WERKPLUS WAREGEM FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL ADJUNCT - DIRECTEUR

Transcriptie

1 WERKPLUS WAREGEM FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL ADJUNCT - DIRECTEUR

2 2/6 FUNCTIEBESCHRIJVING: Adjunct - Directeur Datum opmaak: Door: Nancy Cantens (Mentor consult) Datum bijwerking: Door: Reden bijwerking: DOEL VAN DE FUNCTIE (waarom bestaat deze functie, link met missie van de organisatie?) Hij/zij is specifiek verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie, opvolging en evaluatie van het personeels- en kwaliteitsbeleid. De adjunct- directeur vormt samen met de directeur het directieteam en ontwikkelen samen een gedeelde visie inzake strategie, personeelsbeleid en kwaliteitsbeleid. Hij/zij rapporteert aan de raad van bestuur. Hij/zij is de direct leidinggevende van de coördinatoren. Als lid van de omkadering is hij/zij mede verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling van de organisatie. Zij is het eerste aanspreekpunt van de medewerkers en zorgt voor een effectieve interne communicatie in de organisatie. SITUERING IN DE ORGANISATIE (welke schakel is de functiehouder in het geheel van de organisatie?) Organogram: Back-up: Directeur Leidinggevende: Directeur Raad van bestuur Leiding geven: Direct: Coördinatoren Indirect: Alle leden van de omkadering PROFIEL Bachelor (B4-B5 niveau) of master (A1-A3 niveau) in de humane wetenschappen of gelijkwaardig door ervaring, met affiniteit voor de werking met kansengroepen Minimum 4 jaar nuttige ervaring SELECTIEPROCEDURE Indienen van de kandidaturen tegen uiterlijk 28 december 2012 CV-screening Na aanvaarding van uw kandidatuur ontvangt u een schriftelijke proef die uitgewerkt moet worden tegen de mondelinge selectie die plaats vindt op woensdag 16 januari.

3 3/6 RESULTAATGEBIEDEN (welke verantwoordelijkheden heeft deze functiehouder + welke resultaten worden verwacht) De opsomming van kerntaken dient enkel ter illustratie van het bovenliggende te behalen resultaat. RESULTAATGEBIED 1: PERSONEELSBELEID, Verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie, opvolging en evaluatie van het personeelsbeleid van Werkplus Waregem. Organisatie van het wervings- en selectieproces Leden van de omkadering Verzorgen van contacten met externe partners in het kader van een wervingsprocedure Organiseren van het selectieproces: opvolgen kandidatuurstellingen, plannen van de selectiegesprekken, uitnodigen kandidaten, groepmedewerkers Personeelsplanning verzorgen in samenspraak met de coördinatoren Toeleiders contacteren en organiseren van gesprekken. Administratieve taken verrichten die verbonden zijn aan de aanwerving van een nieuwe medewerker (opleiding, contract,.) Functioneren en evaluatie van de omkadering Leden van de omkadering In overleg met de medewerkers van de omkadering jaarlijks formuleren van persoonlijke doelstellingen Opvolgen van de mate waarin de doelstellingen gerealiseerd worden Coördineren, organiseren en afnemen van plannings- en resultaatsgesprekken groepmedewerkers Bijwonen van de evaluatiegesprekken met de doelgroepmedewerkers en hun direct leidinggevende Onthaalbeleid Verzorgen van het onthaal van nieuwe medewerkers Medewerkers begeleiden tijdens het onthaaltraject Onderhouden van contacten met externe partners (VDAB, OCMW,.) VTO-beleid Visie ontwikkelen inzake VTO-beleid voor Werkplus Waregem Implementatie, opvolging en evaluatie van het VTO-beleid Visie ontwikkelen inzake doorstroming van doelgroepmedewerkers voor Werkplus Waregem Afstemmen van de individuele ontwikkel- en opleidingsbehoeften op de behoeften van de organisatie Beëindiging van de tewerkstelling doorstroming Administratieve opvolging en afhandeling van bij het beëindigen van de tewerkstelling van een medewerker Begeleiden van ontslag, outplacement en opvolgen nieuwe tewerkstelling Organiseren van exit-interviews waar mogelijk

