondernemen (VLAO) 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit Het Vlaams Agentschap Ondernemen (VLAO) heeft tot taak het duurzaam ondernemerschap in Vlaanderen te stimuleren en te faciliteren. Het functioneert als een laag- en breeddrempelig, uniek aanspreekpunt waar mensen met ideeën, kandidaat ondernemers, ondernemers en ondernemingen terecht kunnen voor al hun vragen over ondernemen in relatie tot de overheid. Het VLAO garandeert haar dienstverlening inzake de volgende specialisatiedomeinen: het opstarten van een onderneming, financiering en steunmaatregelen, vestiging en ruimtelijke ordening, groei, milieu en ondernemen, efficiënt energiegebruik, innovatie en design, internationaal ondernemen en werk. Hiertoe doet het VLAO een beroep op accountmanagers. 2

3 3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden A. Externe factoren Het functioneren van de account manager is verbonden met het heersende economisch klimaat. De economische vooruitzichten bepalen in sterke mate de vraaggebonden activiteit van de accountmanager. Daarnaast wordt de functie van accountmanager in belangrijke mate bepaald door de zeer uitgebreide regelgeving zowel Europees; federaal als Vlaams - met betrekking tot ondernemen in de ruime betekenis. De transparantie en complexiteit van deze regelgeving is een belangrijke bepalende factor voor het uitoefenen van de functie. Voorts wordt het functioneren van de accountmanager in belangrijke mate bepaald door de samenwerking met de diverse overheidsinstanties die zich richten tot de verschillende aspecten van het ondernemen. Deze samenwerking wordt vastgelegd in samenwerkingsovereenkomsten. Uiteindelijk is ook de samenwerking met het socio-economische middenveld een bepalende factor voor het functioneren van de VLAO-accountmanagers. B. Interne factoren De accountmanager is een verlengstuk van de Vlaamse overheid. Hij moet mede het imago van de Vlaamse overheid helpen verbeteren. Hij werkt vraag gestuurd. Zijn hoofdtaak is probleemoplossend of verwijzend. Gezien het interdisciplinair karakter van zijn functie moet hij kunnen functioneren in een teamverband met andere accountmanagers. Hij moet de kans krijgen om zijn functie in onafhankelijkheid en zonder financiële belemmeringen uit te oefenen. Hij zal moeten beschikken over een team van medewerkers die hem in zijn contacten ondersteunen. Dit houdt tevens in dat VLAO, mits de nodige initiatieven inzake communicatie en afspraken met derden partners een grote naambekendheid inzake kwaliteitsvolle dienstverlening verwerft. 3

4 3.3. Interne organisatie Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? De accountmanagers opereren autonoom in een matrixstructuur. De functionele rapportering gebeurt aan de provinciale directeur, de inhoudelijke rapportering gebeurt aan de voorzitter van de COE s waartoe de accountmanager behoort. Deze dubbele rapportering gebeurt in overleg tussen alle betrokken partijen. Collega s accountmanager De accountmanager kan voor sommige taken de medewerking vragen van een medewerker die aan hem dan ook taakgebonden rapporteert. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Taakgebonden aan de medewerker of in project aan verschillende accountmanagers en medewerkers ( bvb bij het inrichten van een infosessie) Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Bij projecten zoals de organisatie van infosessies, beschikt de accountmanager over vooraf vastgelegde budgetten. De accountmanagers zal minstens 60 % van zijn beschikbare tijd aanwenden voor contacten met de bedrijven. De resterende tijd zal dienen voor vorming, interne werkvergaderingen, deelname aan de COE s, rapportering en het bijdragen in de opbouw van het kennisbeheer van VLAO. Richtcijfers; Minstens 20 eerste lijnsadviezen per maand Minstens 15 account management contacten per maand 4