4 4/6 Algemeen Organiseren van teambuildingsmomenten Verzorgen van externe contacten en actief deelnemen aan lokale/regionale netwerken die relevant zijn voor het beleidsdomein (personeelsbeleid) in kwestie Verzamelen en analyseren van beleidsrelevante personeelsgegevens (absentiïsme,tevredenheid.) en communiceren aan de leden van de omkadering en aan de raad van bestuur Beleidsvoorstellen- en aanbevelingen formuleren op basis van de resultaten De acties uitvoeren, monitoren en evalueren RESULTAATGEBIED 2: PERSONEELSADMINISTRATIEVE PROCESSEN Verantwoordelijk voor een correcte verwerking en afhandeling van de personeelsgebonden administratie. In samenwerking met de financieel en administratief coördinator: Opmaken, actualiseren en bijhouden van personeelsdossiers Verwerken van personeelsgebonden administratie (uren, loonattesten, ziekteverklaringen, ) Opvolgen van de relevante wetgeving en vertalen naar de concrete situatie in Werkplus Waregem Administratie en rapportering met het Sociaal Secretariaat verzorgen Administratie van aan- en afwezigheden van de medewerkers verzorgen Opmaken van het jaarverslag In samenwerking met de coördinatoren Toekennen/goedkeuren van verloven aan de medewerkers RESULTAATGEBIED 3: KWALITEITSBELEID, Verantwoordelijk voor het realiseren van het kwaliteitsbeleid in Werkplus Waregem Ontwikkelen kwaliteitsbeleid Fungeert als aanspreekpunt inzake kwaliteit voor de ganse organisatie In samenwerking met de directie en de leden van de omkadering een visie op kwaliteit ontwikkelen, kwaliteitsdoelstellingen formuleren en communiceren aan de raad van bestuur Naar de medewerkers toe: sensibiliseren, informeren en communiceren over kwaliteit en stimuleren van het denken omtrent kwaliteit: draagt bij tot het creëren van een organisatiecultuur die toelaat om op een systematische wijze aan kwaliteit te werken Naar de raad van bestuur toe: rapporteren over het kwaliteitsbeleid Voorbereiden, begeleiden en opvolgen van externe audits in zake kwaliteit; zowel inhoudelijk als praktisch-organisatorisch Opvolgen van de regelgeving door de overheid en ontwikkelingen in de sector inzake kwaliteitsbeleid (bv. deelname aan opleidingen / sectoraal overleg)

5 5/6 Plannen, ondersteunen, implementeren, begeleiden en controleren van het kwaliteitsbeleid aan de hand van een jaarlijkse kwaliteitsplanning Vertalen van de resultaten van de kwaliteitsaudit(s) in de jaarlijkse opmaak van de kwaliteitsplanning Opvolgen en bijsturen van de kwaliteitsplanning Evalueren van de kwaliteitsplanning Uitbouwen van een kwaliteitssysteem op maat van Werkplus Waregem Documentenbeheer van het kwaliteitssysteem Registreren en verwerken van kwaliteitsdata Identificeren van kwaliteitsproblemen, verbetertrajecten uitwerken en opvolgen methodieken aanreiken, uitwerken en opvolgen Procedures en werkvoorschriften uitschrijven en actualiseren RESULTAATGEBIED 3: PEOPLE MANAGEMENT EN INTERNE COMMUNICATIE Aansturing van de coördinatoren en van een efficiënte en effectieve dagelijkse werking van de organisatie. Rechtstreeks aansturen, briefen en coachen van de medewerkers Fungeren als klankbord en eerste aanspreekpunt voor de leden van de omkadering Zelfsturende werking van de verschillende afdelingen aanmoedigen en faciliteren enerzijds en synergie en samenwerking tussen de verschillende afdelingen aanmoedigen en faciliteren anderzijds Verantwoordelijk voor de interne communicatie in de organisatie (communicatiemiddelen, -kanalen) RESULTAATGEBIED 4: BELEIDSONTWIKKELING Mee verantwoordelijk, als lid van het directieteam, en specifiek maar niet uitsluitend vanuit het personele en kwaliteitsoogpunt, om het beleid van de organisatie verder vorm te geven, aan te passen, te implementeren en te evalueren zodat steeds in de richting van de missie gewerkt wordt en de doelstellingen van de organisatie bereikt worden. Beleidsvergaderingen (directieoverleg, teamoverleg en stuurgroep): voorbereiden en actief deelnemen Verslaggeving verzorgen van vergaderingen en overlegorganen Rapporteren over de eigen resultaatsgebieden aan de directeur en aan de leden van de omkadering Actief meedenken, voorstellen doen en opportuniteiten signaleren om het algemeen strategisch beleid van de organisatie vorm te geven, ook wanneer die het eigen domein overstijgen Opmaak en redactie van de beleidsnota s en het jaarverslag In samenwerking met de directeur:

6 6/6 Waken over de opvolging van de beleidsnota Rapporteren over de beleidsnota aan de raad van bestuur