5 Minstens 1 infosessie per jaar. Het organiseren van een info sessie wordt gelijk gesteld met één maand begeleide accounts Totaal minstens 35 begeleide accounts per maand DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Vanuit een generalistische en/of gespecialiseerde kennis, een onafhankelijke en integrale dossieropvolging en begeleiding van ondernemers en ondernemingen inzake ondernemersgerelateerde materies realiseren en dit doorheen negen domeinen, teneinde klanten oplossingen aan te reiken of maximaal te ondersteunen in het vinden van gepaste antwoorden op hun noden of vragen. Snel en accuraat, binnen de door de beheersovereenkomst opgezette krijtlijnen concrete en praktijkgerichte antwoorden formuleren op de vragen van de ondernemers of kandidaat ondernemers met een sterke klantentevredenheid tot gevolg. 6. Resultaatgebieden 6.1. Probleemanalyse Vervolledigen en analyseren van de vraag van de onderneming of kandidaat ondernemer teneinde over de nodige gegevens en inzichten te beschikken om een gepaste dienstverlening uit te werken of een accurate doorverwijzing voor te stellen. Doordringen tot het kernprobleem waarvoor de ondernemer een oplossing zoekt. Opvangen en interpreteren van signalen, specifieke behoeften en noden bij de ondernemingen Intakegesprekken houden met de klanten en de nodige administratieve gegevens verzamelen Het probleem van de ondernemer duidelijke omschrijven, de behoefte in kaart brengen 5

6 Gespecialiseerde screenings van ondernemingen uitvoeren om een grondige diagnose te kunnen formuleren 6.2. Verstrekken van eerste lijnsadvies Verstrekken van eerste lijnsadvies teneinde de klant een passend antwoord te bieden op eenvoudige vragen. Het betreft het klaarmaken van voor de klant onverwerkte informatie en deze aan de klant ter beschikking stellen. Duidelijke en onmiddellijk bruikbare informatie in onverwerkte vorm verstrekken inzake ondernemerschap In een gesprek met de klant doorverwijzen naar andere dienstverlenende agentschappen of bedrijven of databanken Schrijven van onmiddellijk bruikbare bijdragen voor onder andere de eigen brochures of de website Standaardiseren van het gegeven antwoord en bruikbaar maken voor de andere medewerkers Bijhouden en up-to-date houden van een FAQ s lijst 6.3. Accountmanagement (begeleiding, adviesverlening en opvolging) Samen met en op maat van de ondernemer een adviestraject of begeleidingsplan opmaken en verder opvolgen. De onderneming snel en accuraat begeleiden in het zoeken naar een antwoord op zijn vraag of invulling van zijn noden. Door tijdig en preventief op te treden de basis leggen van een duurzaam ondernemerschap in de betekenis van blijvend en maatschappelijk gedragen. Relevante gegevens opzoeken, analyseren en verwerken tot een pasklaar antwoord of advies Werkbare doelstellingen formuleren voor het adviestraject of het begeleidingsplan Samenbrengen van de eigen inbreng en de inbreng van anderen in een voorstel; coördinerend en over de beleidsdomeinen heen werken teneinde een snelle afwerking van het traject te bespoedigen Systematisch opvolgen van de gedane acties/ondernomen stappen Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen in overleg met de klant en alle betrokken partijen Opdracht geven aan de klant om bijkomende taken op zich te nemen 6

7 Kaderen in een lange termijn strategische visie voor de onderneming waarbij uitgegaan wordt van de bepalingen inzake preventief bedrijfsbeleid Nagaan of het advies en/of begeleidingsplan voldoet aan de wensen van de klant 6.4. Beleidsrapportering en advies Registreren en analyseren van de bedrijfsgegevens en de gestelde vragen teneinde enerzijds een functionele rapportering mogelijk te maken en anderzijds input te geven aan het beleid. Deze gegevens verwerken en omzetten naar beleidsanalyses of voorstellen Interne informatiesystemen aanvullen met gegevens over de accounts Databanken updaten Bijdragen in de uitbouw van een kennisbeheersysteem, evenals instaan voor kennisdeling Rapportering over de klant naar collega s toe, zonder afbreuk te doen van de geldende regels inzake vertrouwelijkheid en de deontologische code Probleemstellingen analyseren en vertalen naar het beleidsniveau. Signaleren van problemen bij de toepassing van diverse reglementeringen Vereenvoudigingen voorstellen Binnen het activiteitendomein problemen signaleren met betrekking tot de uitvoerbaarheid van processen en aanpassingen voorstellen 6.5. Sensibiliseren van de ondernemingen Bekendheid creëren rond de dienstverlening van de Vlaamse Overheid teneinde mogelijke klanten en/of partners te informeren en/of aan te trekken. Opmaken van brochures met duidelijke en relevante informatie Inhoudelijk meewerken aan de uitbouw van een FAQ s lijst 7

8 Ondernemingen informeren over nieuwe maatregelen van de Vlaamse Overheid Vragen rond de eigen dienstverlening verstrekken De doelgroepen bewust maken door schriftelijke en mondelinge communicatie (bv. publicaties, infosessies) Netwerken en uitdragen van het imago van het VLAO Blinde vlekken in het aanbod opsporen en signaleren aan het lijnmanagement 6.6. Generalistische kennis m.b.t. de 9 domeinen Actief bijhouden en uitwisselen van generalistische kennis en ervaring m.b.t. de 9 beleidsdomeinen. Via het verzamelen en verwerken van nieuwe en gewijzigde wetteksten, het bijwonen van studiedagen op de hoogte blijven van diverse ontwikkelingen Uitwisselen van interessante informatie en ervaringen met collega s Zich permanent vormen Actief deelnemen aan interne vergaderingen en overleg 6.7. Gespecialiseerde kennis m.b.t. overheidssubsidies en hefbomen Actief bijhouden en uitwisselen van gespecialiseerde kennis en ervaring m.b.t. overheidssubsidies en financiële hefbomen in Vlaanderen. Contacten onderhouden met het Agentschap Economie. Zorgen voor de doorstroom van specifieke informatie aan de leden van de COE Financiering en werk en aan alle medewerkers betrokken bij het specialisatiedomein. Intern fungeren als aanspreekpunt m.b.t. tot subsidieregelingen Uitbouwen van contacten met het kabinet van de Vlaamse minster bevoegd voor economie met als doel op de hoogte te blijven van de nieuwste beleidsmaatregelen Uitbouwen van contacten met het Agentschap Economie, fungeren als bevoorrechte partner van dit agentschap en kennis nemen van uitgewerkte voorstellen In overleg met het Agentschap Economie ervoor zorgen dat de verzamelde informatie zo snel mogelijk aan de bedrijven 8

9 wordt meegedeeld. Dit impliceert het organiseren van een infosessie in samenwerking met het agentschap en andere partners De verantwoordelijkheid dragen voor het aanpassen van brochures m.b.t. het specialisatiedomein en contacten onderhouden met de redactieverantwoordelijke Binnen dit specialisatiedomein meewerken aan de uitbouw van het kennisbeheer met het VLAO 6.8. Netwerking Het uitbouwen van een professioneel netwerk van contacten teneinde doelgericht informatie te kunnen verzamelen en/of te kunnen doorverwijzen naar derden Leggen en onderhouden van contacten met de back offices en meer in het bijzonder het agentschap Economie en het departement EWI Leggen en onderhouden van contacten met het middenveld Uitbouw van een platform voor kennis- en ervaringsoverdracht tussen de ondernemingen en tussen de ondernemingen en de overheid. DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Toont zich leer- en aanpassingsbereid m.b.t. de eigen functie en situatie. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van de taken. 9

10 7.2. Samenwerken Helpt anderen en pleegt overleg Klantgerichtheid Onderneemt actie om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Betrouwbaarheid Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Weet de eigen boodschap vlot en duidelijk te verwoorden. Zorgt voor en heldere communicatie in twee richtingen Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid 10

11 Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek Netwerken Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn Probleemanalyse (analytisch denken) Legt verbanden en ziet oorzaken. 7.9 Nauwgezetheid I Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Organiseren Coördineert acties, tijd en middelen. 11

12 8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Master of gelijkwaardig eventueel aangevuld met relevante( met betrekking tot het ondernemerschap) (postuniversitaire) opleiding(en) 8.2. Ervaring Minstens 4 jaar relevante ervaring in het ondernemingsleven 8.3. Functiespecifieke kennis Ruime algemene kennis m.b.t. het ondernemingsleven Gespecialiseerde kennis van bedrijfsfinanciering 8.4. Strekt tot aanbeveling Kennis van en ervaring met de werking van de Vlaamse overheid en het middenveld 12